एचआर ऑडिट रिपोर्ट. कंपनी में एचआर ऑडिट। ऑडिट से मूल्यांकन उपकरणों के उपयोग में त्रुटियां भी सामने आ सकती हैं।
लेखापरीक्षा... वित्तीय विभागों के लेखाकारों और कर्मचारियों के लिए, यह विषय थोड़ी चिंता का कारण बनता है, और रचनात्मक व्यवसायों में लोगों के लिए, यह पूरी तरह से बोरियत लाता है। लेकिन प्रत्येक प्रबंधक के लिए यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है कि उसे सौंपे गए कार्य क्षेत्र में वास्तव में क्या हो रहा है। इसके अलावा, यदि आप इस मुद्दे को "आत्मा के साथ" देखते हैं, तो ईमानदारी से रुचि बोरियत की जगह ले लेगी।
आइए एक त्रि-आयामी आकृति की कल्पना करें, उदाहरण के लिए, एक घन। इसे ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज तलों द्वारा कोशिकाओं की एक निश्चित संख्या में विभाजित करने पर, हमें n बराबर घन प्राप्त होते हैं। घन के शीर्षों पर टिका लगाकर, हम आधार को एक स्थान पर रखते हुए, इसे ऊर्ध्वाधर तल में - बाएँ/दाएँ या आगे/पीछे झुका सकते हैं। हमने एक लचीली संरचना प्राप्त की है, जो सभी परिवर्तनों के बावजूद, सभी मुख्य मापदंडों को बरकरार रखती है: ऊंचाई, चौड़ाई, गहराई (चावल। 1).
चावल। 1. मैट्रिक्स संरचनाओं के लचीलेपन का चित्रण
अटलांट-एम होल्डिंग की मैट्रिक्स संरचना की तुलना ऐसे गतिशील घन से की जा सकती है: इसमें विभाग हैं -व्यावसायिकऔर बजट(हमारी कंपनी में, एक विभाग एक स्वतंत्र कंपनी कोड है)।
बजट विभागों के मुख्य कार्य (उदाहरण के लिए, विभागकार्मिक प्रबंधन , विभाग व्यापार विकास ) प्रबंधन निर्णयों, नीतियों, विनियमों, प्रक्रियाओं आदि के निष्पादन का विकास, कार्यान्वयन और नियंत्रण शामिल है। यह ये इकाइयाँ हैं जो "क्यूब" की रूपरेखा बनाती हैं, उनकी गतिविधियाँ संपूर्ण संरचना की ताकत सुनिश्चित करती हैं, क्योंकि वे:
हमारी कंपनी के "क्यूब" के घटक वाणिज्यिक शाखाएँ हैं - अलग ऑटो केंद्र। बाहरी प्रभावों के दबाव में, इसकी धुरी वर्तमान घटनाओं (उदाहरण के लिए, वैश्विक वित्तीय संकट) के अनुरूप ढल सकती है। बजट विभागों द्वारा बनाई और संरक्षित प्रबंधन प्रणाली व्यक्तिगत क्यूब्स में "विस्थापन" के प्रभाव में होल्डिंग की पूरी संरचना को ढहने की अनुमति नहीं देती है। ऐसे उपकरण जो सिस्टम की अखंडता को बनाए रखने में मदद करते हैं उनमें ऑडिट शामिल हैं।
ऑडिट आपको निम्नलिखित कार्यों को हल करने की अनुमति देता है:
प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए ऑडिट (प्रासंगिक विनियमों के आधार पर) का उपयोग करके किया जाता हैजांच सूची (चेक-सूची- चेकलिस्ट, प्रश्नों की सूची, निरीक्षण योजना), जो लगातार वर्णन करती है कि किसी विशेष विभाग के लिए कौन सी प्रक्रियाएं और संचालन अनिवार्य हैं। चेकलिस्ट संकेतकों (प्रोग्राम फ़ाइल) के साथ एक तालिका के रूप में बनाई गई हैएक्सेलकई "शीट्स" के साथ -चावल। 2, 3).
चावल। 2. चेकलिस्ट का सामान्य दृश्य
चावल। 3. एक अलग शीट का दृश्य
व्यवसाय विकास विभाग के कर्मचारियों द्वारा ऑडिट तकनीक को हमारी कंपनी के प्रबंधन अभ्यास में पेश किया गया था। हमारे सर्वश्रेष्ठ विशेषज्ञ यहां काम करते हैं - कारों और स्पेयर पार्ट्स की बिक्री, सेवा और वारंटी सेवा, स्वभाव और रसद, और वित्त में विशेषज्ञ। मुझे ध्यान दें कि हम नई समस्याओं को हल करने या नई तकनीक बनाने के लिए लगातार कार्य समूहों का उपयोग करते हैं। ऑडिट पद्धति विकसित करने वाले समूह में मिन्स्क, मॉस्को और कीव के मानव संसाधन विशेषज्ञ (8-10 लोग, काम के चरण के आधार पर संरचना भिन्न थी) शामिल थे। प्रशिक्षण इंटरनेट का उपयोग करके विशेष रूप से निर्मित वर्चुअल प्लेटफॉर्म पर आयोजित किया गया था।
प्रारंभिक चरण में, समूह के सदस्यों से पहल एकत्र की गई - निरीक्षण प्रक्रिया के संबंध में प्रस्ताव और चेकलिस्ट की सामग्री पर प्रस्ताव। इस जानकारी को समेकित, संरचित किया गया और अध्ययन और समायोजन के लिए समूह के सदस्यों को प्रस्तुत किया गया। कुल मिलाकर, तरीकों को विकसित करने की प्रक्रिया में ऐसे कई पुनरावृत्तियों को अंजाम दिया गया।
चेकलिस्ट विकसित करते समय, हमारा लक्ष्य था:
1. इसे भरने में लगने वाला समय कम से कम करें।
2. महत्वपूर्ण और मापने योग्य (!) मानदंडों का उपयोग करें, इसे अत्यधिक विवरण के साथ अधिभारित न करें।
निर्धारित ऑडिट शुरू करने से पहले चेकलिस्ट की कार्यक्षमता का परीक्षण करने के लिए, कई पायलट परियोजनाएं लागू की गईं।
ऑडिट डेटा से हमें कैसे लाभ होता है?
मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर बहुत अधिक ध्यान देते हुए, हम बजट विभागों (वित्त, सूचना प्रौद्योगिकी, विपणन, कार्मिक प्रबंधन) के बारे में नहीं भूलते हैं और नियमित रूप से अपनी गतिविधियों में सुधार करते हैं।
अटलांट-एम में कार्मिक प्रबंधन प्रणाली को योजनाबद्ध रूप से पांच मुख्य किरणों वाले एक तारे के रूप में दर्शाया जा सकता है - गतिविधि के क्षेत्र (चावल। 4): मानव संसाधनों का चयन और उपयोग; विकास; श्रेणी; प्रेरणा; सुरक्षा।
चावल। 4. अटलांट-एम होल्डिंग में मानव संसाधन प्रबंधन योजना
* "कार्मिक गिट्टी" - कुरूप कर्मचारी जो व्यवस्थित रूप से अपने काम में गंभीर गलतियाँ और गलतियाँ करते हैं; कम प्रेरणा वाले लोग जो लंबे समय से अपना कार्य प्रभावी ढंग से नहीं कर रहे हैं; अपनी गतिविधियों को सीखने/पुन: उपयोग करने में अनिच्छुक या असमर्थ। यदि प्रबंधक उनके आगे के काम को अनुचित मानता है, तो वह या तो बर्खास्तगी प्रक्रिया शुरू कर देता है या (यदि उपयुक्त हो) ऐसे कर्मचारियों की सूची मानव संसाधन विभाग को पुनः प्रशिक्षण के लिए स्थानांतरित कर देता है।
"स्टार" योजना कार्मिक प्रबंधन में कोई अनुभव नहीं रखने वाले युवा प्रबंधकों और विशेषज्ञों को लोगों के प्रबंधन की बुनियादी बातों में महारत हासिल करने में मदद करती है, और युवा मानव संसाधन पेशेवरों को लाइसेंसिंग के लिए तैयार करने में मदद करती है। हमारी कंपनी में, लाइसेंसिंग एक आंतरिक परीक्षा है जो एक निश्चित गतिविधि के संचालन के लिए आवश्यक मात्रा में ज्ञान की उपस्थिति की पुष्टि करती है।
व्यवसाय प्रक्रिया कार्यान्वयन का ऑडिट"मानव संसाधन प्रबंधन" (एचपी) विभागों में हम इसे प्रदर्शन मूल्यांकन के रूप में संचालित करते हैं। इसके कारण ये हैं:
ऑडिट का उद्देश्य कार्य के कॉर्पोरेट मानकों के साथ की गई गतिविधियों के अनुपालन के बारे में विश्वसनीय जानकारी प्राप्त करना है, और यदि आवश्यक हो, तो कर्मियों के साथ काम करने में कमियों को खत्म करने के उपाय विकसित करना है। ऑडिट प्रक्रिया प्रासंगिक विनियमों में वर्णित है, जो आयोग के सदस्यों के लिए दिशानिर्देश हैं। विनियमन विभाग प्रमुखों और आयोग के सदस्यों को प्रत्येक मानदंड के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करने और विवादास्पद मुद्दों पर विचार करने में मदद करता है।
एचआर गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र - "स्टार" की किरण - में कई ब्लॉक होते हैं और चेकलिस्ट की एक अलग शीट पर परिलक्षित होता है (चावल। 3). सत्यापन कार्यक्रम में शामिल हैं:
हम योजना/वास्तविक अनुपात के आधार पर यूई में आर्थिक परिणामों का मूल्यांकन करते हैं: हम नियोजित संकेतकों से वर्तमान संकेतकों के विचलन की जांच करते हैं - उत्पादकता, लाभप्रदता और कर्मचारी कारोबार। बदले में, स्टाफ टर्नओवर का मूल्यांकन संकेतकों के दो समूहों द्वारा किया जाता है - समग्र स्टाफ टर्नओवर और प्रमुख पदों पर स्टाफ टर्नओवर। मूल्यांकन तीन-बिंदु पैमाने पर किया जाता है, जहां:
"1" - कार्य पूरी तरह से दस्तावेज़ीकरण में वर्णित आवश्यकताओं का अनुपालन करता है;
"0.5" - कार्य पूर्ण रूप से नहीं किया जा रहा है, टिप्पणियाँ हैं;
"0" - कार्य न्यूनतम सीमा तक किया जाता है या बिल्कुल नहीं किया जाता है।
ऑडिट एक आयोग द्वारा किया जाता है जिसमें कम से कम दो लोग शामिल होते हैं। चेकलिस्ट मानदंड के दो समूह प्रस्तुत करती है:
कर्मियों के तीन समूहों के प्रतिनिधियों का साक्षात्कार लिया जाता है: प्रबंधक; विशेषज्ञ; कर्मी। यह सुनिश्चित करने के लिए कि लेखा परीक्षकों को मूल्यांकन किए जा रहे मानदंडों के समूह की स्पष्ट तस्वीर प्राप्त हो, साक्षात्कार लिए गए कर्मचारियों की संख्या आवश्यक और पर्याप्त होनी चाहिए। हमारा अनुभव बताता है कि ऐसा करने के लिए विभाग के 10-20% कर्मचारियों का साक्षात्कार लेना पर्याप्त है।
चेकलिस्ट की एक अलग शीट पर प्रस्तुत किया गया हैमूल्यांकन मॉडल (चावल। 5): प्रत्येक मानदंड को एक निश्चित भार दिया जाता है, संकेतक की गणना संभावित अधिकतम स्कोर के आधार पर की जाती है। इस प्रकार, गणना सर्वोत्तम संभव परिणाम से विचलन को स्पष्ट रूप से दर्शाती है।
चावल। 5. व्यावसायिक प्रक्रिया "मानव संसाधन प्रबंधन" का आकलन करने के लिए मॉडल
मूल्यांकन के परिणाम न केवल डिजिटल रूप से दर्ज किए जाते हैं, बल्कि "इमोटिकॉन" चित्रों का उपयोग करके चित्रित भी किए जाते हैं (चावल। 6). डेटा प्रस्तुति की ऐसी "दृश्यता" निरीक्षक को परिणाम का त्वरित मूल्यांकन करने की अनुमति देती है।
चावल। 6. ग्रेड का विज़ुअलाइज़ेशन
मूल्यांकन देते समय, आयोग का प्रत्येक सदस्य व्यक्तिगत रूप से काम करता है। काम के अंत में, आयोग परिणामों पर चर्चा करने, एक सामान्य निर्णय लेने और सिफारिशें तैयार करने के लिए बैठक करता है। मूल्यांकन के परिणामों के आधार पर, एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। ऑडिट के एक महीने के भीतर, ऑडिट किए गए विभाग का मानव संसाधन प्रबंधक विशिष्ट गतिविधियों (सिफारिशों की सूची के अनुसार) को इंगित करते हुए आगे के काम के लिए एक योजना तैयार करता है।हमारे सभी उद्यम एक ही व्यवसाय में लगे हुए हैं और उनकी मानक संरचनाएँ हैं। साथ ही, प्रबंधन को इस तरह से संरचित किया जाता है कि विभाग प्रमुखों को रणनीतिक और परिचालन प्रबंधन में पर्याप्त स्वतंत्रता का आनंद मिलता है (ताकि बाजार की विशिष्टताओं को यथासंभव लचीले ढंग से ध्यान में रखा जा सके)। होल्डिंग के डिवीजनों की संगठनात्मक संरचनाएं एक-दूसरे से भिन्न होती हैं, क्योंकि उद्यम, अपने नेताओं की तरह, विकास के विभिन्न चरणों में होते हैं। इस तरह की असमानता अक्सर प्रत्येक व्यक्तिगत विभाग में निहित जटिलताओं को छिपा देती है और उनके निदेशकों द्वारा लिए गए प्रबंधन निर्णयों की प्रभावशीलता का मूल्यांकन (और तुलना) करना संभव नहीं बनाती है।
ऑडिट से हमें अप्रभावी शीर्ष प्रबंधकों के साथ-साथ "व्यक्तिपरक हितों का पीछा करने वाले" लोगों की पहचान करने में मदद मिली। उदाहरण के लिए, दी गई स्वतंत्रता के ढांचे के भीतर उपलब्ध अवसरों का उपयोग करते हुए, उनमें से कुछ संगठनात्मक संरचना में समायोजन करते हैं जिससे उद्भव होता हैनियंत्रण के अनावश्यक स्तर और कार्यों का दोहराव . दूसरी ओर, हमारे लिए यह स्पष्ट हो गया कि प्रत्येक विभाग में एक उप निदेशक का पद स्थापित करना आवश्यक है जो एंड-टू-एंड कार्यों (बैक ऑफिस) का प्रबंधन करेगा। निरीक्षण के नतीजों के आधार पर ये सभी समस्याएं स्पष्ट हो गईं।
प्राप्त मूल्यांकनों से यह भी पता चला कि प्रभावी लोगों के प्रबंधन के लिए स्वयं मानव संसाधन प्रबंधक का योग्य और स्थिर कार्य, कंपनी के प्रति उसकी निष्ठा और, इसके अलावा, विभाग और होल्डिंग के स्तर पर इस गतिविधि में स्थिरता और निरंतरता कितनी महत्वपूर्ण है। पूरा।
एचआर ऑडिट के नतीजों ने स्पष्ट रूप से प्रदर्शित किया:
चेकलिस्ट के आकलन से हमें लाइन प्रबंधकों के साथ काम करने में मदद मिली। उदाहरण के लिए, हम उन्हें लगातार अनुकूलन अवधि के महत्व के बारे में बताते हैं: काम पर पहले दिनों में एक नए कर्मचारी पर जितना कम ध्यान दिया जाएगा, उतनी ही अधिक संभावना होगी कि वह कंपनी छोड़ देगा या कम उत्पादकता के साथ काम करेगा। 10% कर्मचारियों के साक्षात्कार के आधार पर आयोग का वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन, लाइन प्रबंधकों के लिए शब्दों की तुलना में कहीं अधिक विश्वसनीय साबित हुआ।
स्वयं कर्मचारियों ने ऑडिट पर क्या प्रतिक्रिया व्यक्त की? पहले तो लोग चिंतित हुए और उन्होंने निरीक्षण दल के सदस्यों से प्रश्न पूछे: “क्या हमारा निरीक्षण किया जा रहा है? क्या वहाँ कुछ गड़बड़ है?" साक्षात्कार के दौरान, मैंने एक बार फिर लोगों को अटलांट-एम में सामान्य प्रबंधन प्रणाली के बारे में बताया, जिसका एक हिस्सा ऑडिट है - व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सही निष्पादन की प्रणालीगत निगरानी। उनका संचालन करते समय, हम किसी भी "दमनकारी" लक्ष्य ("निरीक्षण" दंड है) का पीछा नहीं करते हैं; मूल्यांकन के परिणामों का उपयोग केवल विभागों की संगठनात्मक संरचना और गतिविधियों में सुधार के लिए किया जाता है।
मेरे एक सहकर्मी ने कॉर्पोरेट कोड और आंतरिक श्रम विनियमों के पाठ मुद्रित किए और उन्हें वेतन के साथ ऑडिट की पूर्व संध्या पर कर्मचारियों को दिया। इस जानकारी से कर्मचारियों को जो कुछ हो रहा था उसका सार समझाने में मदद मिली और परिणामस्वरूप, वे ऑडिट प्रक्रिया के बारे में अधिक आराम महसूस करने लगे। चूँकि साक्षात्कार के दौरान पूछे गए प्रश्न किसी व्यक्ति के प्रदर्शन के बारे में नहीं थे, बल्कि समग्र रूप से कार्मिक प्रबंधन प्रणाली के बारे में थे, लोग समस्याओं और उपलब्धियों दोनों के बारे में बात करने के लिए इच्छुक और खुले थे। परिणामस्वरूप, हमें मानव संसाधन विभाग के काम की गुणवत्ता के बारे में कर्मचारियों से प्रतिक्रिया मिली, साथ ही उनके तत्काल पर्यवेक्षकों और विभाग के मानव संसाधन प्रबंधक के काम का मूल्यांकन भी मिला। मेरा सुझाव है कि मानव संसाधन कर्मचारी नियमित रूप से अपने साक्षात्कार कौशल में सुधार करें!
