Ahhoz, hogy produktív találkozó legyen, tudnia kell az ülések szabályai... Pontosan ez a helyzet, amikor véleményt cserélhet bizonyos kérdésekről, vagy hatalmas lyukat áshat, amelybe az egész üzlet a pokolba repül. De ha ismeri az értekezletek lebonyolításának alapvető szabályait, akkor minden találkozót a lehető legsikeresebben vezethet. Az alábbiakban bemutatjuk 6 szabály a hatékony találkozóhoz ez segít abban, hogy ne unatkozzunk az ülésen dolgozó egyes alkalmazottaktól, és úgy érezzük, mások meghallgatják őket.

1. Határozza meg a beszélgetés tárgyát

Ezt jóval az ülések kezdete előtt meg kell határozni. Ellenkező esetben időpazarlás lesz az általános zűrzavar és zűrzavar miatt. Ez nem csak a menedzserre vonatkozik, hanem minden alkalmazottra. A találkozó szabályai megkövetelik, hogy mindenki tisztában legyen a jövőbeli beszélgetés témájával. Mindenkinek legyen Kötelező dokumentumok, a szükséges információkat a felesleges és szükségtelen kérdések elkerülése érdekében, amelyek csak mindenki idejét veszik igénybe.

Ahhoz, hogy az értekezlet eredményes legyen, az azt szervező személynek meg kell értenie, hogyan kell véget érnie a találkozónak? A probléma megoldása, elemzése, kommunikáció új információ, információgyűjtés stb. Miután megfogalmazta a végső feladatot, könnyebben fog találkozókat vezetni.

2. Tartsa írásban a napirendjét

A találkozó szabályai kötelező írásos jegyzőkönyvet írnak elő mindenről, ami egy értekezleten történik, még akkor is, ha az legfeljebb tíz percig tart. Még ez idő alatt is sokat hibázhat, ha nincs világos terve előtt. Ragaszkodni produktívabban teljes idő, tartsa szem előtt az összes fontos pontot.

3. A szervező részvétele a találkozón a lehető legkisebb legyen

Ha nem kell részt vennie az értekezleten, ha nem szükséges a vállalkozása számára, tartózkodjon. A megbeszélések lebonyolítása nemcsak a csapatnak, hanem személyesen is előnyös lehet. Ugyanezt kell alkalmazni az ülésre meghívottakra is. Nem kell meghívni azokat, akik számára a napirenden szereplő kérdések megoldása nem lesz fontos. Hiszen minél több résztvevő, annál több vélemény, zűrzavar és időpocsékolás.

4. Melegítse fel az érdeklődést

A találkozásoknak szórakoztatónak kell lenniük a résztvevők számára. Csak akkor, ha minden résztvevő személyes érdeklődése jól felmelegszik, csak akkor lesznek figyelmesebbek a történésekre. Ne hagyja, hogy valaki saját kezébe vegye a kezdeményezést, és ne változtassa meg az ilyen értekezletek ütemét, formátumát és stílusát. Győződjön meg arról, hogy az előadók bemutatják a kérdés lényegét, és nem zavarják idegen témák. Tudja, hogyan lehet megkülönböztetni a vágyat, hogy tréfával feloldja a helyzetet a vágytól "felmutat".

5. Igényelje rövidségét beszédeiben

Annak érdekében, hogy a találkozók ne késlekedjenek, fejezze be az előadást, amikor kifejtette a fő gondolatot, ne hagyja abba az apróságokat. Továbbá ne szakíts félbe másokat, még akkor sem, ha teljesen nem értesz velük egyet. Hadd fejezzék ki először mindazt, amit szükségesnek tartanak, aztán nem engeded, hogy az ütőkártyát ellened hagyjon a hüvelyében, és minden ellenvetést érvelhetsz az ellenfél érvei ellen.

Ezenkívül ne változtassa meg a találkozókat személyes kérdések megoldásává - szigorúan tilos személyeskedni. Nem valószínű, hogy közös nevezőre jut, de a folyamat többi résztvevője elvonja figyelmét a találkozó fő pontjáról.

6. Hirdesse be a cselekvési tervet

Minden találkozónak meg kell hoznia a maga eredményét. Általános szabály, hogy a közeljövőre vonatkozó cselekvési terv formájában kerül megfogalmazásra, amelyet az ülésen bejelentett információk során dolgoztak ki.

Próbálja ezeket használni az ülések szabályaiés észre fogja venni, hogy mennyire nő a termelékenységük.

A találkozó előkészítési szabályai

Az értekezletek típusai

Találkozók osztályozott a megvitatandó problémák és feladatok fontosságától és tartalmától, valamint a munka helyétől, idejétől és időtartamától függően.

