Ak chcete mať produktívne stretnutie, musíte to vedieť pravidlá stretnutia. To je presne tá situácia, kedy si môžete vymieňať názory na určité problémy, alebo vykopať obrovskú jamu, do ktorej celý biznis vletí do pekla. Ale ak poznáte základné pravidlá pre organizovanie stretnutí, môžete akékoľvek stretnutie viesť čo najúspešnejšie. Nižšie uvádzame 6 Pravidlá efektívneho stretnutia, čo pomôže jednému zamestnancovi, aby sa na porade nenudil a cítil sa vypočutý druhým.

1. Určite predmet rozhovoru

Malo by sa to určiť v dostatočnom predstihu pred stretnutiami. V opačnom prípade to bude strata času kvôli všeobecnému zmätku a zmätku. To platí nielen pre manažéra, ale pre všetkých zamestnancov. Pravidlá pre organizovanie stretnutí vyžadujú, aby každý jasne porozumel predmetu budúceho rozhovoru. Nech má každý Požadované dokumenty, potrebné informácie, aby ste sa vyhli zbytočným a zbytočným otázkam, ktoré každému len zaberú čas.

Aby boli stretnutia produktívne, osoba, ktorá ich organizuje, musí pochopiť, ako by sa stretnutie malo skončiť? Riešenie, analýza problému, prinášanie nové informácie, zbieranie informácií a pod. Po sformulovaní konečnej úlohy bude pre vás jednoduchšie viesť stretnutia.

2. Udržujte agendu v písomnej forme

Pravidlá konania schôdzí vyžadujú, aby sa všetko, čo sa na schôdzi deje, zaznamenávalo písomne, aj keď to netrvá dlhšie ako desať minút. Aj v tomto období môžete urobiť veľa chýb, ak nemáte pred sebou jasný plán. Držať sa toho je produktívnejšie vynaložené celkový čas, všetky dôležité body sú zachované.

3. Účasť hostiteľa na stretnutí by mala byť čo najmenšia

Ak sa schôdze nemusíte zúčastniť, ak to nie je potrebné na podnikanie, zdržte sa. Stretnutia by mali byť prínosom nielen pre tím, ale aj pre vás osobne. To isté by malo platiť pre pozvaných na stretnutie. Netreba tam volať tých, pre ktorých bude riešenie nastolených otázok nepodstatné. Veď čím viac účastníkov, tým viac názorov, zmätkov a straty času.

4. Zahrejte záujem

Stretnutia by mali byť pre ich účastníkov zaujímavé. Až keď sa osobný záujem každého účastníka dobre zahreje, až potom bude pozornejší k tomu, čo sa deje. Nenechajte niekoho prevziať iniciatívu do vlastných rúk, zmeňte tempo, formát, štýl takýchto stretnutí. Uistite sa, že rečníci uvádzajú podstatu problému a nenechajú sa rozptyľovať cudzími témami. Vedieť rozlíšiť túžbu zneškodniť situáciu vtipom od túžby "predviesť sa".

5. Udržujte svoje prejavy krátke

Aby sa stretnutia nenaťahovali, ukončite svoj prejav, keď ste vyjadrili hlavnú myšlienku, nenechajte sa rozptyľovať maličkosťami. Taktiež neprerušujte ostatných, aj keď s nimi úplne nesúhlasíte. Nechajte ich najskôr povedať všetko, čo považujú za potrebné, potom mu nedovolíte nechať proti vám tromf v rukáve a môžete argumentovať všetkými námietkami proti argumentom súpera.

Taktiež nepremieňajte stretnutia na riešenie osobných problémov – osobne je prísne zakázané. Je nepravdepodobné, že prídete k spoločnému menovateľovi, ale ostatní účastníci procesu budú odvedení od hlavnej myšlienky stretnutia.

6. Oznámte akčný plán

Každé stretnutie by malo mať svoj vlastný výsledok. Spravidla je formulovaný vo forme akčného plánu na najbližšie obdobie, ktorý bol vypracovaný v rámci informácií oznámených na stretnutí.

Skúste použiť tieto pravidlá stretnutia, a všimnete si, ako veľmi sa zvýši ich produktivita.

Pravidlá prípravy stretnutí

Typy stretnutí

Stretnutia klasifikované v závislosti od dôležitosti a obsahu problémov prednesených na diskusiu a úloh, ktoré sa majú riešiť, ako aj miesta, času a trvania práce.

operatívne porady môže mať za cieľ poskytnúť manažérovi informácie, o ktorých potrebuje Aktuálny stav záležitosti v organizácii; krátka výmena názorov na podstatu problémov, ktoré sa vyskytnú v priebehu výrobného procesu, ako aj na vypracovanie spoločnej taktiky pre akcie rôznych prepojení Organizačná štruktúra v súvislosti s aktuálnymi výrobnými úlohami.

Informácie na takýchto stretnutiach sa presúvajú zdola nahor, t.j. od podriadených po vedúcich. Získané informácie umožňujú manažérovi priamo počas porady (rýchlo) posúdiť situáciu, určiť nevybavené veci, prijať rozhodnutia a stanoviť úlohy pre podriadených s uvedením účinkujúcich a termínov. Podriadení spravidla na operatívnych poradách nevypracúvajú podrobné a podrobné správy. Operačné stretnutia sa môžu konať v rôzne formy: päť minút, letáky atď. Hlavná prednosť takéto stretnutia majú krátke trvanie.

brífingové stretnutia sú navrhnuté tak, aby prenášali informácie, objednávky a požiadavky zhora nadol pozdĺž vertikály riadenia.

Hlavnou črtou takýchto stretnutí je, že vedúci nielenže dáva potrebné informácie do pozornosti podriadeným a vydáva príkazy, ale špecifikuje maximálne stanovené úlohy, vymenúva účinkujúcich a termíny. Zároveň je na brífingových stretnutiach povolená diskusia o informáciách a metódach riešenia stanovených úloh. Podriadení môžu objasniť niektoré body, podať konštruktívne návrhy na zváženie manažmentu.

Problémové stretnutia sú zamerané na nájdenie optimálneho riešenia ako výsledok diskusie a analýzy uvažovaného problému.

Najviac sú problematické stretnutia komplexný pohľad stretnutia. V procese problematického stretnutia sa vypracuje kolektívne rozhodnutie o zložitých otázkach ovplyvňujúcich zmenu funkčných úloh štrukturálnych jednotiek alebo ich prispôsobenie novým oblastiam činnosti organizácie.