हमारी कंपनी में ऑडिट (एचआर ऑडिट सहित) करना उत्कृष्ट साबित हुआ है; इसके परिणामों ने कमियों की पहचान करने और आगे सुधार और विकास के लिए छिपे भंडार खोजने में मदद की।
मैं हाल ही में कंपनी में एचआर निदेशक के रूप में शामिल हुआ हूं, लेकिन मैं पहले ही देख सकता हूं कि एचआर दस्तावेज में कोई आदेश नहीं है। मैं अपना बीमा कैसे करा सकता हूं, यह देखते हुए कि पिछले मानव संसाधन निदेशक से मामलों का कोई हस्तांतरण नहीं हुआ था और किसी ने कभी भी मानव संसाधन अधिकारियों की जांच नहीं की थी?
समाधान
HR ऑडिट की आवश्यकता कब होती है:
- कंपनी में, कर्मियों का ऑडिट नियमित रूप से किया जाता है (उदाहरण के लिए, वर्ष में एक बार), और केवल वर्तमान (पिछले) वर्ष का दस्तावेज़ीकरण सत्यापन के अधीन है;
- कंपनी ने एक विशिष्ट कर्मचारी की "समस्याग्रस्त बर्खास्तगी" की, और इस विशेष कर्मचारी की बर्खास्तगी की शुद्धता से संबंधित एक जांच संभव है - इस मामले में, उससे संबंधित सभी दस्तावेजों की जांच की जाती है;
- कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बदले हुए कानून के अनुपालन में लाते समय, जिन दस्तावेज़ों में संशोधन की आवश्यकता होगी, वे सत्यापन के अधीन हैं।
यहां तक कि अगर मानव संसाधन निदेशक द्वारा एक कार्मिक ऑडिट शुरू किया जाता है, तो इस प्रक्रिया को "वजन" देने के लिए, एक उचित आदेश की आवश्यकता होती है, जो इस घटना के लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करता है, एक आयोग बनाता है, और ऑडिट के समय को भी इंगित करता है।
उस स्थिति के आधार पर जिसमें कंपनी ऑडिट शुरू करती है, समीक्षा किए गए दस्तावेज़ की मात्रा भिन्न हो सकती है।
कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की लेखापरीक्षा दो प्रकार की होती है: सिंहावलोकन और सामान्य।
लक्ष्य सिंहावलोकन (चयनात्मक) लेखापरीक्षा- कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने में सामान्य त्रुटियों की पहचान करना और उन्हें खत्म करने के तरीके विकसित करना। जानकारी को नमूना आधार पर जांचा जाता है, यानी वे दस्तावेजों के उस हिस्से की जांच करते हैं, जिसका विश्लेषण हमें कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की स्थिति की वर्तमान तस्वीर पेश करने की अनुमति देगा।
लक्ष्य सामान्य (निरंतर) लेखापरीक्षा- कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने में किए गए सभी उल्लंघनों की पहचान। कंपनी में सभी कार्मिक दस्तावेजों की व्यक्तिगत रूप से जाँच की जाती है, जिसके उल्लंघन पर कर निरीक्षणालय, श्रम निरीक्षणालय और अन्य निरीक्षण निकायों से जुर्माना लगाया जा सकता है।
शब्दकोष
एचआर ऑडिट- श्रम कानून के साथ-साथ कंपनी की आंतरिक आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेज़ीकरण का विश्लेषण करने की एक प्रक्रिया।
किसी कंपनी में ऐसे मामलों में ऐसी जाँच करने की सलाह दी जाती है जहाँ दस्तावेज़ों में पूर्ण व्यवस्था बहाल करना आवश्यक हो। लेकिन यह याद रखना चाहिए कि एक सामान्य ऑडिट के लिए बहुत अधिक श्रम (मुख्य रूप से समय) की आवश्यकता होती है, इसलिए मानव संसाधन प्रबंधक को यह विकल्प चुनना होगा कि दस्तावेज़ीकरण की कितनी पूर्ण जांच की आवश्यकता है और क्या कंपनी इसे करने में "सक्षम" है पल।
बाहरी सलाहकार या तो किसी विशेष कंपनी के कर्मचारी हो सकते हैं (आमतौर पर कार्मिक प्रबंधन के मुद्दों पर परामर्श सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनियां कार्मिक ऑडिट भी प्रदान करती हैं), या स्वतंत्र रूप से काम करने वाला एक फ्रीलांसर हो सकता है।
आंतरिक ऑडिट के मामले में, उनमें से एक कार्य समूह बनाया जाता है, जो ऑडिट के परिणाम के लिए जिम्मेदार होता है; बाहरी ऑडिट के मामले में, उन्हें सलाहकारों को आवश्यक जानकारी प्रसारित करने की जिम्मेदारी सौंपी जाती है, साथ ही व्यापक लेखापरीक्षा के लिए समर्थन.
यदि कोई कंपनी स्वयं ऑडिट करती है, तो संगठन में कार्मिक ऑडिट करने, इस आयोजन के लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने, एक उपयुक्त आयोग बनाने और ऑडिट का समय निर्धारित करने के लिए एक आदेश जारी करना आवश्यक है।
यदि कंपनी के प्रबंधन ने ऑडिट के लिए किसी तीसरे पक्ष के संगठन को नियुक्त करने का निर्णय लिया है, तो ग्राहक को एक प्रदाता का चयन करना होगा (ऐसी सेवाओं के लिए बाजार का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना होगा) और पार्टियों के लक्ष्यों, उद्देश्यों, शक्तियों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करते हुए एक समझौता करना होगा। , समय सीमा, आदि, और संगठन के लिए लक्ष्यों, कार्यों के साथ-साथ बाहरी सलाहकारों की सहायता करने वाले एक कार्य समूह को इंगित करने वाला एक आदेश जारी करें।
एक लेखापरीक्षा आयोजित करना
आवश्यक दस्तावेजों के पैकेज का निर्धारण
टिप्पणी!
लक्ष्यों, नियोजित गहराई और ऑडिट के लिए आवंटित समय के आधार पर, कंपनी को यह तय करना होगा कि ऑडिट आमंत्रित सलाहकारों (बाहरी ऑडिट) की मदद से किया जाएगा या अपने स्वयं के कर्मचारियों (आंतरिक ऑडिट) द्वारा किया जाएगा।
सबसे पहले, आपको उन दस्तावेज़ों की एक सूची बनानी होगी जो कार्मिक सेवा में होनी चाहिए। कुछ दस्तावेज़ों की अनिवार्य प्रकृति को सीधे श्रम संहिता में परिभाषित किया गया है। उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंधों की अनिवार्य प्रकृति कला में प्रदान की गई है। 56 और 67, कार्य पुस्तकें - कला। 66, आंतरिक श्रम नियम - कला। 189, अवकाश कार्यक्रम - कला। 123, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर प्रावधान - रूसी संघ के श्रम संहिता का अध्याय 14।
श्रम संहिता अप्रत्यक्ष रूप से कई स्थानीय नियमों के बारे में बात करती है (उदाहरण के लिए, स्टाफिंग टेबल का उल्लेख रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 15, 57 में किया गया है)। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि उन्हें कार्मिक विभाग में रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। श्रम संहिता के अलावा, कई दस्तावेजों की आवश्यकता अन्य नियमों में निहित है, उदाहरण के लिए, श्रम पुस्तकों और उनके सम्मिलन के संचलन के लिए लेखांकन की पुस्तक का उल्लेख 16 अप्रैल के रूसी संघ की सरकार के डिक्री में किया गया है। 2003 नंबर 225.