Operatív értekezletek célja lehet, hogy a menedzser rendelkezésére bocsássa a szükséges információkat jelen állapotügyek a szervezetben; rövid eszmecsere a gyártási folyamat során felmerülő kérdések érdemeiről, valamint a különböző kapcsolatok cselekvéseinek általános taktikájának kidolgozása szervezeti struktúra az aktuális termelési feladatokkal kapcsolatban.

Az ilyen értekezleteken az információ alulról felfelé halad, azaz beosztottaktól a vezetőig. A kapott információk lehetővé teszik, hogy a vezető közvetlenül az értekezlet során (azonnal) felmérje a helyzetet, meghatározza az elmaradást, döntéseket hozzon és feladatokat állítson fel a beosztottak számára a végrehajtók és a határidők megjelölésével. Általában az operatív értekezleteken a beosztottak nem készítenek részletes és részletes jelentéseket. Operatív értekezletekre sor kerülhet különböző formák: öt perc, eligazítás stb. Fő jellemzője az ilyen találkozók rövidek.

Tájékoztató értekezletek célja az információk, megrendelések és követelmények felülről lefelé történő továbbítása a menedzsment vertikális mentén.

Az ilyen értekezletek fő jellemzője, hogy a menedzser nem csupán felhívja a szükséges információkat a beosztottak figyelmére és parancsokat ad ki, hanem a lehető legnagyobb mértékben meghatározza a kitűzött feladatokat, kijelöli a végrehajtókat és a határidőket. Ugyanakkor a tájékoztató értekezleteken meg lehet beszélni az információkat és a kijelölt feladatok megoldásának módjait. A beosztottak tisztázhatnak néhány pontot, konstruktív javaslatokat tehetnek a vezetőség számára.

Problémás találkozók célja, hogy optimális megoldást találjanak a vizsgált probléma megvitatása és elemzése eredményeként.

A problémás találkozók a legtöbbek összetett nézet találkozók. A problémamegbeszélés során kollektív döntést dolgoznak ki a komplex kérdésekben, amelyek befolyásolják a szerkezet kapcsolatainak funkcionális feladatainak megváltozását vagy azoknak a szervezet tevékenységeinek új irányaihoz való alkalmazkodását.

A problémás megbeszélések gyakran megbeszélések formájában zajlanak. A döntés módja a vezetési stílusától függ. A leggyakoribb a problémás értekezlet következő sémája:

1. A probléma megfogalmazása, a probléma megfogalmazása.

2. A résztvevők bemutatói.

3. Kérdések az előadóknak.

4. Vita, vita, vita.

5. A döntés kialakítása.

6. A megoldás korrekciója.

7. Elfogadás végső verzió megoldásokat.

A probléma megfogalmazását, a probléma megfogalmazását, elemzését és a megoldás keresését általában az ülés kezdete előtt hajtják végre. Ez a fázis lehet az értekezlet résztvevőivel folytatott előzetes beszélgetés (néhány nappal maga az értekezlet előtt), hírlevelek küldése vagy munkaterv az ismétlődő problémamegbeszélésekhez.

A problémamegbeszéléseken a demokrácia és a kreatív tevékenység fokának elég magasnak kell lennie. Ugyanakkor a vezető az elnök szerepét tölti be, koordinálja az ülés menetét.

Ezenkívül a különböző szervezetek használhatják az ilyen típusú találkozókat:

§ a munkavállalók tájékoztatása (beleértve az űrlapon történő végrehajtást is)

tanulságos-módszertani lecke);

§ a munka tervezése egy bizonyos időszakra;

§ a különböző időszakok eredményeinek összegzése (valamint

egy adott projekten végzett munka eredményeinek elvégzése) stb.

Ha egy üzleti beszélgetés világossá teszi az interperszonális interakció közvetítését a szervezetben egy személy státusza, funkcionális helyzete alapján, akkor az üzleti találkozó lehetővé teszi, hogy rámutasson még egyre a legfontosabb tényezőüzleti interakció, nevezetesen a csoporttényező. Az üzleti találkozó előkészítésekor és lebonyolításakor emlékezni kell arra, hogy a csoport viselkedésének jellemzői (a csoportban betöltött szerepek elosztásától a csoportnyomásig) komoly hatással lesznek a résztvevők interakciójának jellegére.

A találkozó előkészítési szabályai

Az üzleti vagy szolgáltató találkozó technológiailag összetett és időigényes esemény. A találkozóra való felkészülés a cél egyértelmű meghatározásával kezdődik.

A találkozó célja Leírás kívánt eredményt, a kívánt típusú megoldás, a munka kívánt eredménye ( lehetséges lehetőségek célok: előzetes eszmecsere, ajánlások készítése a döntéshozatalhoz, döntéshozatal egy adott kérdésben stb.).