Problémové stretnutia majú často formu diskusií. Spôsob, akým sa rozhoduje, závisí od štýlu vedenia. Najbežnejšia je nasledujúca schéma problémového stretnutia:

1. Formulácia problému, vyjadrenie problému.

2. Správy účastníkov.

3. Otázky pre rečníkov.

4. Diskusia, diskusia, debata.

5. Tvorba rozhodnutia.

6. Korekcia riešenia.

7. Prijatie finálna verzia riešenia.

Formulácia problému, formulácia problému, jeho analýza a hľadanie riešenia sa spravidla uskutočňuje pred začiatkom samotného stretnutia. Táto fáza môže mať formu predbežného rozhovoru s účastníkmi stretnutia (niekoľko dní pred samotným stretnutím), distribúcie bulletinov alebo pracovného plánu pre pravidelné problémové stretnutia.

Na problémových stretnutiach by miera demokracie a tvorivej činnosti mala byť dosť vysoká. Vedúci v tomto prípade zohráva úlohu predsedu, ktorý koordinuje priebeh stretnutia.

Okrem toho môžu byť v rôznych organizáciách použité nasledujúce typy stretnutí:

§ informovanie zamestnancov (aj formou

poučno-metodická hodina);

§ plánovanie práce na určité obdobie;

§ zhrnutie výsledkov za rôzne časové obdobia (ako aj čiastkové

udržiavanie výsledkov práce na konkrétnom projekte) a pod.

Ak obchodná konverzácia zviditeľňuje sprostredkovanie medziľudskej interakcie v organizácii statusom, funkčnou pozíciou osoby, potom vám obchodné stretnutie umožní poukázať na inú najdôležitejším faktorom obchodné interakcie, konkrétne skupinový faktor. Pri príprave a vedení obchodného stretnutia treba pamätať na to, že charakteristiky skupinového správania (od rozdelenia rolí v skupine po skupinový tlak) budú mať vážny vplyv na charakter interakcie jej účastníkov.

Pravidlá prípravy stretnutí

Obchodné alebo kancelárske stretnutie je technologicky zložitá a časovo náročná udalosť. Práca na príprave stretnutia začína jasnou definíciou jeho účelu.

Účel stretnutia je popis požadovaný výsledok, požadovaný typ riešenia, požadovaný výsledok práce ( možné možnostiúčely: predbežná výmena názorov, príprava odporúčaní na rozhodovanie, rozhodovanie o konkrétnej otázke a pod.).

Vedúci musí jasne chápať, prečo stretnutie zvoláva, a tiež musí byť schopný jasne oznámiť jeho účastníkom účel stretnutia. Pri stanovovaní účelu stretnutia sa treba vyhýbať vágnym, nekonkrétnym formuláciám. To spôsobuje pokles záujmu o navrhovaný problém a podvedome vedie k pocitu, že jeho vecné riešenie nie je potrebné. Formulácia cieľa by mala predovšetkým odrážať znaky zamýšľaného výsledku diskusie o problémoch. V závislosti od účelu stretnutia sa sformuluje jeho program a vyberie sa zoznam účastníkov.

Ak je účelom stretnutia výmena informácií a stanovenie budúcich úloh v rámci aktuálnej práce, pozývajú sa len vedúci oddelení. Na takomto stretnutí sú prítomní oboznámení so stavom veci, sú informovaní o pokroku pri realizácii rozhodnutí prijatých na predchádzajúcom stretnutí a jasne formulujú úlohy do budúcnosti.

Ak je účelom stretnutia vyriešenie konkrétneho problému, potom práca v ňom láka tých, ktorí si s úlohou vedia profesionálne poradiť, ktorí sú schopní ponúknuť vlastné riešenie problému. V tomto prípade sú účastníkom stretnutia poskytnuté informácie o probléme, úloha je formulovaná jasne a jednoznačne.

Účel stretnutia určuje miesto, dátum a čas stretnutia.

Naplánované stretnutia(napr. zhrnutie schôdzí rady, plánovanie) je vhodnejšie naplánovať na konkrétne dni v týždni alebo na konkrétne dni v mesiaci.

Neplánované stretnutia, najmä s Vysoké čísloúčastníkov (napríklad núdzové informovanie), je žiaduce vykonať na konci pracovného dňa, aby sa vylúčilo vynaloženie pracovného času na obnovenie prerušenej práce.

Krátke operatívne stretnutia(päťminútové alebo letné stretnutia) sa odporúča uskutočniť na začiatku pracovného dňa.

Čas stretnutí by mal byť určený harmonogramom stanoveným v organizácii (odbore). Neplánované stretnutia rušia rytmus, čím znižujú kultúru obchodná komunikácia zbaviť manažéra možnosti plánovať svoje pracovný čas a zbaviť sa ich, narúšať plánované stretnutia a záležitosti.

Stretnutia sa odporúča naplánovať na poobedie alebo 1,5 - 2 hodiny pred ukončením práce. Prvá polovica dňa je spravidla produktívnejšia a je lepšie, ak sú zamestnanci v tomto čase zaneprázdnení svojimi povinnosťami. Ak je stretnutie naplánované na koniec pracovného dňa, treba zvážiť ešte jednu vec. Vedúci dostane príležitosť uskutočniť stretnutie promptne, bez zdržiavania diskusie, keďže má výhovorku na jej zastavenie v prípade nepriaznivého vývoja.

Téma stretnutia je predmetom diskusie. Téma by mala byť formulovaná tak, aby zaujala každého účastníka stretnutia. Na stretnutia je potrebné priniesť len tie záležitosti, ktoré nie je možné vždy vyriešiť v pracovnom poriadku.

Jedným z pravidiel organizácie riadenia a etiky služobných vzťahov by mala byť povinná predbežná distribúcia programu rokovania účastníkom stretnutia. Okrem toho by sa za normu obchodnej etiky malo považovať predbežné rozoslanie krátkych písomných informácií o podstate otázok, ktoré sa na stretnutí posudzovali. Je neprijateľné, aby sa do takéhoto mailingu zapájala osoba, ktorá je nekompetentná v otázkach predložených na stretnutie - to samozrejme znižuje pocit relevantnosti.

Program stretnutia je písomný dokument distribuovaný vopred účastníkom stretnutia a obsahuje nasledujúce informácie:

§ téma stretnutia;

§ účel stretnutia;

§ zoznam otázok, ktoré sa majú prerokovať;

§ čas začiatku a konca stretnutia (v ideálnom prípade čas začiatku a konca diskusie o každom probléme);

§ presné miesto stretnutia;

§ mená rečníkov, spoluprednášajúcich zodpovedných za prípravu otázok;

§ čas a miesto, kde sa možno oboznámiť s materiálmi ku každej problematike (prítomnosť takýchto pokynov neumožní nedbalým zamestnancom ospravedlniť nepripravenosť na prerokovanie danej problematiky nedostatkom informácií).

Návrhy rozhodnutí, abstrakty správ, referencie môžu byť zaslané ako príloha k programu. Je veľmi dobré, ak pred začiatkom stretnutia dostanú osoby pripravujúce otázky vopred pripomienky od účastníkov stretnutia k návrhom rozhodnutí, abstraktom prejavov.