कार्मिक लेखापरीक्षा प्रतिभागी:
- कंपनी का पहला व्यक्ति;
- मानव संसाधन विभाग या कार्मिक प्रबंधन विभाग के कर्मचारी;
- वकील;
- आर्थिक नियोजन विभाग के कर्मचारी (अक्सर वे ही होते हैं जो स्टाफिंग टेबल, शिफ्ट शेड्यूल विकसित करते हैं और वेतन और अन्य भुगतानों की गणना करते हैं);
- संगठन में श्रम सुरक्षा के लिए जिम्मेदार कर्मचारी।
कुछ दस्तावेज़ प्रकृति में सलाहकारी होते हैं, उदाहरण के लिए, कार्मिक आदेशों के एकीकृत रूप। लेकिन, इसके बावजूद, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को एकीकृत रूपों के अनुसार बनाए रखा जाना चाहिए, क्योंकि कई दस्तावेज़ संगठन के लेखा विभाग (उदाहरण के लिए, पेरोल के लिए) द्वारा प्राप्त किए जाते हैं और इस मामले में हम पहले से ही उनकी अनिवार्य प्रकृति के बारे में बात कर सकते हैं। फिर आपको इस सूची में ऐसे दस्तावेज़ जोड़ने होंगे जो कुछ स्थितियों में अनिवार्य हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, यदि कंपनी में शिफ्ट कार्यसूची है या यदि खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों वाले पद हैं)।
परिणामस्वरूप, लेखा परीक्षकों को दस्तावेजों की एक सूची प्राप्त होती है जो कंपनी के मानव संसाधन विभाग में मौजूद होनी चाहिए।
दस्तावेज़ सत्यापन का आयोजन
आयोग के सदस्यों द्वारा कार्मिक सेवा के लिए आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची तैयार करने के बाद, सभी आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने के लिए क्या है और क्या होना चाहिए, इसका समाधान करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, वे न केवल दस्तावेज़ों की उपस्थिति/अनुपस्थिति की जाँच करते हैं, बल्कि उनकी सामग्री का भी सावधानीपूर्वक अध्ययन करते हैं, क्योंकि मौजूदा दस्तावेज़ में भी कानून का उल्लंघन होता है।
सुलह के परिणामों को एक तालिका में संक्षेपित करना उचित है। यह स्पष्ट रूप से दिखाएगा कि किन स्थानीय नियमों में संशोधन की आवश्यकता है, और किन को फिर से बनाने की आवश्यकता है।
अगला कदम कार्मिक सेवा में उन दस्तावेजों की उपस्थिति का विश्लेषण करना होगा जिनके लिए प्रसंस्करण या परिवर्धन की आवश्यकता है। बहुत बार, संगठन, विधायक द्वारा दिए गए "आंतरिक नियम-निर्माण" के अधिकार का उपयोग करते हुए, मूल नियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8) का उल्लंघन करते हैं - स्थानीय नियमों के मानदंड जो श्रमिकों की स्थिति को खराब करते हैं। स्थापित श्रम कानून की तुलना में या स्थापित कला के अनुपालन के बिना अपनाया गया। इस संहिता के 372, कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखने की प्रक्रिया, आवेदन के अधीन नहीं है। ऐसे मामलों में, श्रम कानून और श्रम कानून मानदंडों, सामूहिक समझौतों और समझौतों वाले अन्य नियामक कानूनी कृत्यों को लागू किया जाता है।
यदि ऐसे कुछ उल्लंघन हैं, तो उन्हें पहले से संकलित तालिका में शामिल करना संभव है, अन्यथा विशिष्ट दस्तावेजों में पहचाने गए उल्लंघनों की सूची वाली एक अलग तालिका बनाना अधिक सुविधाजनक है।
अन्य कार्मिक दस्तावेज़ों की जाँच करना
प्रशासनिक दस्तावेजों की समीक्षा करते समय, आपको यह जांचना होगा कि मुख्य गतिविधियों के आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग संग्रहीत हैं। वे यह भी जाँचते हैं कि प्रबंधकों (महानिदेशक, संरचनात्मक प्रभागों के निदेशक, मुख्य लेखाकार, उत्पादन प्रबंधक, आदि) की नियुक्ति के आदेश कितने सही ढंग से तैयार किए गए हैं।
सभी कार्मिक दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि अलग-अलग होती है, इसलिए, निष्पादन के बाद, दस्तावेज़ों को फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार फ़ाइलों में बनाया जाना चाहिए (फ़ाइल के भीतर, दस्तावेज़ों को कुछ मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित भी किया जाता है), इससे आपको दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, सुनिश्चित करने की अनुमति मिलती है। सुरक्षा, व्यवस्थित करना, रिकॉर्ड करना, जल्दी से आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढना, मामलों को जल्दी से अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित करना।
कार्यपुस्तिकाओं के रख-रखाव की प्रक्रिया पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सबसे पहले, आपको कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी व्यक्ति को नियुक्त करने वाली मुख्य गतिविधि के लिए आदेश की प्रमाणित प्रति की उपलब्धता की जांच करनी होगी।
कार्य पुस्तकों और उनकी प्रविष्टियों का ऑडिट करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सभी कार्य पुस्तकों और उनकी प्रविष्टियों के संचलन के लिए लेखांकन की पुस्तक में पंजीकृत हैं, सभी पुस्तकें उपलब्ध हैं और सभी प्रविष्टियाँ उनमें की गई हैं (आधारित) प्रासंगिक आदेशों पर)।
कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड में काम पर रखने, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के बारे में कार्यपुस्तिकाओं (आवेषण) से डुप्लिकेट प्रविष्टियां होनी चाहिए, और इसके आगे कर्मचारी के हस्ताक्षर होने चाहिए कि उसने इन रिकॉर्डों को पढ़ लिया है। कार्य पुस्तकें और उनके आवेषण को एक साथ तिजोरी में रखा जाना चाहिए। कार्य पुस्तकों के साथ कार्य कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के नियमों और कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुसार किया जाना चाहिए।
मुस्कुराने का एक पल
"विज्ञापन प्रबंधक" पद के लिए एक आवेदक के बायोडाटा का अंश
प्रमुख कौशल:
- गैर-मानक सोच (.--. .-......- -.. . .-......--. ---);
- एक टीम में काम करने की तत्परता (फुटबॉल टीम सहित);
- पांडित्य (हेगेल, गोगोल, बेबेल, बेबेल मेरी आंतरिक दृष्टि के सामने खड़े हैं);
- दृढ़ संकल्प (कट्टरता के बिना - अफसोस, सवोनारोला, मैं आपके साथ एक ही रास्ते पर नहीं हूँ);
- परिणामों के लिए काम करें (सवाल यह है कि आप क्या परिणाम चाहते हैं?)।
एक रिपोर्ट तैयार करना
अंत में, कार्मिक लेखापरीक्षा आयोजित करने के लिए आयोग कार्मिक रिकॉर्ड की वर्तमान स्थिति पर एक रिपोर्ट तैयार करता है, विश्लेषण करता है कि क्या लेखापरीक्षा के लक्ष्य हासिल किए गए हैं, पहचानी गई कमियों को रिकॉर्ड करता है, किए जाने वाले उपायों को निर्धारित करता है और निष्कर्ष निकालता है।
रिपोर्ट जितनी अधिक संपूर्ण और विस्तृत होगी, एचआर कर्मचारियों के लिए गलतियों को सुधारना उतना ही आसान होगा।
रिपोर्ट में शामिल हो सकते हैं:
- श्रम कानून द्वारा आवश्यक सभी दस्तावेजों की उपलब्धता का विश्लेषण;