A vezetőnek világosan meg kell értenie, miért hívja össze az ülést, és képesnek kell lennie arra is, hogy egyértelműen közölje a találkozó céljait a résztvevőkkel. Az értekezlet céljának meghatározásakor kerülni kell a homályos, homályos nyelvezetet. Ez csökkenti az érdeklődést a javasolt probléma iránt, és tudat alatt azt az érzést kelti, hogy nem szükséges annak objektív megoldása. A cél megfogalmazásának mindenekelőtt tükröznie kell a kérdések megvitatásának tervezett eredményeit. Az értekezlet céljától függően megtervezik a napirendjét, és kiválasztják a résztvevők összetételét.

Ha az értekezlet célja az információcsere és az azonnali feladatok kitűzése a jelenlegi munka során, akkor csak osztályvezetők kapnak meghívást. Egy ilyen értekezleten a jelenlévők megismerkednek a dolgok állapotával, tájékoztatják őket az előző ülésen hozott döntések végrehajtásának előrehaladásáról, és egyértelműen megfogalmazzák a jövő feladatait.

Ha a találkozó célja egy konkrét probléma megoldása, akkor azok, akik professzionálisan képesek megbirkózni a feladattal, akik képesek saját verziójuk felajánlására a probléma megoldására, vonzódnak a munkához. Ebben az esetben a találkozó résztvevői tájékoztatást kapnak a problémáról, a feladatot világosan és egyértelműen fogalmazzák meg.

Az értekezlet célja határozza meg a találkozó helyét, időpontját és időpontját.

Ütemezett találkozók(például testületi ülések, ütemezés) kényelmesebb a hét bizonyos napjainak vagy a hónap bizonyos napjainak ütemezése.

Nem tervezett találkozók különösen azzal egy nagy szám résztvevőket (például sürgősségi információkat), célszerű a munkanap végén elvégezni, hogy megszüntesse a megszakított munka folytatásához szükséges munkaidőt.

Rövid operatív értekezletek(öt perc vagy eligazítás) javasolt a munkanap elején.

Az értekezletek idejét a szervezetben (osztályon) meghatározott ütemterv határozza meg. Az ütemterv nélküli találkozók kiütik a ritmust, ezáltal csökken a kultúra üzleti kommunikáció, megfosztja a vezetőt attól, hogy megtervezze az övét munkaidőés ártalmatlanítani, megzavarni a tervezett találkozókat és ügyeket.

A megbeszéléseket délutánra vagy 1,5-2 órával a munka vége előtt ajánlott ütemezni. Általában a nap első fele termelékenyebb, és jobb, ha ez idő alatt az alkalmazottak el vannak foglalva feladataikkal. Még egy dolgot meg kell fontolni, ha az ülést a munkanap végén ütemezik. A vezető lehetőséget kap arra, hogy az ülést azonnal megtartsa, anélkül, hogy elhúzná a vitát, mivel kifogása van arra, hogy kedvezőtlen fejlődés esetén leállítsa azt.

Találkozó témája- ez a vita tárgya. A témát úgy kell megfogalmazni, hogy az érdekli az ülés minden résztvevőjét. Csak azokat a kérdéseket kell tárgyalni, amelyeket nem lehet mindig rendben megoldani.

A menedzsment megszervezésének és a szolgáltatási kapcsolatok etikájának egyik szabálya a napirend kötelező előzetes kiosztása kell, hogy legyen a találkozó résztvevői számára. Ezenkívül az üzleti etika színvonalának kell tekinteni, ha előzetesen tömör írásos információkat küld ki a találkozón tárgyalt kérdések lényegéről. Elfogadhatatlan, ha az ilyen levelezést olyan személy végzi, aki alkalmatlan a találkozóra felvetett problémákban - ez nyilvánvalóan csökkenti a relevancia érzését.

Az ülés napirendjeÍrásos dokumentumot küldünk előre a találkozó résztvevőinek, és a következő információkat tartalmazza:

§ a találkozó témája;

§ az ülés célja;

§ a megvitatandó kérdések listája;

§ a találkozó kezdő és befejező időpontja (ideális esetben az egyes kérdések megvitatásának kezdő és befejező időpontja);

§ az ülés pontos helyét;

§ az előadók, a kérdések előkészítéséért felelős társelőadók neve;

§ az idő és a hely, ahol megismerkedhet az egyes kérdésekről szóló anyagokkal (az ilyen utasítások megléte nem teszi lehetővé a gondatlan alkalmazottak számára, hogy az információ hiányával igazolják a kérdés megvitatására való felkészületlenségüket).

