Привіт, дорогі друзі! В діловому листі важливо використовувати правильний стиль і тон мови. Тому варто уникати:

• розмовних виразів, сленгу і жаргону
• скорочень (I'm; it's; do not і т. д., використовуйте повні форми)
• емоційно забарвлених слів - terrible (жахливий), rubbish (нісенітниця) і т. д.

Структура листа англійською мовою:

1. Адреса відправника (sender's address)
2. Дата (date)
3. Адреса одержувача (inside address)
4. Звернення (salutation)
5. Вступ (opening sentence)
6. Основний текст (body of the letter)
7. Висновок (closing sentence)
8. Заключна ввічлива фраза (complimentary close)
9. Підпис відправника (signature)
10. Додаток (enclosure)

Приклад ділового листа

Стандартні вирази в діловому листуванні

1. Звернення
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(Якщо вам не відомо ім'я адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(Якщо вам відомо ім'я адресата; в тому випадку коли ви не знаєте сімейний стан жінки слід писати Ms, грубою помилкою є використання фрази "Mrs or Miss")
Dear Frank,	(У зверненні до знайомої людини)
2. Вступ, попереднє спілкування.
Thank you for your e-mail of (date) ...	Спасибі за ваш лист від (числа)
Further to your last e-mail ...	Відповідаючи на ваш лист ...
I apologise for not getting in contact with you before now ...	Я прошу вибачення, що до сих пір не написав вам ...
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибі за ваш лист від 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Щодо вашого листа від 23 Марта
With reference to your advertisement in "The Times"	Щодо вашої реклами в Таймс
3. Вказівка \u200b\u200bпричин написання листа
I am writing to enquire about	Я пишу вам, щоб дізнатися ...
I am writing to apologise for	Я пишу вам, щоб вибачитися за ...
I am writing to confirm	Я пишу вам, що б підтвердити ...
I am writing in connection with	Я пишу вам в зв'язку з ...
We would like to point out that ...	Ми хотіли б звернути вашу увагу на ...
4. Прохання
Could you possibly ...	Не могли б ви…
I would be grateful if you could ...	Я був би вдячний вам, якби ви ...
I would like to receive	Я б хотів отримати ......
Please could you send me ...	Чи не могли б ви вислати мені ...
5. Угода з умовами.
I would be delighted to ...	Я був би радий …
I would be happy to	Я був би щасливий…
I would be glad to	Я був би радий…
6. Повідомлення поганих новин
Unfortunately ...	На жаль…
I am afraid that ...	Боюся, що…
I am sorry to inform you that	Мені важко повідомляти вам, але ...
7. Додаток до листа додаткових матеріалів
We are pleased to enclose ...	Ми із задоволенням вкладаємо ...
Attached you will find ...	В прикріпленому файлі ви знайдете ...
We enclose ...	Ми докладаємо ...
Please find attached (for e-mails)	Ви знайдете прикріплений файл ...
8. Висловлювання подяки за проявлений інтерес.
Thank you for your letter of	Дякую за Ваш лист
Thank you for enquiring	Дякую за проявлений інтерес…
We would like to thank you for your letter of ...	Ми хотіли б подякувати вам за ...
9. Перехід до іншої теми.
We would also like to inform you ...	Ми так само хотіли б повідомити вам про ...
Regarding your question about ...	Щодо вашого питання про ...
In answer to your question (enquiry) about ...	У відповідь на ваше запитання про ...
I also wonder if ...	Мене також цікавить ...
10. Додаткові питання.
I am a little unsure about ...	Я трохи не впевнений в ...
I do not fully understand what ...	Я не до кінця зрозумів ...
Could you possibly explain ...	Чи не могли б ви пояснити ...
11. Передача інформації
I'm writing to let you know that ...	Я пишу, щоб повідомити про ...
We are able to confirm to you ...	Ми можемо підтвердити ...
I am delighted to tell you that ...	Ми із задоволення повідомляємо про ...
We regret to inform you that ...	На жаль, ми змушені повідомити вам про ...
12. Пропозиція своєї допомоги
Would you like me to ...?	Чи можу я (зробити) ...?
If you wish, I would be happy to ...	Якщо хочете, я з радістю ...
Let me know whether you would like me to ...	Повідомте, якщо вам знадобиться моя допомога.
13. Нагадування про намічену зустріч або очікування відповіді
I look forward to ...	Я з нетерпінням чекаю,
hearing from you soon	коли зможу знову почути вас
meeting you next Tuesday	зустрічі з вами в наступний вівторок
seeing you next Thursday	зустрічі з вами у четвер
14. Підпис
Kind regards,	З повагою…
Yours faithfully,	Щиро Ваш (якщо ім'я людини Вам невідомо)
Yours sincerely,	(Якщо ім'я Вам відомо)

Як відповідати на скарги

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I'm terribly sorry for the problems you're experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose that we offer you some sort of compensation.
5. I'll make sure that it gets done by the end of the week.
6. That must have been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize for our part in this.

Тепер ви відповідайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company's fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? - Big Train - BBC comedy

Незважаючи на те, що сьогодні перевага за електронними листами, обійтися без традиційної пошти в деяких випадках просто неможливо. Як в звичайному житті, так і по роботі нам часто доводиться стикатися з оформленням офіційних документів.

Знання про те, як правильно написати офіційного листа англійською мовою знадобляться в багатьох випадках. Наприклад, скласти супровідний лист до резюме або для університету, написати діловий лист в банк або консульство, та й у багатьох інших.

З цієї статті ви дізнаєтеся, як написати і оформити діловий лист англійською мовою з прикладами і перекладом. А також, які існують правила бізнес-листування і які фрази допоможуть в складанні офіційних листів.

Види ділових листів

Офіційні листи можна розділити на кілька основних категорій:

\u003e Congratulation letter - лист-привітання

Наприклад, з підвищенням по службі колезі або зі святом для партнера по бізнесу.

\u003e Thank-you letter - лист-подяку

Відправляється в подяку, наприклад, співробітнику за хорошу роботу.

\u003e Commercial offer - Комерційна пропозиція

Прямує фірмам з пропозицією про співпрацю.

\u003e Acceptance letter - лист-підтвердження

Цей лист про те, що ви готові прийняти запропоновану вам посаду

\u003e Application - Заява

Заява може бути різних форм, але зазвичай використовується в листуванні про роботу, коли ви пропонуєте свою кандидатуру на відкриту вакансію.

\u003e Complaint letter - лист-скарга

Відправляється в компанію або фірму, товаром або послугою якої ви залишилися незадоволені.