Bez ohľadu na dôležitosť a rýchlosť stretnutia by sa počet predložených otázok mal pohybovať v rozmedzí troch až piatich (niekedy sedem). Zároveň je najvhodnejšie pripraviť agendu tak, aby obsahovala jednu alebo dve hlavné otázky a dve až päť menších, ktoré si nevyžadujú zdĺhavú diskusiu. Veľké množstvo bodov programu unavuje účastníkov stretnutia a neumožňuje zachytiť hlavné zameranie stretnutia ako celku. Neproduktívne bude aj stretnutie, ktorého všetky diskutované otázky budú rovnako dôležité a vyžadujú si hlbokú podrobnú diskusiu.

Veľký význam má výber účastníkov stretnutia, t.j. efektívnosť stretnutia do značnej miery závisí od toho, ako kompetencie a právomoci pozvaných zamestnancov zodpovedajú cieľom a cieľom stretnutia. Počet účastníkov je tiež určený cieľmi a zámermi stretnutia a v niektorých prípadoch aj stavom alebo mierou slávnostnosti stretnutia.

Optimálny počet pozvaných na stretnutie je 7 - 9, maximálne 12 osôb. Hlavným pravidlom je tu najvyššia aktivita účastníkov diskusie o problémoch. Zvýšenie počtu pozvaných drasticky znižuje priemernú mieru účasti (alebo návratnosti) a zároveň predlžuje stretnutie.

Organizátori stretnutia vyžadujú spravidla účasť prvých osôb odborov organizačnej štruktúry. Niektorý z nemanažérskych zamestnancov sa však môže ukázať ako kompetentnejší pri riešení konkrétnych problémov. Preto je vhodné dať prednostovi právo určiť, kto bude jeho jednotku na schôdzi zastupovať. Je žiaduce, aby počet účastníkov stretnutia zahŕňal ľudí, ktorí sú schopní počas kolektívu duševnej činnosti vykonávať roly „experta“, „generátora nápadov“, „kritika“.

Aby sa predišlo prítomnosti komparzistov, odporúča sa použiť metódu „zmeny“ účastníkov (metóda „rozdelenej diskusie“). Starostlivo pripravený program vám umožní zorganizovať stretnutie tak, že po prerokovaní vášho problému ho niektorí zamestnanci opustia a ustúpia tým, o ktorých probléme sa diskutuje. Ukazuje sa, že niektorí zamestnanci sú prítomní na stretnutí od začiatku do konca, zatiaľ čo iní sú pozvaní konkrétne v čase diskusie o konkrétnom probléme. Každý účastník sa tak zúčastní len časti stretnutia, čo samozrejme skracuje celkový čas, a teda nepriamo zvyšuje efektivitu samotného podujatia.

Zloženie účastníkov stretnutia je optimalizované využitím princípu „telefonického odstupu“ od zamestnanca, ktorého účasť je diktovaná priebehom samotného stretnutia a potrebou prijímať Ďalšie informácie od tohto zamestnanca. Špecialisti (ktorých informácie môžu byť potrebné, namiesto toho, aby ste boli pozvaní na stretnutie, môžete byť požiadaní, aby ste boli na ich pracovisku v určenom časovom intervale, aby ste im v prípade potreby zavolali alebo získali pomoc telefonicky.

Trvanie stretnutia. Trvanie stretnutia závisí vo veľkej miere od typu stretnutia:

§ optimálne trvanie problematické stretnutia sa považujú za 1,5 - 2 hodiny (v výnimočné prípady- 2 - 5 hodín);

§ čas na posúdenie jedného problému by nemal presiahnuť 45 minút;

§ operatívne a inštruktážne stretnutie nemala by trvať dlhšie ako 20 - 30 minút;

§ stretnutie leták (päť minút) sa vykonáva spravidla do 5 - 10 minút.

Stretnutie by sa malo začať a skončiť v presne stanovenom čase, aby sa neznížila dôveryhodnosť manažéra a zamestnancov, ktorí ho pripravovali.

Prestávky. Počas stretnutia, ktoré trvá dve a viac hodín, sa odporúča urobiť si prestávky, inak po dvoch hodinách môžu účastníci zažiť obdobie „negatívnej aktivity“. Optimálne časy prestávok:

§ po 45 – 50 min. práca - 10 minút;

§ po 1,5 hodine práce – 15 minút.

Prestávky sú potrebné v prvom rade na oddych, v druhom rade cez prestávky, v inej, uvoľnenej atmosfére, v súkromných rozhovoroch sa pokračuje v práci na téme stretnutia.

Program stretnutia. Za dodržiavanie procedurálnych otázok (pravidiel) zodpovedá predseda. Dôležité je dodržiavať pravidlá:

§ predpisy umožňujú dosiahnuť vypracovanie plánovanej problematiky;

§ disciplinuje účastníkov stretnutia, zvyšuje ich biznis

postoj a rešpekt k stretnutiu ako kolegiálnemu orgánu na prijímanie dôležitých rozhodnutí;

§ Predpisy nedovoľujú bezdôvodne zdržiavať schôdzu.

Vodca, ktorý prísne dodržiava pravidlá, je dobrým príkladom, ktorý treba nasledovať.

Miesto stretnutia. Aktívny a efektívny priebeh stretnutia je uľahčený splnením určitých požiadaviek na vybavenie priestorov pre jeho konanie.

Miestnosť, v ktorej sa má rokovanie konať, a počet miest v nej by mali zodpovedať počtu účastníkov. Prirodzene by mal byť dostatočne priestranný a mal by mať rezervu voľných miest pre prípad, že by sa počet účastníkov z toho či onoho dôvodu zvýšil. Na malé stretnutie – prítomnosť – si však netreba vyberať príliš veľké publikum Vysoké číslo prázdne miesta psychicky negatívne vplýva na účastníkov stretnutia.

Okrem toho pri vybavovaní špeciálnej miestnosti nábytkom by sme sa mali riadiť zásadou, že relatívna pozícia účastníkov počas stretnutia by nemala zdôrazňovať rozdiely v ich služobno-hierarchickom postavení. V tomto prípade koncept okrúhly stôl» má priamu a prenesený zmysel ako prostriedok na zabezpečenie uľahčenia vzájomných kontaktov medzi ľuďmi a ich optimálneho priestorového usporiadania.

V prípade, že sa koná dostatočne veľká porada, je potrebné postarať sa o inštaláciu mikrofónov a vizualizačných nástrojov. Je potrebné kontrolovať teplotu vzduchu, osvetlenie a zvukovú izoláciu, aby účastníci stretnutia neboli rozptyľovaní cudzími podnetmi.

Jeden z najviac dôležité body je pripraviť vedúceho na stretnutie. Vedúci musí:

§ formulácia hlavného cieľa stretnutia a čiastkových cieľov podľa úrovní

logická podriadenosť;

§ úvodná správa alebo správa;

§ sled prejavov účastníkov;

§ návrh rozhodnutia.