A napirend mellékleteként határozattervezeteket, jelentések kivonatait, hivatkozásokat lehet küldeni. Nagyon jó, ha az értekezlet kezdete előtt a kérdéseket előkészítő személyek előre megkapják az értekezlet résztvevőinek a határozattervezetekkel, a beszéd téziseivel kapcsolatos észrevételeit.

Függetlenül az értekezlet fontosságától és hatékonyságától, a felmerülő kérdések száma három -öt (néha hét). Ugyanakkor a legkényelmesebb úgy elkészíteni a napirendet, hogy az egy vagy két fő kérdést és két -öt kisebb kérdést tartalmazzon, amelyek nem igényelnek hosszas vitát. A napirenden szereplő számos kérdés fárasztja az értekezlet résztvevőit, és nem teszi lehetővé számukra, hogy felfogják az értekezlet egészének fókuszát. Az értekezlet is eredménytelen lesz, minden tárgyalt kérdés ugyanolyan fontosságú lesz, és mélyreható megbeszélést igényel.

Nagyon fontos találkozó résztvevői közül válogat, azaz az értekezlet hatékonysága nagyban függ attól, hogy a meghívott alkalmazottak kompetenciája és hatósági tekintélye mennyire felel meg az értekezlet céljainak. A résztvevők számát a találkozó céljai és célkitűzései, valamint bizonyos esetekben a találkozó állapota vagy ünnepélyessége is meghatározza.

A találkozóra meghívottak optimális száma 7-9, maximum 12 fő. A fő szabály itt a résztvevők legnagyobb aktivitása a kérdések megvitatásakor. A meghívottak számának növelése drámaian csökkenti a résztvevők átlagos részvételi (vagy visszatérési) arányát, miközben meghosszabbítja az értekezletet.

A találkozó szervezői általában megkövetelik a szervezeti felosztás vezető tisztségviselőinek részvételét. Azonban a nem menedzsment munkatársai közül valaki kompetensebb lehet bizonyos problémák megoldásában. Ezért célszerű jogot adni a vezetőnek annak eldöntésére, hogy ki képviseli az egységét az ülésen. Célszerű, hogy a találkozó résztvevői között olyan személyek is szerepeljenek, akik képesek, egy kollektíva során mentális tevékenység„szakértő”, „ötletgenerátor”, „kritikus” szerepét látja el.

Az extrák jelenlétének elkerülése érdekében ajánlott alkalmazni a résztvevők „váltásának” módszerét („megosztott megbeszélés” módszere). A gondosan előkészített napirend lehetővé teszi a találkozó megszervezését úgy, hogy miután megbeszélték a problémájukat, néhány alkalmazott elhagyhatta azt, és utat engedhet azoknak, akiknek a témáját megvitatják. Kiderül, hogy egyes alkalmazottak az elejétől a végéig jelen vannak az értekezleten, míg mások kifejezetten meghívást kapnak egy bizonyos kérdés megvitatásakor. Így minden résztvevő csak a találkozó egy részén vesz részt, ami természetesen csökkenti a teljes időt, és ezáltal közvetve növeli az esemény hatékonyságát.

Az értekezlet résztvevőinek összetételének optimalizálása a „telefonos távolság” elvének alkalmazása a munkavállalóhoz, akinek részvételét maga az értekezlet lefutása és a beszerzés szükségessége határozza meg. további információ ettől az alkalmazottól. Szakemberek (olyan információk, amelyekre szüksége lehet, ahelyett, hogy meghívná Önt egy értekezletre, kérheti, hogy meghatározott időközönként állandóan a munkahelyén legyen, hogy felhívhassa őket, vagy ha szükséges, telefonos segítséget kérjen.

A találkozó időtartama. Az értekezlet hossza nagyban függ a találkozó típusától:

Optimális időtartam problematikus A találkozó 1,5-2 órának számít kivételes esetek- 2 - 5 óra);

§ egy kérdés megvizsgálásának ideje nem haladhatja meg a 45 percet;

§ működőképesés útmutatást találkozó nem tarthat tovább 20-30 percnél;

§ találkozó eligazítás (öt perc)általában 5-10 percen belül történik.

Az értekezletet szigorúan meghatározott időpontban kell elkezdeni és befejezni, nehogy aláássa a vezető és az őt felkészítő személyzet hitelességét.

Szünetek. A két vagy több órás megbeszélés során ajánlott szüneteket tartani, különben két óra elteltével a résztvevők "negatív tevékenység" időszakát tapasztalhatják. Optimális szünetidő:

§ 45 - 50 perc elteltével. munka - 10 perc;

§ 1,5 óra munka után - 15 perc.