\u003e Enquiry letter - лист-запит

Пишеться в компанію для того, щоб дізнатися про товар, послугу або, наприклад, поцікавитися наявністю вакансій в компанії.

\u003e Refusal letter - лист-відмова

Містить відмову в наданні інформації, можливість прийняти кандидата на роботу і т.п.

І інші, більш вузькоспеціалізовані види ділових повідомлень.

Загальні правила офіційного листування

Діловий етикет і принципи офіційного спілкування однакові в різних країнах. Приблизно за одними і тими ж шаблонами складаються скарги в банк як в Росії, так і в Англії. По одному і теж принципом пишуться ділові листи як в Японії, так і в Німеччині.

Тому досить один раз навчитися правильно складати офіційний лист англійською мовою - і ці знання будуть виручати вас все життя.

Діловий лист має бути:

• правильно оформленим
• Коротким і змістовним
• написаним грамотно
• Ввічливим, навіть якщо це скарга

Якщо ви складаєте відповідь на якесь офіційний лист або запит - зверніть увагу на те, в якому тоні воно написано, як оформлено і які формулювання в ньому використовуються. Це допоможе вам при складанні відповідного листа.

Стиль ділового листування

В офіційних документах важливо дотримуватися загальноприйнятих мовні норми і не дозволяти собі вольностей. Не варто використовувати сленг, скорочення і особливо емоційні слова.

Завжди зберігайте діловий тон і проявляйте повагу до адресата. У діловій англійській мові часто використовуються модальнідієслова для надання мови офіційності.

Наприклад, замість «Please, send me ...» ( «Будь ласка, надішліть мені ...») краще написати: «I would be grateful if you could send me ...» ( «Я був би вам вдячний, якби ви змогли вислати мені ... »).

І звичайно, намагайтеся уникати великих і громіздких мовних конструкцій. Дотримуйтесь простим правилом: не впевнені в значенні слова або правильності фрази - не пишіть. Краще переформулювати пропозицію, ніж заплутати одержувача.

Структура ділового листа в англійській мові

В Англії існує ряд правил, орієнтуючись на які можна скласти будь-яку офіційну звернення.

Листи, які надсилаються поштою від імені організації повинні бути надруковані на фірмовому бланку з зазначенням реквізитів.

Адреса

Адреса відправника розташовується, як правило, у верхньому правому куті. У ньому може бути вказана назва компанії, фізичну адресу і контакти. Власне ім'я відправника може не вказуватися, якщо лист написано від імені компанії.

Адреса одержувача розташовується на аркуші зліва, нижче адреси відправника.

Приклад написання адреси відправника і одержувача:

134-146 Curtain Rd

Дата

Розташування дати - досить вільне. Зазвичай ставиться нижче або вище адреси одержувача.

Порада: зверніть увагу на формат дати. У США і Великобританії дати пишуться по-різному. У США спочатку пишуть місяць, а потім - дату. Наприклад, 10.26.17 \u003d October 26 2017.

Якщо лист confidential (має конфіденційний характер), то зазвичай це вказується до початку рядка з адресою.

звернення

Якщо вам відомо ім'я адресата і його посаду - обов'язково вказуйте його на початку листа.

• Mr - звернення до чоловіка (Dear Mr Smith)
• Mrs - звернення до заміжньої жінки (Dear Mrs Smith)
• Miss - звернення до незаміжньої дівчини (Dear Miss Smith)

Останнім часом вважається некоректним наголошувати сімейний стан жінки. Замість цього можна використовувати нейтральне звернення Ms (Dear Ms Smith).

Якщо ім'я невідоме, то можна використовувати нейтральні Dear Sir або Dear Madam.

Порада: зверніть увагу на пунктуацію.

У британському англійською після Mr / Mrs / Miss / Ms крапка не ставиться, а після імені йде кома.

Dear Mrs Smith,

В американському англійською після Mr / Mrs / Miss / Ms ставиться крапка, а після імені йде двокрапка.

Dear Mrs. Smith:

Якщо ви пишете від свого імені - то використовуєте I (я), якщо від імені компанії - то we (ми).

Також, якщо ви пишете лист компанії або в фірму і не знаєте імені одержувача листа - використовуйте нейтральне звернення Dear Sir / Madam (Шановні панове).

Перед відправкою листа обов'язково переконайтеся, що ім'я одержувача вказано вірно. Ніщо не може так зіпсувати перше враження від офіційного листа, як помилка в імені при особистому зверненні.

Якщо контакт з одержувачем вже налагоджений - після звернення не зайвим буде додати ввічливу фразу. наприклад,

Hope you are well! - Надіюсь у вас все добре!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мені було приємно зустрітися з вами на конференції минулого тижня

I hope you are enjoying your business trip - Сподіваюся, ви насолоджуєтеся вашої діловою поїздкою

Congratulations on your promotion! - Вітаю з підвищенням!

Якщо ви складаєте лист в продовження до попередньої листуванні, зустрічі або телефонної розмови, то можна вжити наступні вступні фрази:

Thank you for your prompt response - Дякую вам за ваш швидку відповідь

Thank you for your message - Дякуємо вам за ваше повідомлення

With reference to your last phone call ... - Посилаючись на ваш останній телефонний дзвінок, ...

Further to our conversation ... - У продовження нашої розмови ...

Офіційний лист має бути простим, зрозумілим і коротким.

У першому абзаці слід чітко визначити мету листи: запит, скарга, звернення, пропозицію співпраці і т.д.

Зазвичай він починається з вступної фрази «I am writing ...» (Я пишу, ...). Писати листа можна з різними цілями. наприклад:

to enquire about ... - щоб дізнатися про ...

to apologize for ... - щоб вибачитися за ...

in connection with ... - в зв'язку з ...

in reference to ... - відносно ...

to get more details about ... - щоб уточнити деталі ...

to explain - щоб пояснити

to remind - щоб нагадати

to congratulate - щоб привітати

to request - щоб зробити запит

to inform - щоб проінформувати

Інші варіанти початку листа:

I apologize for ... - Я перепрошую за ...

I confirm that ... - Я підтверджую, що ...

I would like to clarify ... - Я хотів би уточнити ...

I kindly ask you to ... - Прошу вас ...

Другий абзац повинен розкривати суть першого і пояснити саму мету листи. Викладайте думки по суті і уникайте непотрібних фактів і мовних зворотів.

У заключному абзаці слід писати про те, яких дій або результату ви чекаєте від одержувача листа. Це може бути прохання повернути товар, запрошення на зустріч, запит додаткової інформації і т.д.