Aby bolo stretnutie efektívne, manažér by mal mať po ruke „Poznámku pre vedúceho“ (tabuľka 11.1) a „Formulár na prípravu stretnutia“ (príloha).

Tabuľka 11.1

Poznámka pre hlavu

Pred stretnutím	Počas stretnutia	Po stretnutí
Je vôbec potrebné stretnutie? Aká je alternatíva stretnutia? Musím sa toho osobne zúčastniť? Môžem svoju účasť obmedziť na minimum? Znížiť počet účastníkov na minimum? Je budova uzavretá pre cudzincov? Existujú vizuálne informácie? Aké sú ciele jednotlivých bodov programu? Sú uvedené časy pre jednotlivé témy diskusie? Boli rozoslané pozvánky s témami a cieľmi stretnutia?	Začnite práve včas Dohodnite sa na pracovných pravidlách Určte osobu zodpovednú za pravidlá a protokol Odstráňte zbytočné pauzy a „vražedné“ frázy Nepremeškajte kritické momenty v diskusii Sledujte pokrok smerom k stanoveným cieľom Zopakujte rozhodnutia a plánované akcie Zhrňte výsledky Dokončite presne určený čas Slovo na záver v pozitívnom duchu	Bolo zloženie účastníkov optimálne? Boli správne identifikované miesta pre účastníkov stretnutia? Mali účastníci stretnutia dostatočný záujem? Podarilo sa vám zmierniť rozpory medzi účastníkmi stretnutia (zjednotiť ich postoje)? Vyskytli sa nepredvídané blokujúce situácie a ako boli zneškodnené? Vyjasnila sa myšlienka problému (problémov) po jeho (ich) diskusii? Bolo prijaté optimálne rozhodnutie a bolo predpovedané riziko jeho realizácie? Kontrola priebehu a výsledkov stretnutia Vypracovanie protokolu o výsledkoch Duplikovanie a distribúcia súhrnného protokolu Monitorovanie implementácie rozhodnutí Predložte položky, ktoré nie sú implementované na nasledujúcom stretnutí

Počas stretnutia by mal vedúci sprostredkovať podriadeným užitočná informácia a stanoviť im jasné ciele. Ak sa všetko urobí správne, efektivita práce sa zvýši, inak by sa malo prehodnotiť poradie stretnutí.

Ako často mávate stretnutia? Ako často od nich vaši zamestnanci dostanú niečo užitočné? Rozumejú cieľom a zámerom, ktoré ste im stanovili?

Zvyšuje sa efektivita ich práce po plánovaní stretnutí? Dostávaš adekvátne spätná väzba? Ak ste aspoň na jednu otázku odpovedali „nie“, musíte sa naučiť, ako efektívne viesť stretnutia a plánovať stretnutia, aby ste na nich strácali minimum času a získali maximálny úžitok.

Efektívne stretnutie

Pomocou stretnutí sa udržiava komunikácia medzi rôznymi oddeleniami aj v rámci samotných oddelení, zhmotňujú sa prijaté rozhodnutia a zvyšuje sa motivácia k výkonu práce medzi jednotlivými zamestnancami. Tieto problémy však môže vyriešiť iba efektívne stretnutie, preto si overte, či vaše stretnutia spĺňajú nasledujúce kritériá:

1. Zhoda formátu. Existuje niekoľko typov stretnutí: porada, brífing a operatívne. Každé z týchto stretnutí má svoje vlastné ciele a podľa toho trvá iný čas. Operatívny pracovník je navrhnutý tak, aby vyriešil problém, ktorý práve nastal.

Zvyčajne trvá 5-10 minút, zhromažďuje ľudí priamo súvisiacich s problémom. Plánovacie stretnutie sa zvyčajne koná každý deň ráno a trvá 25-30 minút. Počas tejto doby musí manažér nastaviť úlohy na deň, získať spätnú väzbu o výsledkoch predchádzajúceho dňa a v prípade potreby upraviť plány.

Cieľom stretnutia je nájsť riešenie globálny problém, vytvorte novú ponuku pre váš trh, rozvíjajte sa nový program motivácia atď.

Často sú stretnutia rozdelené do dvoch etáp – prvá sa koná večer, stanovuje ciele stretnutia, načrtáva problémy, o ktorých sa bude diskutovať. Ráno začína druhá etapa, ktorá môže trvať až dve hodiny. Úplné stretnutie je čistá kreativita.

2. Špecifikácia úloh. Každé stretnutie by malo mať jasne definované úlohy, ktoré sú účastníkom vopred oznámené. Odchýlka od agendy je vysoko nežiaduca.

3. Prísne predpisy. Stretnutie musí mať čas začiatku a konca bez ohľadu na to, či sa objavia všetci pozvaní. Nastavte jasné časové limity, napr. ukončite bod 1 programu za 25 minút.

Na každého rečníka si vyhraďte určitý čas – stačí 5 minút, naučíte ľudí rozprávať k veci. Ak počujete nadbytočné rozhovory alebo odbočenie od témy, zastavte tieto pokusy a ušetrite si čas.

4. Optimálne zloženie. Na stretnutí sa musia zúčastniť ľudia, ktorých sa to týka. Len tak seďte a počúvajte, nikoho nepozývajte. Nech si každý myslí svoje.

5. Slovo pre každého. Každý účastník stretnutia by mal mať možnosť vyjadriť svoj názor na konkrétny problém. Nezasahujte a navyše neprerušujte reč zamestnanca, aj keď je to v rozpore s vaším názorom. Potrebujete adekvátnu spätnú väzbu?

6. Evidencia. Program rokovania nie je jediným záväzným dokumentom zasadnutia. Veľmi užitočným dokumentom je protokol, v ktorom sú zaznamenané všetky hlavné body, zamestnanci, ktorí hovorili v poradí podľa priorít, ich názor na konkrétny problém a najmä výsledky stretnutia.

Nezabudnite poslať účastníkom stretnutia newsletter, aby ho mali vždy po ruke na objasnenie prípadných bodov. Preto bude pohodlnejšie kontrolovať vykonávanie úloh a analyzovať výsledky. Je to schéma „úloha – výsledky – kontrola – úloha“, ktorá vám umožní urobiť stretnutia čo najefektívnejšie a najstručnejšie.

7. Plánované stretnutie. Každý zamestnanec by mal vedieť kedy znova pozvaní do rokovacej sály. Prekvapenie je zlým pomocníkom pri organizovaní stretnutí, účastníci sa pre neprítomnosť v kancelárii nestihnú pripraviť alebo vôbec neprídu.

Ak sa problém vyskytol náhle a vy ste sa rozhodli zavolať operátora, aby ho vyriešil, pripravte sa na odpovede „Neviem“, „Musím to skontrolovať“ a „Správu vám poskytnem neskôr.“

Ako pripraviť a viesť efektívne stretnutie?