A szünetekre mindenekelőtt a pihenésre van szükség, másodszor pedig a szünetekben, más, nyugodt légkörben, privát beszélgetések során folytatódik a találkozó témájával kapcsolatos munka.

Az ülés szabályai. Az eljárási pontok (rendeletek) betartása az elnökvezető feladata. A rendelet betartásának fontossága a következő:

§ a szabályozás lehetővé teszi a tervezett kérdések kidolgozását;

§ fegyelmezi a résztvevőkkel való találkozást, növeli üzleti tevékenységüket

hozzáállás és tisztelet a találkozónak, mint kollegális testületnek a fontos döntések meghozatalában;

§ a határidő nem teszi lehetővé az ülés indokolatlan késleltetését.

Az a vezető, aki szigorúan betartja a szabályokat, jó követendő példa.

A találkozó helye. Az értekezlet aktív és hatékony lefolyását elősegíti, hogy teljesítsenek bizonyos követelményeket a helyiségek felszerelésére vonatkozóan.

A helyiségnek, ahol az ülést meg kell tartani, és a férőhelyek számának meg kell egyeznie a résztvevők számával. Természetesen elég tágasnak kell lennie, és szabad ülőhelyekkel kell rendelkeznie arra az esetre, ha a résztvevők száma valamilyen okból megnő. Azonban ne válasszon túl nagy közönséget egy kis találkozóhoz - rendelkezésre állás egy nagy szám az üres helyek pszichológiailag negatívan hatnak a találkozó résztvevőire.

Ezenkívül, amikor egy különleges helyiséget bútorokkal szerelnek fel, azt az elvet kell vezérelni, hogy a résztvevők kölcsönös elrendezése az értekezlet során ne hangsúlyozza a szolgáltatás-hierarchikus státuszuk közötti különbségeket. Ebben az esetben a „ Kerekasztal»Van egy egyenes és átvitt értelemben az emberek közötti kölcsönös kapcsolattartás egyszerűségének és optimális térbeli elrendezésének biztosítására szolgáló eszközként.

Abban az esetben, ha kellően nagy összejövetelt tartanak, gondoskodni kell a mikrofonok és a vizualizációs eszközök beszereléséről. Szükséges a levegő hőmérsékletének, a világításnak és a hangszigetelésnek a szabályozása, hogy a találkozó résztvevőit ne vonják el idegen ingerek.

Az egyik legtöbb fontos pontok a vezető felkészülése a találkozóra. A vezetőnek ki kell dolgoznia:

§ a találkozó fő céljának és részcéljainak szint szerinti megfogalmazása

logikai alárendeltség;

§ bevezető jelentés vagy üzenet;

§ a résztvevők előadásainak sorrendje;

§ határozattervezet.

Az értekezlet eredményessége érdekében a menedzsernek kéznél kell lennie a "Jegyzet a menedzsernek" (11.1. Táblázat) és a "Találkozó előkészítési űrlap" (melléklet).

Táblázat: 11.1

Emlékeztető a vezetőnek

A találkozó előtt	A találkozó során	A találkozó után
Szükséges -e egyáltalán találkozó? Mi a találkozó alternatívája? Személy szerint részt kell vennem benne? A részvételt minimálisra csökkenthetem? Csökkentse a résztvevők számát a minimumra? Le van zárva a szoba idegenek előtt? Vannak leíró információk? Mi a célja az egyes napirendi pontoknak? Van -e alkalom konkrét vita témákra? Küldött -e meghívót a találkozó témáiról és céljairól?	Kezdje a megfelelő időben Egyezzen meg a munka szabályairól Kinevezzen egy személyt, aki felelős az ütemtervért és a protokollért Távolítsa el a szükségtelen szüneteket és "gyilkos" kifejezéseket Ne hagyja ki a megbeszélés kritikus pillanatait Ellenőrizze a haladást a kitűzött célok felé A döntések és a tervezett intézkedések átnevezése eredmények Pontosan a megbeszélt időpontban fejezze be Végső szó pozitív hangon	A résztvevők összetétele optimális volt? Megfelelően azonosították a találkozó résztvevőinek helyét? Elég érdeklődőek voltak a találkozó résztvevői? Sikerült gyengíteni a találkozó résztvevői közötti ellentmondásokat (közelebb hozni álláspontjukat)? Voltak -e előre nem látható blokkoló helyzetek, és hogyan semlegesítették azokat? Világos képet kapott a probléma (ok) ról, miután megbeszéltétek őket? Meghozták -e az optimális döntést, és előre jelzik -e annak végrehajtásának kockázatát? Ellenőrizze az értekezlet előrehaladását és eredményeit Készítse el az eredményekről készült jegyzőkönyvet A rövid jegyzőkönyvek sokszorosítása és kiosztása A döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése A nem teljesített tételek kijelölése a következő ülésen

Az értekezlet során a vezetőnek közvetítenie kell a beosztottaknak hasznos információés világos célokat tűzött ki eléjük. Ha mindent helyesen tesznek, a munka hatékonysága nő, ellenkező esetben felül kell vizsgálni az ülések sorrendjét.