Не варто перевантажувати лист особистими займенниками. Краще звернути увагу на одержувача, особливо якщо цей лист від імені фірми. Будьте люб'язні і уважні до людини, якій пишіть - це допоможе створити гарне враження і налагодити корисні довгострокові контакти.

завершення листа

На закінчення не забудьте подякувати одержувача і висловити надію на швидку відповідь.

Зробити це можна за допомогою фраз:

Thank you for your interest in ... - Дякуємо вам за ваш інтерес до ...

I am looking forward to your confirmation - З нетерпінням чекаю вашого підтвердження

I shall be pleased to answer your questions - Я буду радий відповісти на ваші запитання

Please, inform me / let me know in the shortest time possible ... - Будь ласка, повідомте мені в найкоротші терміни ...

Your early reply will be appreciated- Будемо вдячні за швидку відповідь

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - З нетерпінням чекаємо на відповідь від вас незабаром / в найближчому майбутньому

В кінці листа можна використовувати стандартну фразу для підпису - Yours faithfully / Kind regards (З повагою). Особливо, якщо пишіть лист в компанію. Якщо вам відомо ім'я одержувача і контакт з ним уже налагоджений - можна підписати лист фразою Yours sincerely (Щиро Ваш).

Якщо ви добре знайомі з одержувачем - можна використовувати різні варіанти фрази «З найкращими побажаннями»: Best wishes або Warmest regards.

Після прощання ставиться кома, а ім'я та прізвище відправника пишуться з нового абзацу. Якщо ви вказуєте посаду і назву компанії - краще також почати з нового абзацу. Розділові знаки в кінці цих рядків не потрібні.

Якщо це електронний лист - то цієї фрази і підписи з вашими контактними даними буде досить.

Якщо це звичайний лист - залиште нижче рядок для розпису і поряд з нею надрукуйте своє ім'я та прізвище.

Корисні фрази для складання офіційного листа англійською мовою з перекладом

Ділове листування не схожа на звичайний діалог, а й в ній є мовні звороти, які допоможуть передати думку офіційно і в нейтральному тоні. Зверніть увагу на наступні обороти, часто використовуються в офіційних документах:

In view of the fact that ... - З огляду на те, що ...

Further to / In addition to ... - На додаток до ...

Depending on the ... - Залежно від ...

Otherwise - В іншому випадку

In consequence of ... - У результаті, внаслідок ...

In case of need - У разі необхідності

Furthermore - До того ж, крім того

Despite of all efforts - Незважаючи на всі зусилля

In regard to ... - Щодо ...

As soon as possible - Якомога швидше

Under present circumstances - За даних обставин

According to ... - Згідно з ...

Nevertheless - Проте

Seeing that ... - З огляду на, що ...

Unlike ... - На відміну від ...

Корисні фрази для офіційних листів англійською мовою з перекладом:

Thank you for your letter - Дякую вам за ваш лист

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продовження нашої розмови

Please accept my sincere gratitude - ласка, прийміть мою щиру подяку

I'm very obliged to you - Я вам дуже зобов'язаний

In response to your request - У відповідь на ваш запит

In conformity with your instruction - Відповідно до ваших вказівок

In accordance with the terms of our agreement - Відповідно до умов нашої угоди

We are writing to inform you ... - Ми пишемо, щоб повідомити вам ...

I regret to inform you ... - На жаль, повідомляю вам ...

I have been informed that ... - Мені повідомили, що ...

We confirm that ... - Ми підтверджуємо, що ...

We are obliged for your letter of - Ми вдячні за ваш лист

Returning to our correspondence ... - Повертаючись до нашої листуванні ...

This is to inform you that ... - Інформую вас про те, що ... / Справжнім ставимо вас до відома про те, що ...

With reference to your inquiry / letter - Посилаючись на ваш запит / ваш лист

I have the pleasure to inform you ... - Я маю задоволення повідомити вам, що ...

Thank you for your prompt attention to this matter - Дякуємо вам за негайне увагу до цього питання

We are very sorry to hear that ... - Нам дуже шкода чути, що ...

Please accept our apologies for ... - Будь ласка, прийміть наші вибачення за ...

To compensate for the inconvenience caused ... - Для відшкодування завданих незручностей / Щоб компенсувати незручності, викликані ...

We apologize for delay - Ми вибачаємося за затримку

Excuse my disturbing you - Вибачте за турботу

Please keep us informed - Просимо тримати нас в курсі

Please note - ласка, прийміть до відома

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Ми дякуємо вам і сподіваємося незабаром отримати відповідь від вас

In the light of the above we are ... - Зважаючи на вищенаведене, ми ...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Ми будемо вдячні за ваше взаємодія в цьому питанні

We will be obliged for an early reply - Будемо вдячні за швидку відповідь

We are awaiting your reply as soon as possible - Ми очікуємо відповіді від вас так скоро, як буде можливо

We would ask you to accelerate your reply - Ми просимо вас прискорити ваш відповідь

We would ask you to acknowledge the receipt of ... - Ми просимо вас підтвердити отримання ...

Thanking you in advance - Заздалегідь дякуємо вам

Приклади і зразки офіційних листів англійською мовою з перекладом

Лист-привітання

The 18th of October 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Шановний пан Браун,

19 жовтня стане пам'ятним днем \u200b\u200bвашої 20-річної роботи в якості члена Powerty Ltd. Протягом усіх цих років роботи Ви показали себе вірним і кваліфікованим співробітником з високим потенціалом. Ми вдячні Вам за Ваш внесок в успіх нашої компанії і хочемо привітати Вас з 20-ю річницею.

З повагою,

Арнольд Льюїс,

Генеральний директор

Лист запит

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Шановні панове,

Посилаючись на ваше оголошення в Daily Magazine, не могли б ви надіслати мені більш докладний опис ваших вінілових програвачів. Я також хотів би дізнатися про знижки, які ви надаєте.

З повагою,

Альберт Стюарт

Менеджер з продажу

Лист запрошення

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I "m confident, will interest you.

The seminar "IT in Business" held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Шановний Генрі Міллз,

Я хотів би запросити Вас на семінар, який, я впевнений, зацікавить Вас.

На семінарі «IT в бізнесі», який відбудеться в Московському Крокус Конгрес Центрі 12 червня, прочитають лекції кілька ключових програмістів і розробників.

Я докладаю 4 квитка для Вас і ваших колег. Я сподіваюся, що Ви візьмете участь у семінарі, і з нетерпінням чекаю зустрічі з вами.