Ak chcete mať efektívne stretnutie, musíte sa naň najskôr pripraviť. Pred začatím stretnutia by si mal vedúci objasniť nasledujúce otázky:

• Aké ciele stretnutie sleduje a aké úlohy stretnutie rieši?
• aký je formát stretnutia, aké sú úlohy účastníkov stretnutia. Úlohy zamestnancov sú rozdelené vopred: musí existovať predseda a tajomník. Tiež definovať presný čas začiatok a koniec stretnutia.
• aká je štruktúra stretnutia. Typická štruktúra vyzerá takto:
• pozdravy;
• oznámenie cieľov stretnutia, stanovených úloh, formátu stretnutia;
• diskusia a analýza existujúcich problémov;
• prijímanie spätnej väzby od účinkujúcich;
• analýza výsledkov a stanovenie úloh na blízku budúcnosť;
• sumarizovanie.
• aký je program schôdze. Určite presný čas na prácu na každom bode programu, ak schôdza zahŕňa, vyčleňte si čas na prestávku dlho držanie.
• aké dokumenty sú potrebné. Pripravte si všetky potrebné informácie, ktoré budú účastníkov zaujímať, urobte distribúciu materiálov tak, aby boli vopred preštudované.
• či je potrebné stretnutie. Pred rozoslaním pozvánok na stretnutie si overte, či je to naozaj potrebné.

Odpovedzte si sami na tieto otázky:

• Je potrebné riešiť úlohy, ktoré ste si stanovili, práve teraz?
• Čo by si mali účastníci zo stretnutia odniesť?
• Ako by sa mala zmeniť ich práca po stretnutí?
• Boli zhromaždené všetky potrebné informácie? Dostanete na akúkoľvek otázku odpoveď „neviem“?
• Dá sa problém vyriešiť aj inak, bez konania stretnutí?

Spomeňte si na jednoduché pravidlá držanie efektívne stretnutia, udržujte pozornosť publika na hlavnom cieli, udržujte diskusiu v pozitívnom alebo neutrálnom tóne a povzbudzujte ich, aby vyjadrili svoj vlastný názor.

Potom získate zvýšenie efektivity vašich zamestnancov a zároveň znížite množstvo strateného času.

Prax ukazuje, že úspech či neúspech každého stretnutia do značnej miery závisí od vhodnej prípravy naň. Preto je zvykom vyčleniť prípravnú fázu, fázu priamej komunikácie a fázu zhrnutia výsledkov komunikácie. Morozov A.V. Obchodná psychológia. Prednáškový kurz; Učebnica pre vysokoškolské a stredné vzdelávanie = popretie. Petrohrad: Vydavateľstvo Sojuz, 2000. - 576 s.

Stretnutie je komplexná operácia technologického riadenia, ktorá si vyžaduje starostlivú prípravu. Príprava na stretnutie začína definovaním jeho účelu. Potom sa načrtne program, určí sa zloženie účastníkov, deň, čas a miesto stretnutia.

Porady sú najvhodnejšie v určité dni v týždni, čo umožňuje zamestnancom efektívne si plánovať čas vopred a nenarúšať tak pracovný režim a rytmus svojich činností. Je lepšie, ak je stretnutie naplánované na nezvyčajný čas, napríklad na 9:45 alebo 10:45, s najväčšou pravdepodobnosťou ľudia nebudú meškať. V dopoludňajších hodinách je najlepšie organizovať operatívne stretnutia, na ktorých sa ľudia zameriavajú na prioritné úlohy Osobný manažment: Učebnica / S.D. Reznik a iní - 2. vyd., prepracované. a dodatočné - M.: INFRA-M, 2004. - 622 s.

Veľký význam má správny výber účastníkov stretnutia. Mali by ste byť pozvaní na stretnutie minimálne množstvoľudia – len tí, bez ktorých to bude neúčinné. Ako viac ľudí pozvaní na stretnutie, tým lepšiu organizáciu a kontrolu si vyžaduje.

Pri rozhodovaní o tom, kto bude pozvaný na stretnutie, by sa mali zvážiť tieto faktory:

1. diskutované otázky a rozhodnutia, ktoré sa majú prijať;

2. Informácie, ktoré sa majú získať počas stretnutia;

3. Informácie, ktoré sa majú poskytnúť pozvaným;

4. Potenciálna úloha každého pozvaného v diskusii o nastolených otázkach.

Výsledok stretnutia do značnej miery závisí od kompetencie účastníkov. Pri rozhodovaní o zložení účastníkov stretnutia sa treba riadiť cieľmi stretnutia, profesionálnymi záujmami a osobnými charakteristikami zamestnancov. Podľa niektorých odborníkov by počet účastníkov stretnutia, na ktorom sa dosiahne najväčšia efektívnosť pri zvažovaní programu, nemal prekročiť 7-10 ľudí Opalev A.V. Schopnosť jednať s ľuďmi ... Etiketa obchodníka. -M.: Kultúra a šport, UNITI, 1996. - 318 s. .

Účastníci stretnutia by mali byť informovaní o stretnutí a jeho programe v dostatočnom predstihu, aby mali čas sa naň pripraviť. V programe by mala byť uvedená: téma schôdze, jej účel, zoznam diskutovaných otázok, čas začiatku a ukončenia schôdze, miesto konania, mená rečníkov, osoby zodpovedné za usporiadanie schôdze, čas vyhradený na schôdzu. každý problém. Prax ukazuje, že je vhodné zahrnúť do programu jeden alebo dva hlavné problémy a niekoľko menších, ktoré sa dajú rýchlo vyriešiť. Pri zostavovaní programu je potrebné vziať do úvahy dva vzory:

1. Začiatok stretnutia býva rušnejší ako koniec. Ak teda otázka vyžaduje intenzívne premýšľanie a tvorivosť, potom je užitočnejšie uviesť ho ako jeden z prvých. Zároveň, ak niektorá položka spôsobuje najviac? záujem a obavy účastníkov, možno bude lepšie to chvíľu podržať a najskôr vyriešiť iné problémy;

2. Spájajú niektoré otázky účastníkov v to isté? vpredu, zatiaľ čo iní zdieľajú. Na základe organizačnej pozície? efektívnosti, je užitočnejšie zaradiť na začiatok programu otázky vedúce k nezhodám a konfrontácii a ukončiť stretnutie zjednocovacími otázkami Evtokhin O.V. Psychológia personálneho manažmentu: teória a prax. - Petrohrad: Reč, 2010. - 319 s.

Hlavným rečníkom na stretnutí je zvyčajne vedúci. Úspech stretnutia závisí vo veľkej miere od prípravy hlavného posolstva. Práca na správe pozostáva z niekoľkých etáp. Najprv sa vypracujú ciele a zámery správy. Burganova L.A. Teória riadenia. Návod. - M.: INFRA-M, 2009. - 153 s.