Gyakran tart üléseket? Milyen gyakran kapnak alkalmazottaik tőlük valami hasznosat? Megértik a célokat és célkitűzéseket, amelyeket kitűzött számukra?

Javul -e munkájuk hatékonysága a találkozók tervezése után? Megfelelővé válsz Visszacsatolás? Ha legalább egy kérdésre nemmel válaszolt, akkor meg kell tanulnia, hogyan kell hatékony találkozókat lebonyolítani és találkozókat tervezni annak érdekében, hogy minimális időt pazaroljon rájuk, és maximális hasznot érjen el.

Hatékony találkozó

Az értekezletek segítségével fenntartják a kommunikációt a különböző osztályok között és magukon az osztályokon, végrehajtják a döntéseket, és nő az egyes alkalmazottak motivációja a munkára. De csak egy hatékony értekezlet képes megoldani ezeket a problémákat, ezért ellenőrizze magát, hogy találkozói megfelelnek -e az alábbi kritériumoknak:

1. Formátum megfelelőség... Az értekezleteknek több típusa van: találkozó, tervezés és operatív. Mindegyik találkozónak megvan a maga célja, és ennek megfelelően tart máskor... Az operatív szolgálat célja, hogy megoldja a most felmerült problémát.

Általában 5-10 percig tart, a problémához közvetlenül kapcsolódó emberek gyűlnek össze rá. A találkozót általában minden nap reggel tartják, és 25-30 percig tart. Ez idő alatt a vezetőnek feladatokat kell kitűznie a napra, visszajelzést kell kapnia az előző nap eredményeiről, és szükség esetén módosítania kell a terveket.

A találkozó célja a megoldás megtalálása globális probléma, alkosson új javaslatot piacának, fejlesszen új program motiváció, stb.

Gyakran az értekezletek két szakaszra oszlanak - az elsőt este tartják, amelynek során meghatározzák az értekezlet céljait, felvázolják a megvitatandó problémákat. Reggel kezdődik a második szakasz, amely akár két órát is igénybe vehet. A teljes találkozás tiszta kreativitás.

2. A feladatok meghatározása... Minden értekezletnek egyértelműen meghatározott feladatokat kell tartalmaznia, amelyeket előre jeleznek a résztvevőknek. A napirendtől való eltérés nagyon nem kívánatos.

3. Szigorú előírások... A találkozónak rendelkeznie kell kezdő és befejező idővel, függetlenül attól, hogy az összes meghívott eljött -e arra. Állítson be egyértelmű idővonalakat, például fejezze be az 1. napirendi pont vitáját 25 perc alatt.

Szánjon egy bizonyos időt minden előadóra - 5 perc elegendő, ez megtanítja az embereket a lényegre. Ha idegen beszélgetéseket vagy eltéréseket hall a témától, hagyja abba ezeket a kísérleteket, és takarítson meg időt.

4. Optimális összetétel... Az ülésen az érintetteknek részt kell venniük. Csak ülj és hallgass, ne hívj meg senkit. Mindenki tegye a maga dolgát.

5. Egy szó mindenkinek... Az ülés minden résztvevőjének lehetőséget kell adni arra, hogy kifejtse véleményét egy adott kérdésben. Ne avatkozzon be, sőt, ne szakítsa félbe a munkavállaló beszédét, még akkor sem, ha az ellentétes az Ön álláspontjával. Kell -e megfelelő visszajelzés?

6. Nyilvántartás... A napirend nem az egyetlen kötelező dokumentum az ülésről. A jegyzőkönyv, amely tartalmazza az összes fő pontot, az elsőbbségi sorrendben felszólaló alkalmazottakat, véleményüket egy adott kérdésben, és legfőképpen az értekezlet eredményeit, nagyon hasznos dokumentum.

Ügyeljen arra, hogy küldjön egy levelezőlistát az értekezlet résztvevőinek, hogy mindig kéznél legyen, hogy tisztázza a pontokat. Így kényelmesebb lesz a feladatok végrehajtásának nyomon követése és az eredmények elemzése. A „feladat - eredmények - ellenőrzés - feladat” séma teszi a találkozókat a leghatékonyabbá és tömörebbé.