З повагою,

Андрій Петров,

Керуючий директор

Лист-скарга

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, щоб повідомити про те, що вчора я отримав свій новий холодильник, який був доставлений Вашою службою доставки. Упаковка була без пошкоджень, тому я підписав усі документи і сплатив решту суми. Але коли я розкрив упаковку, то виявив кілька подряпин на передній панелі. Я б хотів замінити товар на інший або повернути назад свої гроші. Будь ласка, повідомте мені про своє рішення протягом трьох днів.

З повагою,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «пошта»

Деякі слова, які стануть в нагоді, якщо ви захочете відправити або отримати посилку, а також, в діловому листуванні з інтернет-магазином або постачальником товарів:

Post office - поштове відділення, пошта

Main / head post office - головний поштамт

Mailbox - поштовий ящик

Letter - лист

Postcard - поштова листівка

Package - бандероль

Parcel - посилка

Delivery - доставка

First class mail - поштове відправлення першого класу

Express mail - термінове відправлення

Air mail - авіапошта

Receipt - квитанція, чек

Notice - повідомлення

Stamp / postage stamp - поштова марка

Envelope - конверт

Address - адреса

Zip code / Postal code - поштовий індекс

Return address - зворотну адресу

Postman - листоноша

Courier / delivery guy - кур'єр

To send - посилати

To send back - посилати назад

To receive - отримувати

Тепер ви можете скласти офіційний лист на будь-яку тему і з легкістю вести ділове листування англійською мовою.

З даної статті ви дізнаєтеся про стилі ділових листів, їх структурі, грамотному оформленні, вітанні і укладанні такого роду листів.

Крім того, зможете побачити наочні кліше і приклади ділових листів, а також виписати важливі підказки, які завжди допоможуть вам в потрібний момент.

Написання ділового листа на англійській мові може змусити багатьох людей переживати з приводу (і без приводу) своїх навичок і бідність словникового запасу для ділового листування.

Структура ділового листа

Формат ділових листів являє собою послідовність з таких елементів:

• Name and Address of Recipient (Ім'я одержувача і адресу).
• Date (Дата).
• Reference (посилання).
• Salutation (Вітання).
• Body (Головна частина).
• Closing (Висновок).
• Signature (Підпис).
• Typist initials (Ініціали відправника).
• Enclosures (Додатки).

Загальні правила написання ділового листа

• Використовуйте правильний формат і вітання.

Існують певні стандарти для оформлення ділових листів англійською мовою, хоча деякі відхилення є прийнятними (наприклад, між європейським та північноамериканським офіційним листом англійською мовою).

Вкрай необхідно створити хороше перше враження на самому початку вашого листа. Використовуйте відповідне вітання.

При необхідності, якщо формальний лист не в електронному вигляді, вказуйте адресу і прізвище адресата в верхньому правому куті. І потім починайте писати текст.

Обов'язково переконайтеся, що ім'я та прізвище людини написані правильно. Використовуйте «Dear Sir / Madam», якщо ви не знаєте кому адресується лист.

Dear Sir / Madam - Шановний пане (пані).
Dear Mr. Smith - Шановний містер Сміт.
Dear Ms. - Шановна пані.
Dear Jack Johnson - Шановний Джек Джонсон.
Dear Customer - Шановний покупець.
Gentlemen - Панове.

А ось приклади вступних фраз в діловому листі (для використання посилань на попередню кореспонденцію; для вказівки того, як ви дізналися про одержувача; повідомленні причини написання листа і т.д.):

Бізнес-листи, як правило, завжди носять формальний характер, і тон листа завжди завжди повинен бути ввічливим.

В листах-запитах завжди використовуються модальні дієслова , Щоб запит був максимально ввічливим.

Наприклад, некоректно писати: «I want you to come to our office on Wednesday». Замість цього варто написати: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Листи-скарги повинні бути також ввічливими і не дуже емоційними.

Наприклад, якщо була несвоєчасна доставка і вона затримала рядки виробництва, то коректно буде написати: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Якщо ви повідомляєте погані новини або приносите вибачення, Потрібно дуже ввічливо і тактовно вказати причини проблеми.

Можна використовувати вирази: «I regret to inform you», «Unfortunately» або «I'm afraid that».

• Вказуйте свою мету.

Мету свого звернення англійською в діловому листі потрібно вказати в першому абзаці, а далі написати основну думку.

Майже в кожному з наступних пропозицій в прикладі є 3 схожості:

• Вони пояснюють головну суть. Кожне відповідає на питання: «What is it?».
• Вони лаконічні і не грубі.
• Вони містять позитивні слова: «дякую вас», «будь ласка», «радий», «вдячний», «дякуємо», «вітаю», «успішно», «схвалити» і т. Д .:

As per our phone conversation ...
В продовження нашої телефонної розмови ...
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запитану вами інформацію.
It was a pleasure meeting you at the meeting / conference last Monday.
Було радий зустрітися з вами на зборах / конференції минулого понеділка.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Дякуємо вам за те, що написали нам про свій досвід в нашому дослідному центрі минулого тижня.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Радий написати про підтвердження нашого з Вами угоди щодо річної майстерні.
Thank you so much for contributing to our auction.
Велике спасибі Вам за те, що ви зробили свій внесок в наш аукціон.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспірантуру за спеціальністю «біологія морського середовища», і я був би дуже вдячний, якби Ви написали рекомендаційний лист для мене.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Дякую Вам за лист з приводу конференції в Балтіморі. Хотів би я схвалити Ваш запит. На жаль, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Прийміть мої вибачення за пропущену зустріч вчора. Мені дуже шкода, що я не зміг бути присутнім.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Вітаємо Вас з успішним складанням іспиту. Тепер Ви офіційно є уповноваженою особою!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я повністю відповідаю вимогам бізнес-аналітика III категорії або перевершую їх, і я радий можливості подати заяву на дану посаду.

10 видів бізнес-листів

• Комерційне лист. Sales Letter.

Такі листи містять у собі заклики, докладний опис користі для читача, послідовність прийняття заходів, а також номери телефонів або посилання на сайт.

• Лист-доручення (лист-замовлення). Order Letter.

Листи-замовлення відправляються споживачами виробнику, продавцеві або оптовика для замовлення товарів або послуг.

Офіційний лист англійською повинно містити інформацію про номер моделі, назві продукту, бажаному кількості і очікуваною ціною.

Інформація про оплату також іноді включається в лист.

• Лист-скарга (рекламація). Complaint Letter.

Будьте прямі, але тактовні, і завжди використовуйте професійний тон, якщо хочете, щоб керівництво вас почуло.

• Лист з врегулювання суперечок. Adjustment Letter.

Такий лист зазвичай направляється в відповідь на претензію або скаргу. Якщо ситуація має на користь клієнта, то почніть лист з цієї новини.