- श्रम कानून की आवश्यकताओं के साथ दस्तावेज़ तैयारी के अनुपालन का विश्लेषण;
- संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की सामग्री का मूल्यांकन;
- कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए कार्मिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण;
- अभिलेखीय कानून की आवश्यकताओं के साथ दस्तावेजों के अनुपालन का विश्लेषण;
- विनियमों के विशिष्ट लेखों के लिंक जिनके तहत कंपनी ने उल्लंघन किया है;
- जोखिम मूल्यांकन: किन उल्लंघनों के कारण श्रम विवाद हो सकता है या निरीक्षण अधिकारियों को दंड देना पड़ सकता है;
- कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में त्रुटियों को ठीक करने के लिए सिफारिशें;
- कार्मिक दस्तावेजों के साथ आगे के काम में प्राथमिकताएँ निर्धारित करना।
इसे आमतौर पर एक दस्तावेज़ के रूप में प्रस्तुत किया जाता है जिसमें वर्णनात्मक भाग और उल्लंघनों और उनके उन्मूलन के लिए सिफारिशों वाली एक तालिका होती है, जिसे रिपोर्ट के परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जाता है।
रिपोर्ट ऑडिट ग्राहक (कंपनी के मुख्य कार्यकारी अधिकारी) को अनुमोदन और आगे की कार्रवाई के लिए प्रस्तुत की जाती है (पहचाने गए उल्लंघनों को ठीक करने के लिए आदेश जारी करना, इस काम को मानव संसाधन कर्मचारियों के बीच वितरित करना आदि)
आमतौर पर, ऑडिटर व्यक्तिगत रूप से रिपोर्ट प्रस्तुत करता है, क्योंकि स्पष्टीकरण और अतिरिक्त जानकारी की अक्सर आवश्यकता होती है।
परिणाम
कार्मिक लेखापरीक्षा का परिणाम आमतौर पर कार्मिक सेवा के लिए रिकॉर्ड रखने में पहचानी गई कमियों को खत्म करने के लिए एक कार्य योजना है, जो उनके सुधार के लिए समय सीमा और इसके लिए जिम्मेदार अधिकारियों को दर्शाता है।
इसके अलावा, अक्सर पहले ऑडिट के परिणामों के तुरंत बाद, दोबारा ऑडिट निर्धारित किया जाता है - यह सत्यापित करने के लिए कि पहचाने गए उल्लंघनों को ठीक कर लिया गया है।
एक कार्मिक लेखापरीक्षा उद्यम की कार्मिक नीति में स्पष्ट समस्याओं की पहचान करने में मदद करेगी। मुख्य जोर कर्मचारी सर्वेक्षण पर होना चाहिए, लेकिन केवल इतना ही नहीं।
लेख से आप सीखेंगे:
एक कार्मिक लेखापरीक्षा आपको किसी उद्यम की कार्मिक क्षमता के प्रबंधन की प्रभावशीलता के साथ-साथ सामाजिक और श्रम संबंधों को विनियमित करने की प्रबंधन की क्षमता का आकलन करने की अनुमति देती है।
कार्मिकों के कार्मिक लेखापरीक्षा के कार्यों में शामिल हैं:
अपने मुख्य लक्ष्य के साथ उद्यम की कार्मिक क्षमता का अनुपालन निर्धारित करना;
कंपनी के कर्मचारियों द्वारा नियामक ढांचे के सही उपयोग की जाँच करना;
इसके सामने आने वाली समस्याओं को शीघ्र हल करने के लिए कार्मिक प्रबंधन प्रणाली की प्रभावशीलता का विश्लेषण;
मानव संसाधन को प्रभावित करने वाले नकारात्मक कारकों का पता लगाना, साथ ही इस संबंध में उत्पन्न होने वाली समस्याओं का समाधान करना।
मानव संसाधन विभाग का ऑडिट
कार्मिक प्रबंधन सेवाओं का कार्मिक ऑडिट करते समय, मुख्य बात विभाग के कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना नहीं है, बल्कि सिस्टम में कमियों की पहचान करना है। एचआर प्रारंभ करें कार्मिक लेखापरीक्षाकर्मचारियों के सर्वेक्षण से बेहतर। इससे मानव संसाधन प्रबंधन सेवाओं के काम में कमजोरियों और ताकतों की पहचान करने में मदद मिलेगी।
सर्वेक्षण करने के लिए, उद्यम की कॉर्पोरेट संस्कृति से संबंधित प्रश्नों की एक सूची बनाएं। ऐसे प्रश्नों के उत्तरों के लिए धन्यवाद, यह जांचना संभव है कि क्या कार्मिक विभाग कर्मचारियों को संगठन के मूल्यों और नियमों का अर्थ बताने और इसकी रणनीति की समझ हासिल करने में सक्षम था।
इसके अलावा, आपको यह पता लगाना होगा कि कंपनी का संचार विभागों, प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच कितनी अच्छी तरह काम करता है। क्या कर्मचारी प्रोत्साहन प्रणाली (बोनस, बोनस) और सामाजिक पैकेज से संतुष्ट हैं?
इसके लिए प्रश्नों का उपयोग सामान्य दोनों तरह से किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, "क्या आप जानते हैं कि आपकी कंपनी का उद्देश्य क्या है?", और विशिष्ट - "जब आप पड़ोसी विभाग के अपने सहकर्मी के काम में त्रुटि देखते हैं तो आप क्या करते हैं" ?”
इसके अलावा, लाइन प्रबंधकों या विभाग प्रमुखों के साथ अलग-अलग साक्षात्कार आयोजित किए जाने चाहिए। यह कार्मिक प्रबंधन में मौजूदा समस्याओं की पहचान करेगा। साथ ही, बेंचमार्किंग पद्धति का उपयोग करें, यानी अपने उद्यम के समान प्रभागों के साथ प्रतिस्पर्धी कंपनियों में कॉर्पोरेट नियमों और कामकाजी परिस्थितियों की तुलना करें।
मानव संसाधन विभाग का ऑडिट
एचआर ऑडिट प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए सबसे पहले एचआर सेवा के काम का ऑडिट करने का आदेश जारी करें। आदेश निरीक्षण करने वाले व्यक्तियों को निर्दिष्ट करता है। इस उद्देश्य के लिए एक आयोग बनाने और उसमें एक कंपनी वकील को शामिल करने की सलाह दी जाती है।
सत्यापन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करें:
- कार्य पुस्तकें,
- व्यक्तिगत चीज़े,
- रोजगार संपर्क,
- समय पत्रक,
- स्टाफिंग टेबल,
- व्यक्तिगत कार्ड,
- अवकाश कार्यक्रम,
- कर्मियों के लिए आदेश.
अगले चरण में, दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का विश्लेषण करें, जांचें कि उद्यम में दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली कैसे व्यवस्थित की जाती है, क्या किताबें और लॉग बुक हैं। कई पत्रिकाओं की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, निरीक्षणों को रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल और उनके लिए कार्य पुस्तकों और प्रविष्टियों की गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक।
जाँचें कि दस्तावेज़ सही हैं। पत्रिकाओं पर लेस लगी होनी चाहिए, सभी शीटों पर क्रमांकन होना चाहिए, मोम सील से सील होना चाहिए और संगठन के प्रमुख द्वारा प्रमाणित होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि लॉग सुधार से मुक्त हैं।
निम्नलिखित स्थानीय नियमों की जाँच करें:
वेतन नियम,
आंतरिक श्रम नियम,
व्यापार रहस्यों पर प्रावधान.
देखें कि क्या उन पर कर्मचारियों और कंपनी प्रबंधक द्वारा उचित रूप से हस्ताक्षर किए गए हैं। स्थानीय नियमों की सामग्री की जाँच करें: क्या यह कानून का खंडन करता है, क्या यह स्थापित की तुलना में कर्मचारियों की स्थिति को खराब करता है। यदि कोई विसंगतियां हैं, तो एचआर से उन्हें तुरंत हल करने के लिए कहें।
भर्ती लेखापरीक्षा