7. A találkozó menetrendje... Minden alkalmazottnak tudnia kell, hogy mikor újra meghívást kap az ülésterembe. A hirtelen rossz segítő a találkozók szervezésében, a résztvevőknek nincs idejük felkészülni, vagy az irodából való hiányzás miatt egyáltalán nem jönnek.

Ha valamilyen probléma hirtelen felmerült, és úgy dönt, hogy összehívja az ügyintézőt annak megoldására, készüljön fel a „nem tudom”, „ellenőriznem kell” és „később jelentést adok” válaszokra.

Hogyan lehet felkészülni és lebonyolítani egy hatékony találkozót?

A hatékony értekezlet lebonyolításához először fel kell készülnie rá. A találkozó megkezdése előtt a vezetőnek tisztáznia kell a következő kérdéseket:

• milyen célokat követnek, és milyen feladatokat old meg a találkozó.
• mi a találkozó formátuma, milyen szerepei vannak a találkozó résztvevőinek. Az alkalmazottak szerepét előre kiosztják: elnöknek és titkárnak kell lennie. Is határozza meg pontos időpont a találkozó kezdete és vége.
• milyen a találkozó szerkezete. Egy tipikus szerkezet így néz ki:
• üdvözlet;
• az értekezlet céljainak, a kitűzött feladatoknak, az ülés formátumának bejelentése;
• a meglévő problémák megbeszélése és elemzése;
• visszajelzések fogadása a fellépőktől;
• az eredmények elemzése és a közeljövő feladatainak meghatározása;
• összefoglaló.
• mi a találkozó menetrendje. Határozza meg az egyes napirendi pontok feldolgozásának pontos idejét, és ha a találkozó magában foglalja, szánjon időt a szünetre hosszú idő holding.
• milyen dokumentumokra lesz szükség. Készítse elő az összes szükséges információt, amely érdekli a résztvevőket, küldjön ki anyagokat, hogy azokat előzetesen tanulmányozni lehessen.
• szükség van -e találkozóra. Mielőtt meghívót küldene egy megbeszélésre, ellenőrizze, hogy valóban szükséges -e.

Válaszolj magadnak a következő kérdésekre:

• Meg kell oldania a ma kitűzött feladatokat?
• Mit vigyenek el a résztvevők a találkozóról?
• Hogyan változzon munkájuk a találkozó után?
• Összegyűjtötték az összes szükséges információt? Kapsz „nem tudom” választ bármely kérdésre?
• Van -e más megoldás a probléma megoldására, megbeszélés nélkül?

Emlékezzen kb egyszerű szabályok holding hatékony találkozók, tartsa a hallgatóság figyelmét a fő célon, adjon pozitív vagy semleges hangot a vitának, és bátorítsa őket saját véleményük kifejtésére.

Ekkor növeli alkalmazottai hatékonyságát, és ezzel egyidejűleg csökkenti az elvesztegetett időt.

A gyakorlat azt mutatja, hogy bármely találkozó sikere vagy kudarca nagymértékben függ a megfelelő felkészüléstől. Ezért szokás megkülönböztetni az előkészítő szakaszt, a közvetlen kommunikáció fázisát és a kommunikáció eredményeinek összegzésének szakaszát. A. V. Morozov Üzleti pszichológia. Előadás tanfolyam; Tankönyv felső- és középfokú oktatási intézmények számára = den. SPb.: Soyuz kiadó, 2000 .-- 576 p.

A találkozó összetett technológiai menedzsment művelet, amely gondos előkészítést igényel. A találkozóra való felkészülés a cél meghatározásával kezdődik. Ezután felvázolják a napirendet, meghatározzák a résztvevők összetételét, az esemény napját, idejét és helyét.

Jobb, ha a hét bizonyos napjain tartunk megbeszéléseket, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy hatékonyan, előre megtervezzék az idejüket, és ne zavarják meg a munkarendet és a tevékenységek ritmusát. Jobb, ha az értekezletet szokatlan időpontra tervezik, például 9:45 vagy 10:45 órakor, az emberek valószínűleg nem fognak késni. Reggel a legjobb operatív értekezleteket tartani, kiemelt feladatokra irányítva az embereket Személyes menedzsment: Tankönyv / S.D. Reznik et al. - 2. kiadás, átdolgozott. és hozzá. - M.: INFRA-M, 2004.- 622 p.

A találkozó résztvevőinek helyes kiválasztása nagyon fontos. Meg kell hívni a találkozóra minimális összeg emberek - csak azok, akik nélkül ez hatástalan lesz. Hogyan több ember meghívásra, annál jobb szervezést és ellenőrzést igényel.