Якщо немає, дотримуйтеся фактологічного тони, зберігаючи ввічливість. Повідомте клієнту, що ви розумієте його скаргу.

• Лист запит. Inquiry Letter.

Листи із запитом задають питання з метою отримання інформації від одержувача. При складанні такого виду листи, тримайте його ясним і коротким - перерахуйте тільки найнеобхідніше вам.

Обов'язково вкажіть свою контактну інформацію, щоб читачеві було легко відповісти.

• Лист-нагадування. Follow-Up Letter.

Це може бути відділ продажів, який дякує клієнта за оформлення замовлення, бізнесмен, який проводить огляд результатів зустрічі, або людина в пошуках роботи, що задає питання про статус своєї заяви.

Найчастіше такі листи являють собою комбінацію з подячної замітки і комерційного листи.

• Рекомендаційний лист. Letter of Recommendation.

Потенційні роботодавці часто запитують у кандидатів такі листи, перш ніж наймають їх.

Цей тип письма зазвичай являє собою відгук попереднього роботодавця (або співробітника) про претендента з професійної точки зору.

• Лист підтвердження. Acknowledgment Letter.

Листи-підтвердження діють як звичайні квитанції. Компанії посилають їх, щоб повідомити одержувачу, що вони отримали попереднє повідомлення з інформацією, документами чи іншими матеріалами, раніше досягнутими домовленостями, намірами і т.д.

Лист-підтвердження є знаком глибокого уваги і поваги до одержувача, проте сама дія може бути зроблено або не зроблено.

• Супровідний лист. Cover Letter.

Такі листи зазвичай супроводжують пакет документів, звіт або інший товар. Вони використовуються для опису того, що включено в посилку, навіщо, і що (при необхідності) повинен робити одержувач.

Супровідні листи, як правило, досить короткі і лаконічні.

• Заява про звільнення. Letter of Resignation.

Коли працівник планує закінчити свою роботу, лист про відставку зазвичай направляється його безпосередньому менеджеру, повідомляючи його про останній день роботи.

Найчастіше співробітник також детально пояснює причину відходу з компанії.

Підказки з написання ділового листа

• При написанні вашого листа важливо дотримуватися простоти і цілеспрямованості, Щоб сенс вашого листа був ясний.
• Користуйтеся простими і стислі слова замість укорінених.
• Кращий спосіб почати лист - вказати мету в самому початку. Це називається прямим підходом, і він встановлює тон для подальшого тексту листа, захоплюючи інтерес читача.
• Однак, якщо ваш лист доставляє погані новини, прямий підхід недоцільний. Замість цього використовуйте непрямий , вказуючи погані новини в другому або третьому абзаці листа.
• Привітання в діловому листі і вступна частина листа повинні бути ввічливими. Завжди приділяйте увагу зусиллям і почуттів читача.
• Після вступу необхідно вказати деталі проблеми.
• Вкажіть необхідну інформацію про проблему і варіант її вирішення.
• Повідомте читачеві про причини прийнятого рішення.
• Дотримуйтесь одинарний інтервал і залишайте подвійні пробіли між абзацами, вирівняйте свій лист по лівому краю (block style - використовувати вирівнювання рядків у крайнє ліве положення). Дотримуйтеся коротких пропозицій і чітких абзаців.
• Будьте відверті і поважайте час свого читача: ваш читач зайнятий справою, тому переходите прямо до справи без «води».
• Використовуйте шрифти «Arial», «Times New Roman», «Courier New" або "Verdana». Розмір шрифту повинен бути 10 або 12. Використовуйте поля 2,5 см або 1 дюйм з усіх чотирьох сторін.
• завжди ставте переваги читачів перед своїми. Замість того, щоб говорити про те, що ви очікуєте від них для себе, вкажіть те, що ви можете їм запропонувати.
• Будьте обережні і уважніз ім'ям та назвою компанії одержувача.
• Зробіть свій тон розмовною, але професійним; то не будьте надмірно формальними.
• Уникайтежаргону, самовпевненості, зарозумілості і вихваляння.
• У листі використовуйте дійсний заставу і особисті займенники.
• Завжди закінчуйте лист запитом на дію.
• Залиште порожній рядок після привітання і перед заключною частиною. Подвійний відступ між останньою пропозицією і кінцівкою листи.
• При необхідності, залиште 4 або 5 відступів для власноручного підпису.
• Ділові листи повинні завжди друкуватися на білому папері формату A4, а не на кольоровий або на будь-яких особистих канцелярських паперах.
• Закінчуйте лист також професійно і ввічливо.

І ще раз, не забудьтеперевірити ще раз лист на наявність помилок (хоча б 2 рази).

Переваги електронної пошти

Електронне діловий лист оформити куди швидше і простіше простого. Однак деякі повідомлення можуть не відкриватися і це мінус.

Якщо ви хочете бути впевнені в доставці свого звернення, то не забудьте проконтролювати процес і поставити галочку у вікні із зворотним повідомленням.

Залежно від того кому ви пишете, і навіщо, вам може знадобитися відправити лист з живою підписом, завірені документами з печаткою (хоча скан копії ніхто не відміняв). Тоді, зрозуміло, вибір очевидний.

Але пам'ятайте, що електронна пошта - це економія грошей (вона в основному безкоштовна, в той час як ви повинні сплатити доставку (а то і марки) звичайного ділового листа) і збереження навколишнього середовища, на відміну від листів, які вимагають споживання паперу. Пам'ятайте про дерева!

А також не забувайте нашому спеціальному курсі « бізнес англійська», Де ви зможете уточнити всі незрозумілі вам нюанси пов'язані з формальним англійським безпосередньо у досвідченого викладача. Take your chances and be acknowledged!

Закінчення ділового листа

В останньому абзаці вашого твору мистецтва потрібно писати:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Звертайтеся в разі виникнення будь-яких питань.

Або такі вирази, в разі якщо ви докладаєте додаткові документи, фотографії:

« I am enclosing... »або« Please find the enclosed/attached …»

Завершення листи в першу чергу залежить від ваших відносин з адресатом. використовуйте « Yours faithfully», Якщо ви не знаєте людини, до якого звертаєтесь, і« Yours sincerely»- для адресатів, яких знаєте добре. І не переплутайте! Так як ваша щирість для незнайомої людини може виявитися досить підозрілою і викликати збентеження.

Для менш офіційних листів можна використовувати: « Best regards»Або« Kind regards». В кінці листа потрібно поставити (свій підпис) прізвище та посаду.

Нагадуємо про необхідність перевірити свій лист на наявність помилок перед відправкою!