कार्मिक चयन में मानव संसाधन सेवा के उच्च गुणवत्ता वाले कार्य को तीन बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:
रिक्तियों को शीघ्र भरना;
उच्च स्तर के व्यावसायिक प्रशिक्षण और अच्छे प्रदर्शन वाले कर्मचारियों की भर्ती करना;
ताकि उम्मीदवारों की खोज सस्ती हो और यथासंभव कम मानव संसाधन विशेषज्ञों की आवश्यकता पड़े।
इस प्रक्रिया को अनुकूलित करने में मदद करता है भर्ती लेखापरीक्षा. ऐसा करने के लिए, कर्मचारियों की भर्ती के लिए चरण-दर-चरण योजना बनाएं, जिसमें प्रत्येक चरण में भर्तीकर्ता के कार्यों का संकेत दिया जाए। इसके अलावा, योजना में उन चरणों को शामिल करना आवश्यक है जो दुर्लभ मामलों में होते हैं, उदाहरण के लिए, शीर्ष या विशिष्ट पदों की खोज करते समय।
आदर्श चयन योजना की वास्तविक से तुलना करें। देखें कि कौन से चरण गायब हैं और कौन से अनावश्यक हो सकते हैं (चित्र 1 देखें)।
जानिए नौकरी के विज्ञापन कितने आकर्षक होते हैं? आप इस बारे में स्टाफ से पूछ सकते हैं. पता करें कि वे उस समय कंपनी की रिक्ति की ओर क्यों आकर्षित हुए थे, उन्हें यह याद रखने के लिए कहें कि इसकी स्थिति कैसी थी। सभी का साक्षात्कार लेने की आवश्यकता नहीं है, प्रत्येक विभाग से 2-3 लोग पर्याप्त हैं, मुख्य बात यह है कि भर्ती में सबसे अधिक समस्याओं वाले कर्मियों की श्रेणी को कवर करना है।
विश्लेषण करें कि किन चरणों में और क्यों मानव संसाधन प्रबंधक उम्मीदवारों को खो देते हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई भर्तीकर्ता किसी आवेदक के साथ टेलीफोन साक्षात्कार आयोजित करता है, तो यह आकलन करना भी आवश्यक है कि आवेदक किस हद तक उपलब्ध रिक्ति की प्रमुख आवश्यकताओं को पूरा करता है। यदि जॉब प्रोफाइल के साथ 60% से अधिक अनुपालन निर्धारित किया जाता है, तो आवेदक को व्यक्तिगत साक्षात्कार के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए।
मूल्यांकन करें कि कार्यालय में किसी उम्मीदवार के साथ कैसे काम होता है। इसका विस्तार से वर्णन करना उचित है, उदाहरण के लिए, प्रश्नावली, प्रश्नावली, केस साक्षात्कार भरना। यह महत्वपूर्ण है कि पद के लिए आवेदक असहज महसूस न करें। मानव संसाधन प्रबंधक को पहले से सूचित करना होगा कि आवेदक को चयन के कितने चरणों का इंतजार है, वह किससे मिलेगा और इस पर निर्णय लेने में कितना समय लगेगा। इस तरह के खुले दृष्टिकोण से चयन प्रक्रिया के दौरान आवेदकों के अकेले चले जाने का जोखिम काफी कम हो जाता है।
यदि 70% से कम नए कर्मचारी अपनी परिवीक्षा अवधि पूरी करते हैं, तो जॉब प्रोफाइल अपडेट करें। यह संकेत दे सकता है कि अपर्याप्त रूप से योग्य कर्मियों की भर्ती की जा रही है; कर्मचारी कंपनी द्वारा अपेक्षित स्तर तक नहीं पहुंचते हैं। शायद समस्या यह है कि कार्य बहुत जटिल हैं। जांचें कि प्रबंधकों ने नवागंतुकों के लिए कौन से कार्य निर्धारित किए हैं। यदि प्रशिक्षण प्रदान किया जाता है, तो पता लगाएं कि नवागंतुक क्या परिणाम दिखाते हैं, प्रबंधकों से प्रतिक्रिया का विश्लेषण करें।
ऑडिट के दौरान पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या भर्तीकर्ता बाजार वेतन की निगरानी करते हैं? यदि नहीं, तो वेतन औसत स्तर से पीछे हो सकता है, और पेशेवर रिक्ति के लिए आवेदन नहीं करेंगे।
क्या आप ट्रैक कर रहे हैं कि आपकी कंपनी के लिए कौन से कर्मचारी खोज चैनल सबसे प्रभावी हैं? उम्मीदवारों में से वही सबसे प्रभावी होगा, इस प्रकार एक बायोडाटा की लागत सबसे कम है।
क्या भर्तीकर्ताओं का कार्यभार अधिक है या कम? औसतन, एक पूर्णकालिक विशेषज्ञ ऐसा कर सकता है। यदि प्रबंधक स्पष्ट रूप से अतिभारित हैं, तो विचार करें कि आप प्रक्रिया को कैसे स्वचालित कर सकते हैं।
एक कर्मचारी को काम पर रखने की इकाई लागत निर्धारित करें। पता लगाएँ कि किसी उद्यम को अपने भर्तीकर्ताओं का उपयोग करके एक रिक्ति भरने में औसतन कितना खर्च आता है (ऐसी गणना का एक उदाहरण देखें)। गणना करें कि तीसरे पक्ष की भर्ती एजेंसी का उपयोग करके एक कर्मचारी को भर्ती करने में कितना खर्च आएगा। सेवाओं के लिए सभी लागतों को परिवीक्षा अवधि पूरी करने वाले कर्मचारियों की संख्या से विभाजित करें, परिणामों का विश्लेषण करें।
कॉर्पोरेट मूल्यों का लेखापरीक्षा
कॉर्पोरेट मूल्यों का ऑडिट आपको उन मूल्यों की जांच करने की अनुमति देता है जो किसी कंपनी के पास पहले से हैं और यह आकलन करते हैं कि वे व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए कितने पर्याप्त हैं। यह वांछनीय है कि मूल्यों की सूची को व्यावसायिक लक्ष्यों, उद्यम रणनीति से जोड़ा जाए और कार्मिक प्रबंधन प्रणाली में बुना जाए। इस मामले में, कॉर्पोरेट मूल्य कर्मचारियों के वांछित व्यवहार को आकार देंगे।
प्रथम चरण।
पहले चरण में, पहले से मौजूद मान निर्धारित किए जाते हैं। साथ ही, आपको यह भी जानना होगा कि प्रबंधन और सामान्य कर्मचारी उनसे क्या मतलब रखते हैं, ताकि मूल्यों की व्याख्या में कोई विसंगतियां न हों।
चरण 2।
पता लगाएं कि क्या मूल्य रणनीतिक प्रबंधन और मानव संसाधन नीतियों के तत्वों के अनुरूप हैं। ऑडिट काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी की प्रबंधन रणनीति क्या है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी रणनीति बताती है कि आपको उत्पादन लागत कम करने की आवश्यकता है, तो आपको विश्लेषण करना चाहिए कि क्या मान इस बिंदु के अनुरूप हैं। जो मान मेल नहीं खाते उन्हें ऋण दिया जाता है।
चरण 3.
क्या कर्मचारियों के व्यक्तिगत मूल्य कॉर्पोरेट मूल्यों के अनुरूप हैं? कर्मचारियों के आंतरिक मूल्यों और दृष्टिकोण को श्वार्ट्ज प्रश्नावली, "कैरियर एंकर" तकनीक और "वैल्यू ओरिएंटेशन" परीक्षण का उपयोग करके निर्धारित किया जा सकता है।
कर्मचारियों का सर्वेक्षण करना और प्रेरणा कारकों की प्रभावशीलता को नियमित रूप से मापना भी आवश्यक है। चूंकि आंतरिक सेटिंग्स बदल सकती हैं. कॉर्पोरेट मूल्यों की प्रभावशीलता सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करती है कि वे कर्मचारियों के मूल्यों के अनुरूप हैं या नहीं।
चरण 4.
निर्धारित करें कि क्या कॉर्पोरेट मूल्य मानव संसाधन कार्यों में व्याप्त हैं
कॉर्पोरेट मूल्यों का प्रभाव मुख्य मानव संसाधन कार्यों पर महसूस किया जाना चाहिए:
- चयन,
- अनुकूलन,
- श्रमिक संगठन,
- श्रेणी,
- प्रेरणा,
- शिक्षा।
यदि प्रभाव स्पष्ट है, तो मूल्य विकसित हो रहे हैं और उद्यम में प्रासंगिकता पा रहे हैं, अन्यथा वे काम नहीं करेंगे। मूल्यांकन करें कि क्या मूल्य संगठन की नीतियों, प्रक्रियाओं और सेवा मानकों में व्याप्त हैं।
चरण 5.