Celková dĺžka stretnutia by nemala presiahnuť dve hodiny. Je vhodnejšie vykonať ho na konci pracovného dňa alebo v jeho druhej polovici, aby sa ľudia nevyradili z pracovného rytmu, až potom pracujte na samotnej správe. Nasleduje práca na forme reči, na jej jazyku, štýle, výbere citátov, príkladov, čísel atď. Na záver by ste mali popracovať na technike reči.

Je potrebné poznamenať, že dôležitým faktorom ovplyvňujúcim efektivitu stretnutia je výber priestorov na jeho uskutočnenie. Miesto konania by sa malo vybrať na základe počtu účastníkov stretnutia. Mal by mať prijateľnú zvukovú izoláciu a teplotu vzduchu, dobré vetranie a pohodlný nábytok.

Aj na stretnutí by ste mali správne umiestniť všetkých pozvaných, uistite sa, že počas stretnutia nikto neruší účastníkov. Pri hosťovaní pozvaných hostí je potrebné zvážiť dva veľmi dôležité faktory:

1. Prítomní sa musia navzájom vidieť;

2. Facilitátor by mal byť na mieste, ktoré umožňuje očný kontakt s každým z prítomných.

Najlepšou možnosťou ubytovania je okrúhly stôl. Malo by sa zabezpečiť, aby na stole bola voda a poháre, ktoré sa odporúčajú položiť na podnos alebo obrúsok, aby k nim každý účastník stretnutia dosiahol bez toho, aby rušil suseda. Existuje veľa popisov? ako by ľudia mali sedieť na stretnutí a ako to ovplyvňuje správanie a vzťahy v skupine. V tejto problematike nie je všetko jasné, ale môžeme rozpoznať nasledovné: a) ak účastníci sedia cez stôl oproti sebe, podnecuje to opozíciu, konflikty a nezhody; b) spravidla blízkosť k predsedovi naznačuje jeho rešpekt a priazeň. To je jasne vidieť, keď sedí v čele dlhého úzkeho stola. Čím väčšia je vzdialenosť od predsedu, tým nižšia je hodnosť. Predseda by mal pochopiť, koho má posadiť pred neho na „opozičné“ miesta a koho vedľa neho na „priateľské“ miesta. Vstúpiť do konfrontácie alebo horúcej? spor so susedom je ťažší Evtikhov O.V. Psychológia personálneho manažmentu: teória a prax. - Petrohrad: Reč, 2010. - 319 s.

Pred každého účastníka stretnutia sa odporúča umiestniť zložku s príslušnou dokumentáciou a návrhom rozhodnutia. Poradie stretnutí závisí od povahy problémov, ktoré sa na nich zvažujú, cieľov, cieľov a mnohých ďalších faktorov. Vo väčšine prípadov však scenár stretnutia zahŕňa určité témy, kladenie otázok, diskusiu o nich a hľadanie prijateľného riešenia.

Pred stretnutím je potrebné včas naplánovať prerokovanie každého problému. To šetrí čas a umožňuje vám nezdržovať sa dlho pri diskusii o jednom probléme.

Začať stretnutie s pozitívnym prístupom a jasným časovým rámcom pomôže ľuďom sústrediť sa na body programu. Počas stretnutia si robte prestávky. Na konci stretnutia by sa malo urobiť zhrnutie.

Každé stretnutie by sa malo začať pozdravom. Ak sú na stretnutí prítomní noví ľudia, musia sa jeden po druhom predstaviť s uvedením svojho mena a funkcie. A až potom môžete začať diskutovať o problémoch na programe.

Hlavným faktorom je úspora času úspešný zhromaždenie. Od samého začiatku je potrebné kontrolovať predpisy, aby sa predišlo plytvaniu časom. Ak to chcete urobiť, musíte dodržiavať niekoľko pravidiel:

1. Začnite stretnutie včas, aj keď ešte neprišli všetci pozvaní;

2. Pripomeňte prítomným „náklady“ na stretnutie;

3. Hodiny umiestnite tak, aby ste na ciferník dobre videli.

4. Ak je stretnutie dlhé, urobte si prestávky;

5. Poskytnite prítomným čas na premyslenie určitých problémov;

6. Ukončite schôdzu včas alebo ešte skôr, ak boli všetky otázky prediskutované pred plánovaným časom.

Je nevyhnutné, aby si všetci prítomní uvedomili dôležitosť stretnutia. To vám umožní neľutovať premárnený čas. Všetci účastníci by si mali byť vedomí toho, že diskusiou o nastolených problémoch strávia len toľko času, koľko je potrebné.

Od samého začiatku stretnutia by mal facilitátor nasmerovať diskusiu správnym smerom. Na to by ste mali:

1. Držte sa programu;

2. Prispieť k riešeniu problémov.

Aby prijaté rozhodnutia podporili všetci účastníci, musíte použiť niekoľko osvedčených techník:

1. Porovnajte všetky pre a proti. Stručne povedané, je potrebné uviesť otázky, o ktorých sa dosiahla dohoda, a potom sa venovať kontroverzným bodom.

2. Pýtajte sa objasňujúce otázky.

3. Zhrňte diskusiu o každom probléme.

4. Zabezpečte dosiahnutie konsenzu. K diskusii o ďalšom probléme môžete pristúpiť až po uistení sa, že rozhodnutie je jednomyseľne podporené.

Táto taktika pomáha udržať účastníkov aktívne zapojených do diskusie a tlačiť ich k spoločnému rozhodnutiu.

Kľúčovým bodom stretnutia je brífing.

Stretnutia sú rýchle a konštruktívne, keď sú účastníci nielen informovaní o pravidlách správania, ale ich aj dodržiavajú.

Pravidlá správania sa na porade pre vedúceho:

1. Začať a ukončiť stretnutie presne v určený čas;

2. Správa o nariadení;

3. Dohodnúť sa na pravidlách práce, ujasniť si agendu;

4. Vymenovať osobu zodpovednú za predpisy a protokol;

5. Regulovať efektivitu a zameranie prejavov;

6. Dodržujte správnosť diskusie;

7. Použite rôzne techniky na zvýšenie pozornosti účastníkov stretnutia;

8. Zhrnúť, zhrnúť všetko, čo bolo povedané, formulovať závery, určiť úlohy do budúcnosti;

9. Na záver optimalizujte situáciu, nastavte personál na efektívnu prácu.

Pravidlá správania sa na stretnutí pre účastníkov:

1. Nebojte sa prevziať zodpovednosť za to, čo hovoríte;

3. Vo vyjadreniach buďte správne, jasné, konkrétne;

4. Zostaňte prirodzený;

5. Vyjadrite svoj vlastný postoj.

Po stretnutí by sa malo vyvinúť úsilie na implementáciu prijaté rozhodnutia: analyzovať pokrok a výsledky; starostlivo preskúmať protokol výsledkov; vytvárať podmienky na realizáciu plánovaných aktivít.