Приклади виразів в кінці ділового листа:

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours(Щиро Ваш);
Regards (З повагою);
Best(Всього найкращого);
Best regards(З повагою);
Kind regards(З найкращими побажаннями);
Yours truly(Щиро Ваш);
Most sincerely(Сердечно);
Respectfully (З повагою);
Respectfully yours(З найглибшою пошаною);
Thank you(Дякую вам);
Thank you for your consideration(Дякую вам за увагу).

Після цього ставте кому, і з нового абзацу пишіть свої дані:

Name
Email Address
Phone Number

Якщо ви інформуєте свого колегу по статусу поточного проекту, то формальне закінчення буде не зовсім доречно (хоча багато хто просто прописують його за замовчуванням); а якщо ви, наприклад, вступаєте в боротьбу з метою просування по кар'єрних сходах, то воно точно буде потрібно.

І ніяких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» і подібних розмовних слів! Вас не зрозуміють.

Приклади фраз для закінчення ділового листа

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Якщо Вам потрібна додаткова інформація, звертайтеся в будь-який час.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я з нетерпінням чекаю на Вашу відповідь.
I look forward to seeing you.
З нетерпінням чекаю зустрічі з вами.
Please advise as necessary.
При необхідності виносьте свої рекомендації.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Ми налаштовані на успішну співпрацю з Вами в майбутньому.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Ще раз приношу свої вибачення за будь-які незручності.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Ми сподіваємося, що можемо розраховувати на Ваші цінні замовлення.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я був би вдячний за Ваше безпосереднє увагу до цього питання.
I await your reply with interest.
Я очікую Вашої відповіді з зацікавленістю.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Ми налаштовані на побудову міцних ділових відносин з Вами в майбутньому.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я з нетерпінням чекаю нашої зустрічі 7 жовтня.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Дякую за Ваше надзвичайно корисне увагу до цього питання.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Ще раз спасибі за увагу, розгляд і час.
It "s always a pleasure doing business with you.
З Вами завжди приємно мати справу.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Ще раз спасибі за обмін досвідом у цьому питанні.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я з нетерпінням чекаю можливості внести ваш внесок в це питання.

Кліше ділових листів

В силу особливого формату даної статті, описані ваше інтервали між абзацами не дотримано. Сподіваємося, ви вибачте нам даний нюанс.

• Представлення нового співробітника. Introduction of a new colleague.

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the. will be taking over from and will begin work on.

Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

• Перше нагадування про несплату. First reminder of an unpaid invoice.

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for, due on. I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

We're sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Приклади ділового листа англійською

Наступні два приклади розрізняються в шапках листів. Це обумовлено тим, що компанії мають право вносити невеликі зміни в форматі для своєї зручності. Обидва варіанти вважаються допустимими.

Перший приклад.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016

June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Business Ed. Teacher

* Enclosure * (if needed)

Другий приклад.

Organization Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader's time.

Lucy Letter
President

висновок

Ось ви і в курсі справи! Тепер можете пробувати влаштуватися в самі різні іноземні компанії, красиво заявляючи про себе і своїх навичках, наміри і досягнення у відповідному офіційному листі англійською. І нехай удача вам посміхнеться!

Незважаючи на те, що написані від руки послання майже повністю витіснені електронними, друкованими варіантами, правила в їх оформленні та коректному викладі не змінилися. Туристичний ваучер, особливо англійською мовою, складається з суворим принципам, які порушувати не варто. Адже від ділового листа залежить дуже багато чого: правильна реакція на скаргу, справедливу сатисфакцію позову, укладення договору, ще маса важливих життєвих моментів.

Візовий збір англійською можна назвати «обличчям» відправника, за яким одержувач зустріне автора. Яким буде це «обличчя»: акуратним, зрозумілим, ввічливим, або ж грубим і хаотичним - залежить результат справи.

Основні види ділових листів, їх цілі

Оформлення ділового послання залежить ще і від виду листи, хоч правила для всієї бізнес листування практично однакові. Які ділові листи найбільш часто пишуться?

Enquiry letter

Його пишуть, якщо цікавляться деталями інформації про товари, послуги.

Complaint letter

У такому листі - скарга на отримані товари / послуги, опис конкретних претензій і список вимог про їх задоволенні.

Reply letter

Або по-іншому зване reply quotation. Текст такого послання відправляється у відповідь на enquiry letter і містить ту інформацію, про яку було зроблено запит.

Application letter

Або statement letter. Являє собою заяву при бажанні влаштуватися на роботу, вступити до навчального закладу, стати членом команди працюють над досягненням спільної мети.

Acceptance letter

Даний вид ділового листа - відповідь на заяву з позитивною відповіддю. У ньому повідомляється, що здобувач прийнятий на роботу, навчання.

Refusal letter

Прямо протилежне попередньому, тобто відмова відправнику заяви.

Thank you letter

Цей текст містить подяку за надані послуги, якісний товар, допомогу у вирішенні різних питань бізнесу.

Commercial letter

Або commercial offer. У ньому звертаються в офіційній формі до потенційного партнера по бажаному ділової співпраці. У листі розкриваються переваги цього співробітництва, пропонуються конкретні його умови.

Сюди ж можна віднести лист в продовження.

Congratulation letter

Основні принципи оформлення

При оформленні ділового листа, крім чітких правил, є ще маса нюансів, які треба обов'язково враховувати. Графічне оформлення і стиль письма, при недотриманні цих тонкощів, можуть зробити негативний вплив на результат спілкування і на подальше ділове співробітництво.

1. Останнім часом скасовано правило «нового рядка», Тобто новий абзац тепер прийнято писати без відступу зліва. Це стосується як викладених від руки текстів, так і надрукованих.

2. Лист не повинно виглядати як суцільна «простирадло». Суцільний текст, особливо якщо це стосується ділової переписки, важкий до візуального сприйняття і банально дратує.

3. У ділових листах недопустимі скорочення, Прийняті в мові або неофіційною листуванні. Однак, для додання листу доброзичливого відтінку, можна видалити деякі, якщо їх відсутність не позначиться на розумінні сенсу.

наприклад:

Looking forward to your answer (З нетерпінням чекаю вашої відповіді) - відсутність підмета (без втрати сенсу) дозволено.

4. Якщо тон листа з самого початку узятий строго офіційний, не можна потім переходити на більш вільний. І навпаки: коли в «шапці» (вступ) тексту був обраний трохи розкутий стиль, не потрібно потім приголомшувати одержувача різким переходом на дуже строгий тон.