अंतिम चरण में, कमियों और विकास के क्षेत्रों की खोज करने के बाद, संगठन में मूल्यों की भूमिका और कंपनी की रणनीति के अनुपालन को कैसे बढ़ाया जाए, इस पर कार्रवाई का एक कार्यक्रम विकसित करना आवश्यक है। आंतरिक HR ऑडिट के बारे में और पढ़ें।
अंत में, इस पर ज़ोर देना ज़रूरी है एचआर ऑडिटकिसी भी उद्यम का कार्य आयोग के सामने आने वाले कार्यों की पूरी समझ के साथ किया जाना चाहिए। निरीक्षण के परिणामस्वरूप, विशेषज्ञों को न केवल वर्तमान स्थिति का विश्लेषण प्रदान करना चाहिए, बल्कि समस्याओं को हल करने के लिए आवश्यक उपाय भी तैयार करना चाहिए।
नया युग, नई भूमिका
पेशेवर साहित्य में इस घटना के विभिन्न सूत्र हैं: कार्मिक प्रबंधन प्रणाली का ऑडिट, मानव पूंजी प्रबंधन प्रक्रियाओं का निदान, आदि। इस लेख में, उन सभी को "एचआर ऑडिट" नाम से जोड़ा जाएगा। सामान्य तौर पर, इसे कॉर्पोरेट, उद्योग और विधायी सिफारिशों, आवश्यकताओं और मानकों के साथ मानव संसाधन प्रबंधन प्रक्रियाओं के अनुपालन के नियमित और व्यवस्थित विश्लेषण के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। विश्लेषण के अलावा, एचआर ऑडिट को एचआर प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का भी मूल्यांकन करना चाहिए।
20वीं सदी में, HR कार्य काफी हद तक प्रशासनिक था, लेकिन 21वीं सदी की शुरुआत से, HR ने व्यवसाय के लिए रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण भूमिका निभानी शुरू कर दी है। तथ्य यह है कि मानव संसाधन प्रबंधन सेवाओं को लगातार बदलती पर्यावरणीय परिस्थितियों पर प्रतिक्रिया देनी होती है। मानव संसाधन आवश्यकताओं की रणनीतिक योजना धीरे-धीरे व्यवसाय चलाने का एक अभिन्न अंग बनती जा रही है और यह बहुत महत्वपूर्ण है कि मानव संसाधन कर्मचारियों को व्यवसाय की गहरी समझ हो।
एचआर ऑडिट का दायरा भी बदल रहा है। एक दशक पहले, यह अक्सर कार्मिक रिकॉर्ड के विश्लेषण और वर्तमान श्रम कानून के अनुपालन तक ही सीमित था। पहले की तरह, कई रूसी कंपनियां, विशेष रूप से छोटी कंपनियां, एचआर ऑडिट करते समय, कंपनी के एचआर दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली की स्थिति और एचआर दस्तावेज़ प्राप्त करने, बनाने और तुरंत संग्रहीत करने के लिए इसके मौजूदा मानकों, प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकियों का आकलन करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं।
आज, मानव संसाधन प्रबंधन प्रक्रियाएं बहुत व्यापक हैं और एचआर ऑडिट में शामिल हैं, हालांकि यह उन तक सीमित नहीं है। इस प्रकार, एचआर ऑडिट में कार्मिक नियोजन और मानकीकरण प्रणाली शामिल है; इसका आकर्षण, चयन, अनुकूलन; प्रतिधारण और प्रेरणा; आकलन; भविष्य की योजना; कर्मचारियों से "अलग होना"; आंतरिक संचार; मानव संसाधन प्रक्रियाओं का स्वचालन; आंतरिक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन; कानूनी आवश्यकताओं के साथ प्रथाओं और प्रणालियों का अनुपालन।
पश्चिमी कंपनियों में, महत्वपूर्ण मानव संसाधन प्रबंधन प्रक्रियाएं जो नियमित ऑडिट के अधीन हैं, वे हैं ट्रेड यूनियनों के साथ बातचीत की प्रणाली, साथ ही कर्मचारी सुरक्षा और स्वास्थ्य की प्रणाली और कानून का अनुपालन। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, नियोक्ताओं को समान रोजगार अवसर (समान अवसर रोजगार), अमेरिकी विकलांगता अधिनियम, कार्यस्थल में भेदभाव और उत्पीड़न की अनुपस्थिति को सुनिश्चित करने आदि कानूनों का पालन करना आवश्यक है।
कभी-कभी कंपनियां एचआर ऑडिट के हिस्से के रूप में कॉर्पोरेट संस्कृति को शामिल करती हैं। बेशक, यह मानव संसाधन प्रक्रियाओं को प्रभावित करता है और काफी हद तक उनकी स्थिति निर्धारित करता है। लेकिन कॉर्पोरेट संस्कृति का अध्ययन एक बड़ा स्वतंत्र विषय है जिसके लिए अपने दृष्टिकोण और कार्यप्रणाली की आवश्यकता होती है। यह आंकड़ा योजनाबद्ध रूप से उन प्रक्रियाओं को दिखाता है जिन्हें एचआर ऑडिट में शामिल करने की सलाह दी जाती है।
एचआर ऑडिट इतना डरावना नहीं है
कंपनियां दो मुख्य उद्देश्यों के लिए एचआर ऑडिट करती हैं। सबसे पहले, कानूनी और उद्योग की आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करना, सरकारी एजेंसियों से दावों के जोखिम को कम करना। दूसरा, संगठनात्मक विकास को प्रोत्साहित करना। यदि किसी कंपनी के मन में ये दोनों लक्ष्य हैं, तो एचआर ऑडिट वह प्रक्रिया हो सकती है जो एचआर फ़ंक्शन के परिवर्तन को संचालित करती है और इसे व्यवसाय के लिए काम करती है। व्यवहार में, दूसरा लक्ष्य या तो निर्धारित नहीं किया जाता है या दबा दिया जाता है। तदनुसार, कर्मचारियों की स्वाभाविक चिंता है कि अप्रभावी कर्मचारियों को खोजने और नौकरी से निकालने के उद्देश्य से एचआर ऑडिट किया जाता है। इस मामले में, लोग यह सुनिश्चित करने के लिए सब कुछ करेंगे कि मानव संसाधन प्रक्रियाओं की कमजोरियों के बारे में जानकारी लेखा परीक्षकों तक न पहुंचे। प्रक्रिया में कर्मचारी की भागीदारी और उसमें विश्वास कम हो जाता है, और इस मामले में विश्वसनीय परिणाम प्राप्त करने की संभावना तेजी से कम हो जाती है।
एक प्रभावी एचआर ऑडिट के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों को पता चले कि लक्ष्य उन लोगों को दंडित करना या नौकरी से निकालना नहीं है जिन्होंने एचआर प्रक्रियाओं में कोई गलती की है, बल्कि संगठन का विकास और सुधार करना है। केवल इस मामले में ही कर्मचारियों और लेखा परीक्षकों के बीच खुली बातचीत हो सकती है, चाहे वह आंतरिक हो या बाहरी।
कार्यान्वयन के क्षण के दृष्टिकोण से, दो प्रकार के एचआर ऑडिट को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: अनिर्धारित और नियोजित। अनिर्धारित निरीक्षण आमतौर पर प्रबंधन टीम में बदलाव और नए मानव संसाधन निदेशक की नियुक्ति की स्थिति में किए जाते हैं।
एक नियोजित एचआर ऑडिट में सभी मौजूदा एचआर प्रथाओं और प्रक्रियाओं का नियमित व्यवस्थित विश्लेषण शामिल होता है। बेशक, कानून के साथ प्रक्रियाओं के अनुपालन की निगरानी लगातार की जानी चाहिए, इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि हमारा कानून अक्सर बदलता रहता है। हालाँकि, आंतरिक HR प्रक्रियाओं की उपेक्षा नहीं की जा सकती। उन्हें हर तीन से चार साल में एक बार आयोजित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि इस दौरान कंपनी आमतौर पर रणनीतिक परिवर्तन जमा करती है, जिसे एचआर प्रक्रियाओं के पास समय पर पकड़ने के लिए हमेशा समय नहीं होता है। लेकिन व्यवहार में, कंपनियां, एक नियम के रूप में, ऐसा कम या बिल्कुल नहीं करती हैं, और अगला एचआर ऑडिट नए एचआर निदेशक और नई प्रबंधन टीम की पहल पर किया जाता है।
कंपनियां आंतरिक रूप से (एचआर विभाग की मदद से) और बाह्य रूप से (तीसरे पक्ष के सलाहकारों की भागीदारी के साथ) एचआर ऑडिट करती हैं। दोनों दृष्टिकोणों के अपने पक्ष और विपक्ष हैं। उन्हें तालिका में संक्षेपित किया गया है।
दोनों दृष्टिकोणों को मिलाकर इष्टतम एचआर ऑडिट परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं। अब इस विचार को त्यागने का समय आ गया है कि सलाहकारों को प्रबंधन को शामिल किए बिना या उसके साथ बातचीत किए बिना, विशेष रूप से अपने दम पर परियोजनाओं को लागू करना चाहिए। किसी भी मामले में, सबसे महत्वपूर्ण बात एक इच्छुक आंतरिक ग्राहक, परियोजना के "प्रायोजक" की उपस्थिति है। आख़िरकार, यह उन पर ही निर्भर करता है कि सिफ़ारिशों में प्रस्तावित बदलाव अंततः लागू होंगे या नहीं।
पूरी तरह से योजना के अनुसार
एचआर ऑडिट प्रक्रिया में आम तौर पर पांच मुख्य चरण शामिल होते हैं। इनमें आयोजन के लिए सीधी तैयारी, डेटा एकत्र करना, उसका विश्लेषण करना, निष्कर्ष और सिफारिशें तैयार करना और प्रबंधन को एक रिपोर्ट प्रदान करना शामिल है। आइए प्रत्येक चरण पर क्रमिक रूप से विचार करें।