V záverečnej časti stretnutia by mal vedúci jasne formulovať rozhodnutia prijaté počas kolektívnej diskusie, vymenovať zodpovedných vykonávateľov a stanoviť termíny, aby sa ubezpečil, že všetci účastníci dosiahli spoločnú dohodu.

Hodiny vysilujúcich kancelárskych stretnutí nie sú mýtus, nie groteska ani hrdinovia vtipov. Realita dnešného života je taká, že až 50 % pracovného času strávime prázdnym klebetením, ktoré neprináša žiadne výsledky. Zrýchľujúci sa život diktuje nové pravidlá kancelárskej kultúry, organizovanie rýchlych a produktívnych stretnutí je súčasťou firemnej etiky.

Čo je to obchodné stretnutie?

Možno päťminútové stretnutie, plánovacie stretnutie, stretnutie klasifikovať ako kancelárske stretnutia? Aké sú ciele tohto formátu kolegiálnej práce? Aké sú všeobecne uznávané metódy na jeho vedenie a ako dosiahnuť čo najvyšší účinok po skončení stretnutia?

Obchodné stretnutie je formát práce v spoločnosti, sledujúci cieľ pravidelného plánovania a sledovania plnenia plánovaných úloh všetkých služieb organizácie. Ide o efektívny nástroj na riadenie personálu a získavanie rýchlej spätnej väzby od zamestnancov. Je pravda, že tento nástroj úspešne funguje iba v schopných rukách kompetentného vodcu.

Pred zavedením takejto formy komunikácie so zamestnancami do pracovného režimu je spravidla vydaný príslušný príkaz, ktorý každý účastník porady dostane proti podpisu na posúdenie a realizáciu. V tele objednávky sú uvedené ciele, ciele, čas a termíny obchodných stretnutí, ako aj zoznam účastníkov, pravidlá a štruktúra programu.

Všeobecným účelom obchodných stretnutí je zapojiť zamestnancov, služby a divízie, manažérov aj líniových zamestnancov, do procesu riadenia a rozhodovania.

Obchodné stretnutia zahŕňajú plánovacie porady, operatívne porady, päťminútové porady, na ktorých sa dohodne vektor rozvoja podniku ako celku a vypracuje sa taktika a stratégia podniku, stanovia sa konkrétne úlohy. Na plánovacích stretnutiach sa riešia aktuálne problémy, akési pripomenutie, zosúladenie všeobecného priebehu. Operativka - rýchle stretnutie na vyriešenie nejakého problematického resp konfliktná situácia v kolektíve. hlavným cieľom obchodné stretnutie - nastavenie a riešenie nových problémov.

Ak spoločnosť začne byť v týchto pojmoch zmätená, efektivita pracovného času bude neustále klesať.

Hlavné chyby pri obchodných stretnutiach

Neefektívne stretnutie prezrádza nezrelosť lídra a/alebo organizátora tohto formátu zamestnaneckej komunikácie. V každom podnikaní sú potrebné skúsenosti a zručnosti, ktoré dokážu zamestnancom sprostredkovať všeobecnú líniu spoločnosti a vyťažiť z nich maximum.

Hlavným signálom nešikovného vedenia stretnutia je vzájomná nespokojnosť s výsledkami: vedúci čaká na odpoveď od svojich podriadených, ktorí zase chcú pre seba získať čo najvýhodnejšie podmienky. Zároveň sa však na stretnutí nikto, s nikým, na ničom nedohodne.

Súčasne sa rozvíja kancelárska choroba - pokrytecký obraz zainteresovanej účasti na obchodných stretnutiach, ktoré sú v skutočnosti prázdnym klebetením, diskusiou o kancelárskych klebetách. Pre najatých zamestnancov sú takéto akcie zábavného charakteru, je tu ďalšia možnosť nepracovať, nevykonávať každodenné rutinné povinnosti.

Dosť často po takomto regulovanom táraní manažér začne od zamestnancov vyžadovať výsledky, dochádza ku konfliktu záujmov, následne k prepúšťaniu zamestnancov, niekedy aj celých oddelení.

Jeden z najviac Bežné chyby pri obchodných stretnutiach - neštruktúrovaná prezentácia rozhodnutia vedúceho, kedy si vrcholový manažér namiesto brainstormingu kladie prehnané požiadavky a tím, ktorý ich nedokáže splniť, zasa uvádza dôvody, pre ktoré sa návrh nedá splniť.

Stáva sa to preto, že samotný vodca často nevie, čo chce, a nehľadá spôsoby, ako dosiahnuť požadované výsledky.

Tajomstvo efektívnych stretnutí

Aby sa stretnutie uskutočnilo čo najefektívnejšie a prinieslo významné výsledky, iniciátor tejto kolegiálnej formy práce potrebuje poznať niektoré tajomstvá.

Stanovenie účelu stretnutia. Každé podnikanie začína správnym stanovením cieľov. Pred zhromaždením zamestnancov na obchodné stretnutie musí organizátor zodpovedať niekoľko otázok:

Možnosť usporiadania stretnutia;

Správne predpisy a presná téma;

Značky, podľa ktorých bude možné posúdiť efektívnosť akcie.

Líder je stratég, ktorý je schopný poskytnúť jasné a konkrétnu úlohu. Podriadení sú špecialisti, ktorí vedia, aké nástroje použiť na realizáciu úloh.

Vymenovanie osôb zodpovedných za stretnutie. Akékoľvek obchodné stretnutie sa koná podľa štandardných zákonov žánru - najprv sa vykoná dôkladná príprava, vymenovanie osôb zodpovedných za pozývanie zamestnancov, zhromažďovanie očakávaní a návrhov, vedenie každého bodu programu, účinkujúcich a sekretárky, stanovenie fáz stretnutie, vyplnenie zápisníc a správ.

Optimálny výber účastníkov. Úspech stretnutia vo veľkej miere závisí od tých, ktorí sa obchodného stretnutia zúčastnia. Je neprípustné zaťahovať do takýchto akcií nekompetentných zamestnancov, ktorí sú schopní posunúť dianie opačným smerom. Výber špecialistov, ktorí sú pripravení diskutovať o problémoch nastolených na obchodnom stretnutí, musí byť zverený kompetentnému organizátorovi-stratégovi.

Ustanovenie nariadenia. Obchodné stretnutie sa v závislosti od riešených problémov a veľkosti firmy zvyčajne zmestí do štandardnej dĺžky trvania – od tridsať minút do dvoch hodín. Plánovacie stretnutie by sa malo skončiť o päť až desať minút a operatívec - do štyridsiatich minút - hodinu.

Príprava plánu stretnutia. Pred otvorením obchodného stretnutia dostane každý účastník podrobný plán agendy, podkladové materiály, podľa ktorých môže pripravovať svoje otázky a/alebo správy.