5. Текст розбивається на абзаци за принципом «нова думка - новий абзац», між ними є обов'язковими рядки-прогалини. Якщо обсяг листи великий і все не поміщається на одній сторінці, категорично не можна намагатися викласти все на одному аркуші і прогалини прибирати. Текст з правильно дотриманими абзацами на двох (або більше) сторінках - правильний варіант; лист без пробілів, але на одній сторінці - неприпустимий.

6. Якщо в дружньому посланні спокійно можна викласти кілька питань, підняти різні теми, то в офіційному листі це робити не можна. При наявності декількох проблем слід виділити по важливості головне, і саме цьому присвятити один текст. Навіть за все дві теми не варто об'єднувати в один лист - краще написати два окремих.

7. Діловий лист має бути максимально коротким. Не потрібно «розтікатися мислію по древу», в фарбах розписуючи претензії або розповідаючи про враження - тільки факти і по справі.

8. Навіть якщо зміст тексту негативний, тон його залишається ввічливим. Вживання сленгу, емоційно забарвлених ідіом також неприпустимо. Не рекомендується вживати в офіційному листі: наприклад, замість go on краще написати continue.

Крім усього вище перерахованого, вкрай важлива графічна структура листи, тут правила єдині і обов'язкові до дотримання.

правильна структура

1. Звернення

Першим рядком йде звернення, що починається на Dear. Це зовсім не «дорогий», як говорить прямий переклад: слово означає «шановний».

При вказівці посади одержувача все слова пишуться з великої літери.

Dear Shift Manager - Шановний менеджер зміни.

Коли текст складається без конкретної інформації про посади або імені, прізвища адресата, слід писати:

Dear Sir - послання буде відправлено особі чоловічого роду;

Dear Sirs - звернення, якщо лист призначений групі чоловіків.

Dear Madam - якщо одержувач дама. Або ж Dear Madams, Коли передбачається офіційне спілкування з чисто жіночим колективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) - відоме прізвище одержувача (або одержувачі). Коли автор листа знає про заміжніх статус дами, можна написати перед прізвищем Mrs. Лист призначене незаміжньою особі - допустимо Miss. Однак в сучасному діловому листуванні з'явилося негласне правило: вважається нечемним акцентувати сімейний стан жінки, в бізнес листі звернення до неї краще почати з Ms.

Dear Dimitri - початок листи з імені дозволено, якщо співрозмовник давній діловий партнер, добре знайомий автору.

2. Передмова

Другий абзац - передмова, що містить строго одну пропозицію. Тон його - доброзичливий, навіть якщо зміст листа буде негативним.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. - Ми цінуємо ваше терпіння, на затримку відповіді були серйозні причини.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. - Дякуємо вам за те, що надіслали нам заявку, ваше резюме написано дуже професійно.

3. Головна частина. Основна думка

Третя частина ділового листа, яка може містити кілька абзаців - головна, в ній викладається основна думка. З одного боку, потрібно максимально точно і детально викласти суть, з іншого - уникати громіздких фраз, непотрібних деталей. Краще замість спонукальних пропозицій вживати фрази з would / could / should.

наприклад:

Please send me the details of order № ... (Будь ласка надішліть мені деталі постанови № ...) - не рекомендується.

Would you be so kind to send me ... (Чи не будете ви так ласкаві надіслати мені ...) - набагато кращий варіант.

При негативної інформації листи обов'язкові вирази, що згладжують негативний тон. Ніхто не знає, як будуть розвиватися відносини з отримувачем далі: сьогодні контракт розривається, або співробітника звільняють, а через якийсь час ситуація може змінитися. Тому обов'язкові вирази типу:

We are very sorry - Наші величезні вибачення;

Unfortunately - На жаль;

We apologize for ... - Приносимо величезні вибачення за ...

4. Висновок

Передостання частина ділового листа - короткий висновок. Воно, як і вступ, складається з одного речення, максимум двох в рідкісних випадках. Цей абзац містить загальну думку листи і мотивує на подальше спілкування.

I hope that our cooperation will be very effective. - Сподіваюся, що наша співпраця буде дуже ефективним.

Looking forward for your answer to my complaint. - З нетерпінням чекаю вашої відповіді на мою скаргу.

5. Фрази ввічливості і підпис

Закінчується діловий лист двома частинами, у першій йде фраза ввічливості, наприклад:

Best regards - З найкращими побажаннями;

Thanks a lot for the cooperation - Величезна подяка за співпрацю;

With respect and best regards - З повагою та найкращими побажаннями.

важливо: Після фрази ввічливості ставиться кома, після імені та прізвища з переходом до посади - немає. Спочатку пишуться ім'я та прізвище, потім посаду, ніколи навпаки.

наприклад:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

З найкращими побажаннями,

Пітер Махон

Менеджер зміни.

Приклад листа-скарги

Нижче наведено приклад ділового листа-скарги:

I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.

Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.

As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.

Yours faithfully,
Mira Simonian.

Шановні панове!

Пишу з метою проінформувати вас, що сьогодні вранці я отримала свою посилку, і у мене є претензія до вашого магазіну.Когда я прийшла до поштового відділення, я була вкрай здивована тим, що моя посилка пошкоджена і заклеєна. Працівник поштового офісу видав мені офіційний лист, що посилка була доставлена \u200b\u200bв такому вигляді (скрін додаю).

При написанні листа, початок, тобто звернення до адресата, грає важливу роль. Звернення в англійському листі значно відрізняється від звернення в російській. Тому для написання правильного з точки зору етикету листи, необхідно знати деякі правила.

Завжди пам'ятайте, що форма звернення в листі залежить від ступеня знайомства або родинних зв'язків з особою, якій ви зверніть лист.

Загальна модель поводження:

Dear /My dear + Ім'я адресата (з ввічливим поводженням або без) + двокрапка
Dear /My dear + Ім'я адресата (з ввічливим поводженням або без) + кома,

де ввічливе звернення - це формиMr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, Які використовуються тільки з прізвищем (точки після форм Mr., Mrs., Ms., як правило, ставляться).

Основні правила поводження в англійському листі.

1. Строго офіційні по тону і змісту листа слід починати з Dear/My dear і ввічливого поводження:

2. В офіційних листах до незнайомих людей, прізвищ яких ви не знаєте, використовуються наступні ввічливі форми:

Останні два звернення вживаються як по відношенню до заміжнім, так і до незаміжніх жінок. Поєднання Dear Miss як звертання в англійській мові не вживається.