पहला कदम यह निर्धारित करना है कि ऑडिट का उद्देश्य क्या है और इसमें कौन सी प्रक्रियाएं और प्रथाएं शामिल होनी चाहिए। इस समय, एक कार्य समूह बनाना, उसके प्रत्येक प्रतिभागियों की भूमिकाओं को परिभाषित करना, कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार आयोजित करने के लिए ऑडिट और प्रश्नावली के लिए आवश्यक जानकारी की एक सूची तैयार करना आवश्यक है। डेटा संग्रह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि एकत्र की गई जानकारी की गुणवत्ता निष्कर्षों की वैधता को काफी हद तक निर्धारित करेगी। जानकारी एकत्र करने की निम्नलिखित विधियाँ आम हैं: सभी मानव संसाधन प्रक्रियाओं पर आंतरिक दस्तावेज़ीकरण का विश्लेषण; अभिविन्यास और विशेषज्ञ साक्षात्कार; मात्रात्मक और गुणात्मक डेटा विश्लेषण; मॉडलिंग. प्रक्रियाओं की गुणवत्ता को समझने के लिए आवश्यक आंतरिक दस्तावेज़ीकरण की उपस्थिति एक अनिवार्य लेकिन पर्याप्त शर्त नहीं है। यदि किसी कंपनी, विशेष रूप से बड़ी कंपनी के पास कई प्रक्रियाओं के लिए कार्मिक दस्तावेज़ीकरण नहीं है, तो यह लेखा परीक्षकों के लिए एक महत्वपूर्ण संकेत है: सबसे अधिक संभावना है, कार्मिक प्रबंधन प्रक्रियाएं खराब रूप से संरचित हैं। साथ ही, ऐसे मामले भी होते हैं जब विनियमों, नौकरी विवरण और अन्य आंतरिक दस्तावेज़ीकरण में सब कुछ अच्छी तरह से लिखा, सुलभ और समझने योग्य होता है, लेकिन व्यवहार में कुछ भी नहीं देखा जाता है। एक समानांतर वास्तविकता सामने आती है जिसमें मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी रहते हैं। उनका दावा है कि कंपनी में सभी प्रक्रियाएं ठीक से की जाती हैं, जिसका अर्थ है कि उनके लिए दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता है। लेकिन कंपनी के कर्मचारी हर चीज को अलग तरह से देखते हैं और इस बात को लेकर हैरान हैं कि हम किस तरह की अच्छी तरह से काम करने वाली एचआर प्रक्रियाओं के बारे में बात कर रहे हैं। शब्द "ऑडिट" लैटिन ऑडायर से आया है - "सुनना।" यह कोई संयोग नहीं है कि कंपनी के कर्मचारियों के साथ विशेषज्ञ साक्षात्कार की विधि, जो आपको प्रत्यक्ष जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देती है, ऑडिट करने के सबसे महत्वपूर्ण तरीकों में से एक है। यह विधि आपको यह समझने की अनुमति देती है कि एचआर प्रक्रियाएं वास्तविकता में कैसे काम करती हैं, कागज पर नहीं। जैसा कि पहले जोर दिया गया है, वास्तविकता की वस्तुनिष्ठ तस्वीर प्राप्त करने के लिए, कंपनी के कर्मचारियों को ऑडिट के उद्देश्य के बारे में बताना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि प्रदान की गई जानकारी का स्रोत गोपनीय रखा जाए।
डेटा एकत्र करने के बाद मात्रात्मक और गुणात्मक विश्लेषण करना आवश्यक है। इस चरण के दौरान, यह समझना भी आवश्यक है कि क्या कंपनी बदलाव के लिए तैयार है और परिवर्तन के संभावित प्रतिरोध की संभावना का आकलन करना भी आवश्यक है।
रूसी कंपनियों में, विभिन्न कारणों से, मानव संसाधन प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का आकलन करते समय, ध्यान अक्सर प्रक्रिया और खर्चों, कर्मचारियों आदि की संख्या पर होता है, लेकिन प्रक्रियाओं के परिणाम और गुणवत्ता (प्रशिक्षण, भागीदारी, प्रेरणा) पर नहीं कार्मिकों का) साथ ही, यह अंतिम परिणाम है जो हमें किसी विशेष प्रक्रिया की प्रभावशीलता और कंपनी की रणनीति के कार्यान्वयन में इसके योगदान का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।
साक्षात्कार के दौरान प्राप्त गुणात्मक डेटा के विश्लेषण में भी कुछ कठिनाइयाँ हैं। कभी-कभी ऑडिटर और कर्मचारी एक ही शब्द से पूरी तरह से अलग अवधारणाओं का मतलब रखते हैं। ऐसा भी होता है कि कर्मचारी लेखा परीक्षकों को सटीक और समझने योग्य जानकारी प्रदान करते हैं, लेकिन आंतरिक रूप से वे इससे सहमत नहीं होते हैं। यदि यह कुछ कामकाजी मुद्दों से संबंधित है, तो कर्मचारी के साथ संचार के माध्यम से ऐसी अस्वीकृति को काफी जल्दी हल किया जा सकता है। हालाँकि, यदि अधिकांश लोग संगठन के मूल मूल्यों से सहमत नहीं हैं, तो यह रणनीति के सफल कार्यान्वयन के लिए खतरा पैदा कर सकता है, और लेखा परीक्षकों को ऐसे मुद्दों की पहचान करने और कंपनी के लिए उनके जोखिम की डिग्री का आकलन करने में सक्षम होना चाहिए।
निष्कर्ष और अनुशंसा चरण के दौरान, ऑडिटर अपने कानून, उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं और कंपनी के विकास और रणनीति के अनुपालन के संदर्भ में प्रत्येक एचआर प्रक्रिया की ताकत और कमजोरियों का सारांश तैयार करते हैं। न केवल बाहरी, बल्कि आंतरिक परिप्रेक्ष्य को भी ध्यान में रखना बहुत महत्वपूर्ण है और सर्वोत्तम प्रथाओं की आँख बंद करके नकल करने की कोशिश न करें: परिपक्व कंपनियों का अनुभव स्टार्टअप के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है।
इसके अलावा, ऑडिटर वर्तमान में एचआर प्रथाओं और प्रक्रियाओं के आदर्श प्रतिनिधित्व के बीच अंतराल की पहचान करते हैं। साथ ही इस स्तर पर, कार्मिक प्रबंधन प्रक्रियाओं में सुधार के उपाय प्रदान किए जाने चाहिए, उनका बजट, कार्यान्वयन समय-सीमा और जिम्मेदार व्यक्तियों का निर्धारण किया जाना चाहिए। सभी उपायों से, यह सबसे जटिल प्रक्रिया है। इसके लिए लेखापरीक्षकों को मूल्यांकन और सिफ़ारिशों के संदर्भ में उल्लेखनीय विद्वता, संतुलित स्थिति और परिपक्वता प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है।
एचआर ऑडिट के परिणामों के आधार पर, कार्य समूह, एक नियम के रूप में, एक रिपोर्ट तैयार करता है जिसे वह प्रबंधन को प्रदान करता है। आदर्श रूप से, न केवल एचआर निदेशक, बल्कि कंपनी के सीईओ को भी उनकी बात सुननी चाहिए। इस प्रक्रिया में उनकी भागीदारी से एचआर ऑडिट को अधिक वैधता मिलेगी और सिफारिशों को लागू करना शुरू करना आसान हो जाएगा। प्रबंधन को रिपोर्ट प्रस्तुत करने के साथ ही कार्य समाप्त नहीं हो जाता। कंपनियों को एक सामान्य गलती के प्रति आगाह करना आवश्यक है: यह विश्वास कि एचआर ऑडिट के परिणामों के आधार पर सलाहकारों और एक संयुक्त कार्य समूह द्वारा तैयार की गई सिफारिशें अपने आप लागू की जाएंगी। दुर्भाग्य से, या शायद सौभाग्य से, एचआर ऑडिट पूरा होने के बाद, मुख्य काम अभी शुरू हो रहा है, और कंपनी के कर्मचारियों के लिए कोई भी ऐसा नहीं करेगा। एचआर ऑडिट का मुख्य परिणाम प्रस्तावित सिफारिशों और कई परिष्कृत व्यावसायिक संकेतकों के कार्यान्वयन की शुरुआत होना चाहिए।
लक्ष्य की ओर
एचआर ऑडिट के दौरान निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:
- कंपनी में मौजूदा मानव संसाधन कार्यों और प्रणालियों की स्थिति को समझें;
- समझें कि यह स्थिति कंपनी की रणनीति और उसके विकास के चरण के साथ-साथ स्थापित उद्योग प्रथाओं और वर्तमान कानून से कैसे मेल खाती है;
- परिवर्तन और विकास की आवश्यकता वाली शक्तियों और क्षेत्रों की पहचान करना;
- कंपनी के लिए प्रमुख जोखिमों की पहचान करना और उन्हें कम करने के लिए सिफारिशें तैयार करना;
- एचआर प्रक्रियाओं को वर्तमान स्तर से लक्ष्य स्तर तक स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक गतिविधियों और संगठनात्मक परिवर्तनों का निर्धारण करें।
सफलता के पांच घटक
किसी कंपनी की एचआर प्रक्रियाओं को बदलने के लिए एचआर ऑडिट एक प्रभावी उपकरण बन सकता है, लेकिन कई शर्तों के अधीन। इसमे शामिल है:
- ऑडिट के मुख्य उद्देश्य के रूप में संगठनात्मक प्रभावशीलता को बदलना और सुधारना;
- सर्वोत्तम प्रथाओं वाले आंतरिक कर्मचारियों और सलाहकारों के मिश्रित कार्य समूह का गठन;
- परियोजना के आंतरिक प्रायोजक (ग्राहक) की उपस्थिति;
- प्रस्तावित सिफ़ारिशों का कार्यान्वयन;
- नियमित लेखापरीक्षा और, यदि आवश्यक हो, मौजूदा प्रथाओं का संशोधन।