Vzorová štruktúra agendy. Tento dokument môže obsahovať kľúčové body súvisiace s operačným, taktickým a/alebo strategickým riadením spoločnosti. Štruktúra agendy zvyčajne obsahuje konkrétny zoznam úloh diktovaných plánmi podniku a spôsoby ich riešenia. Okrem toho môžu byť na programe ďalšie úlohy, ktoré je žiaduce splniť v blízkej budúcnosti.

Organizovanie stretnutia. Aby obchodné stretnutie prebehlo čo najefektívnejšie a neprerástlo do zdĺhavého bezprávia, musíte ho začať presne načas, prejsť od otázky k otázke rýchlo, bez švihu. Po každej diskutovanej problematike je potrebné zhrnúť priebežný výsledok s uvedením presného času a dátumu, zodpovedných pracovníkov za realizáciu. Zároveň je potrebné obmedziť diskusie na minimum a umožniť len objasnenia pri vývoji riešení.

Merania účinnosti. Každé uskutočnené stretnutie by sa malo analyzovať z hľadiska súladu so stanovenými cieľmi a zámermi. Efektívnosť stretnutia sa meria proporcionalitou požadovaného výsledku vo vzťahu k nákladom potrebným na jeho uskutočnenie.

Kontrola a analýza. Po dosiahnutí efektívnosti obchodného stretnutia je potrebné skontrolovať výsledok a vykonať dôkladnú analýzu. Schopnosť merať, analyzovať a kontrolovať všetky dáta je vlastnosťou múdreho lídra, ktorý dokáže priviesť spoločnosť k lídrovi na trhu.

Poznámka pre inteligentného vodcu

Obchodné stretnutie je najlepšie uskutočniť na začiatku dňa, keď sú zamestnanci schopní generovať kompetentné riešenia.

Kódex podnikovej etiky by mal obsahovať algoritmus, harmonogram stretnutí a ich frekvenciu, predpisy, ciele a zámery. Najlepšie je usporiadať takéto stretnutie v pondelok, keď si potrebujete nastaviť miniúlohy na týždeň a bilancovať uplynulé reportovacie obdobie.

Každý zamestnanec musí poznať čas, miesto a dátum pravidelných obchodných stretnutí a byť na ne pripravený. Tento bod sa najlepšie odráža v úradné povinnosti každého zamestnanca s uvedením miery jeho zodpovednosti a účasti. Taká je etika služobných vzťahov, ktorej porušenie má za následok vážne ochorenia tímu.

V rámci stretnutí sa pomerne často vyskytuje odpor zamestnancov, ktorý je potrebné včas diagnostikovať a šikovne odstrániť bez toho, aby to viedlo k sabotáži a vnútorný konflikt záujmy. Ak sa v spoločnostiach s autoritárskym štýlom riadenia takýto odpor nevyskytuje na poradách zo strachu či neistoty, treba ho umelo vyvolať. V opačnom prípade môžu v procese plnenia a riešenia stanovených úloh vzniknúť vážne problémy v dôsledku nelojálnosti zamestnancov k spoločnosti.

Aby sa predišlo tejto praxi, je potrebné minimalizovať problémy vo fáze výberu cieľa a stanovenia úlohy pre podriadených. Na to je potrebné rozdať „náušnice všetkým sestrám“, to znamená zamestnať personál dôležitými vecami: poveriť niekoho náročnými fázami vývoja a realizácie projektu, delegovať kontrolu nad realizáciou na iných, motivovať ostatných k „výkonom“ zvýšením autority v tíme, dočasným vymenovaním za líniového manažéra alebo demotiváciou obzvlášť horlivých zamestnancov.

Zodpovednosť zamestnancov za plnenie zverených úloh musí byť rozložená tak, aby ich bolo možné pohodlne ovládať. Na každom stretnutí je potrebné zhrnúť a osláviť najmä významných zamestnancov a potrestať tých, ktorí sú vinní a sabotujú prácu pred celým tímom. Za chrbtom zamestnancov by nemali byť povolené žiadne diskusie a rozhodnutia, pretože sa okamžite objavuje nebezpečenstvo prepuknutia vnútropodnikových konfliktov.

Pre každého manažéra je užitočné poznať rozdiely medzi poradami v kancelárii, plánovacími poradami a operatívnymi poradami z brainstormingu, výmeny názorov, diskusií. Oba formáty riadenia zahŕňajú prijímanie spätnej väzby, ale rôznymi spôsobmi. Obchodné stretnutia sú technológiou na riadenie ľudí a stanovovanie taktických a strategických cieľov a formát diskusie je neformálna komunikácia, čo naznačuje, že líder je neskúsený a nevie, ako poradu riadiť, nasmerovať ju správnym smerom.

Okrem toho je obchodné stretnutie rozdelené na:

Poučné, keď vedúci rozdáva presné pokyny a dostáva spätnú väzbu od podriadených;

Operatívne, v rámci ktorých sa riešia aktuálne úlohy;

Problematické, keď sa analyzuje a rozvíja nejaký problém tímu fázový plán východisko zo súčasnej krízovej situácie.

Mnoho moderných firiem hreší zmätkom obchodných formátov, sťahuje tím do priepasti zmätku, konfliktov a diskusií o úplne nefunkčných problémoch. Štruktúrovanie formátov je súčasťou kultúry, ktorá podlieha prísnym firemným štandardom.

Hodnotenie efektívnosti obchodných stretnutí

Ako pochopiť, že obchodné stretnutie prebehlo kompetentne a mimoriadne efektívne? Je potrebné zodpovedať nasledujúce otázky:

Boli ciele stanovené pred podujatím dosiahnuté?

Bola zvážená celá agenda? Boli prediskutované všetky problémy?

Dodržali ste stanovené pravidlá?

Boli všetky rozhodnutia oznámené exekútorom?

Pochopili interpreti svoje úlohy a termíny správne?

Pri zodpovedaní týchto otázok sa objaví kvantitatívna zložka – koľko ľudí sa podieľa na riešení problému, koľko pracovných hodín potrebujú na splnenie úloh, koľko peňazí je na to potrebných atď. Kvantitatívny marker - dobrý nástroj analyzovať výkonnosť v priebehu času a porovnávať s predchádzajúcimi obdobiami.

Spravidla efektívne vedené stretnutia, keď sa dosiahnu všetky ciele správny čas priniesť hmatateľné výsledky.

Vedenie vysoko efektívneho stretnutia je skutočným umením, kde vedúci vstupuje ako dirigent, sekretárka ako prvé husle a celý tím ako celý orchester. Aké skóre dosiahne tento živý organizmus, závisí od starostlivej prípravy a kompetentného vedenia obchodného stretnutia - klasická hudba, schopný vyvolať nadšené emócie a inšpirovať budúce víťazstvá, alebo kakofónia zvukov, ktorá zabíja všetko naokolo.

Inteligentné riadenie sa presúva na vás, páni!

Zhanna Pyatirikova špeciálne pre obchodný portál BZZN.ru