3. У менш офіційній і напівофіційнійпропагандою листуванні можна зустріти такі форми:

4. Якщо ви не знаєте імені адресата, не слід вживати фрази To whom it may concern (Кого це стосується). Замість цього слід вказати посаду або вітання загального характеру:

Dear Recruiter:
Dear Claims Adjustor:
Dear Sir or Madam:

5. Якщо ви не знаєте стать адресата, напишіть його повне ім'я, опустивши ввічливе звернення:

Dear Dana Simms:
Dear T.K. Spinazola:

6. Якщо ви сумніваєтеся у виборі звернення до жінки (Miss або Mrs.), вживайте нейтральне Ms.

7. Якщо ви пишіть двом особам, обов'язково вкажіть обидва імені в привітанні:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Jill:

8. Ніколи не пишіть повністю наступні ввічливі звернення:
Mr., Ms., Mrs. і Dr .:

Дані звернення, навпаки, не слід скорочувати:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

9. Якщо ви пишете лист не якомусь конкретному людині, а організації, вживайте в зверненні її назву:

Dear Syntax Training:

10. У спрощених ділових листах не використовуйте вітання взагалі. Замість цього потрібно вказати тему великими літерами, після якої буде йти тіло листа

WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER
I am writing to share information about standard letter openings to ...
(Спрощений вид ділового листа використовується рідко.)

11. У привітанні листа до малознайомих або незнайомих людей слід вживати ввічливе звернення і прізвище.

12. У неофіційних ситуаціях, тобто при зверненні до знайомих, родичів, друзів, використовуються тільки імена (без ввічливого поводження):

Dear John,	Дорогий Джон!
My dear John,	Мій дорогий Джон!
John,	Джон!
Dearest,	Дорогий!
My darling,	Мій дорогий!

ввічливі зверненняMy dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam є строго офіційними.Dear Sir, Dear Madam кілька менш офіційними. Однак всі ці форми вживаються в офіційних ситуаціях.

Як видно з попередніх прикладів, після звернення може стояти як кома, так і двокрапка. Кома ставиться відповідно до британської традицією, а двокрапка - відповідно до американської, проте в даний час ця відмінність майже не дотримується. Крім того, кома використовується в листах менш офіційного стилю (social letters), до яких відносяться листи з висловленням співчуття, подяки, особисті привітання (з весіллям, днем \u200b\u200bнародження, просуванням по службі та ін.), А двокрапка - в строго офіційних листах.

13. Звернення до жінки
При зверненні до жінки слід враховувати її переваги стосовно даного питання. Тобто заміжня жінка може залишити своє ім'я та взяти прізвище чоловіка, може взяти повністю ім'я та прізвище чоловіка і т.д. Про таких перевагах рекомендується, дізнатися заздалегідь (наприклад, у знайомих або з підпису в листі). Детальніше див. Таблицю нижче.

незаміжня	Ms. Jane Johnson Miss Jane Johnson (зазвичай при зверненні до дівчат до 18-ти років)
Заміжня, що зберегла своє ім'я і дівоче прізвище	Ms. Jane Johnson
Заміжня, яка взяла прізвище чоловіка	Mrs. John Kelly (заміжня жінка може віддати перевагу повністю взяти ім'я та прізвище чоловіка - John Kelly) Mrs. Jane Kelly (заміжня жінка може віддати перевагу залишити своє ім'я -Jane, і взяти прізвище чоловіка - Kelly) Сьогодні стало можливим також варіант Ms. Jane Kelly
розведена	Розлучена жінка, як правило, бере своє ім'я, а ось прізвище може залишити як свою, так і чоловіка Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly Ms. Jane Johnson (дівоче прізвище)
Нерозведена, але живе окремо від чоловіка	В даному випадку також можливі варіанти, в залежності від уподобань жінки Mrs. John Kelly Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly
вдова	Вдова, як правило, вважає себе заміжньою, вона залишає прізвище чоловіка, а ось ім'я може взяти як своє, так і чоловіка Mrs. John Kelly (якщо про переваги вдови невідомо, то це найбільш прийнятний, безпомилковий і нейтральний варіант) Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly

14. Звернення до пари (чоловік і дружина)

Одружені, дружина використовує ім'я чоловіка	Mr. and Mrs. John Kelly Примітка - на конверті в адресі традиційно жіноче ім'я передує чоловічому і потім пишеться прізвище (Jane and John Kelly). Сьогодні порядок імен став неважливий, будь-який варіант прийнятний, за винятком випадків, коли один із подружжя явно старше за званням - тоді ім'я того чоловіка, хто вище за званням, пишеться першим.
Одружені, дружина віддає перевагу звернення Ms.	Mr. John Kelly and Ms. Jane Kelly Ms. Jane Kelly and Mr. John Kelly (Не слід використовувати Ms. з ім'ям чоловіка, тобто невірно писати Mr. and Ms.John Kelly)
Одружені, лист неофіційного стилю	Jane and John Kelly John and Jane Kelly
Одружені, дружина віддає перевагу дівоче прізвище	Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson Ms. Jane Johnson and Mr. John Kelly Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson (При цьому порядок імен не має значення)
Неодружені, але живуть разом (цивільний шлюб)	Mr. John Kelly & Ms. Jane Johnson (обов'язково на одному рядку)
Дружина вище чоловіка за званням: виборна або військова посада	The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly Якщо обидва імені не вміщаються на одному рядку: The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly
Дружина вище чоловіка за званням: академічний ступінь	Dr. Jane Kelly and Mr. John Kelly
Подружжя доктора (к.н. або медики) і використовують одне прізвище	The Doctors Kelly (omit first names) Drs. Jane and John Kelly / Drs. John and Jane Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Kelly / Dr. Jane Kelly and Dr. John Kelly
Подружжя доктора (к.н. або медики), дружина використовує дівоче прізвище	Dr. Jane Johnson and Dr. John Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Johnson

Правила написання Email англійською

Для написання email офіційного стилю (електронне ділове лист) дотримуйтесь всім вище перерахованим правилам, що стосуються офіційного стилю (пункти 1-11). Неформальне електронного листа починається, як правило, в такий спосіб.

Dear Han,
Hi, Ivan,
Hi, Kate,
Sue, Brooke:
Good morning, Kitty,
Hello, Homer,

Або просто почніть перше речення з імені:

Bart, you were absolutely right about the matter.

Зведена таблиця звернень в листах англійською мовою.

стиль	Ед.чісло	Мн. число
Формальний і строго офіційний	My dear Sir / Sir My dear Madam / Madam
строго офіційний	Sir / My dear Mr. Smith Madam / My dear Mrs. Smith
Офіційний	Dear Sir Dear Madam	Dear Sirs / Sirs Dear Mesdames / Mesdames Gentlemen Ladies
менш формальний (При наявності попередньої переписки)	Dear Mr. Jones Dear Mrs. Jones	Dear Messrs. Jones and Smith