A következő tényezőket kell figyelembe venni annak eldöntésekor, hogy kiket hívnak meg az ülésre:

1. Megvitatott kérdések és meghozandó döntések;

2. Az ülés során beszerzendő információk;

3. A meghívottaknak nyújtandó információk;

4. Az egyes meghívottak potenciális szerepe a felvetett kérdések megvitatásában.

A találkozó eredménye nagymértékben függ a résztvevők hozzáértésétől. Az értekezlet résztvevőinek összetételének eldöntése során az ülés céljait, szakmai érdekeit, az alkalmazottak személyes jellemzőit kell figyelembe venni. Egyes szakértők véleménye szerint a találkozó résztvevőinek száma, amelyen a legnagyobb hatékonyságot érik el a napirend figyelembevételével, nem haladhatja meg a 7-10 főt. Az emberekkel való foglalkozás képessége ... Üzleti ember etikettje. -M.: Kultúra és sport, UNITI, 1996.-318 p. ...

Az értekezlet résztvevőit jó előre értesíteni kell az ülésről és annak napirendjéről, hogy felkészülhessenek rá. A napirenden fel kell tüntetni: az ülés témáját, célját, a megvitatandó kérdések listáját, az ülés kezdő és záró időpontját, az ülés helyét, az előadók nevét, a tartásért felelős személyeket, az egyes kérdésekre szánt időt. A gyakorlat azt mutatja, hogy célszerű egy vagy két fő kérdést felvenni a napirendre, és több apró, gyorsan megoldható kérdést. A napirend összeállításakor két mintát kell figyelembe venni:

1. A találkozó eleje általában élénkebb, mint a vége. Ezért ha a kérdés intenzív gondolkodást igényel és kreatív megközelítés, akkor célszerűbb az elsők közé sorolni. Ugyanakkor, ha bármelyik tétel okozza a legnagyobbat? a résztvevők érdeklődését és aggodalmát, talán jobb lenne egy kicsit visszatartani, és először más kérdéseket megoldani;

2. Van néhány kérdés, amely összehozza a résztvevőket? elöl, míg mások megosztják. A szervezeti álláspont alapján? a hatékonyság, a nézeteltérésekhez és a konfrontációhoz vezető kérdések, hasznosabb, ha a napirend elejére vesszük, és az értekezletet O.V. Evtokhin egységesítő kérdésekkel fejezzük be. Személyzeti menedzsment pszichológia: elmélet és gyakorlat. - SPb.: Rech, 2010.- 319 p.

A találkozó fő szónoka általában a vezető. A találkozó sikere nagyban függ a fő üzenet előkészítésétől. A jelentés elkészítése több szakaszból áll. Első körben kidolgozzák a jelentés céljait. Burganova L.A. Kontrollelmélet. Oktatóanyag... - M.: INFRA-M, 2009.- 153 p.

A találkozó teljes időtartama nem haladhatja meg a két órát. Célszerűbb a munkanap végén vagy annak második felében megtartani, nehogy leütjük az embereket a munkaritmusról, majd dolgozzuk fel magát a jelentést. Ezt követi a munka a beszédformán, annak nyelvén, stílusán, idézetek, példák, számok stb. A végén meg kell dolgoznia a beszédtechnikáját.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az értekezlet eredményességét befolyásoló fontos tényező a helyiségek kiválasztása az üléshez. A helyiségeket a találkozó résztvevőinek száma alapján kell kiválasztani. Elfogadható hangszigeteléssel és levegőhőmérséklettel, jó szellőzéssel és kényelmes bútorokkal kell rendelkeznie.

Ezenkívül a találkozón helyesen kell elhelyezni az összes meghívottat, és ügyeljen arra, hogy senki ne zavarja a résztvevőket a találkozó során. A meghívottak elhelyezésekor két nagyon fontos tényezőt kell figyelembe venni:

1. A jelenlévőknek látniuk kell egymást;

2. Az előadónak olyan helyen kell lennie, amely lehetővé teszi a szemkontaktust minden jelenlévővel.

Az elhelyezés legjobb módja a kerekasztal. Gondoskodni kell arról, hogy az asztalon víz és poharak legyenek, amelyeket ajánlott tálcára vagy szalvétára tenni, hogy minden értekezlet résztvevője elérhesse őket anélkül, hogy zavarná a szomszédot. Sok leírás létezik? hogyan kell elhelyezni az embereket a találkozón, és ez hogyan befolyásolja a csoporton belüli viselkedést és kapcsolatokat. Ebben a számban nem minden egyértelmű, de a következőket lehet felismerni: a) ha a résztvevők egymással szemben ülnek az asztalon, ez ellentétet, konfliktusokat és nézeteltéréseket gerjeszt; b) az elnök közelsége általában tiszteletét és szívességét jelzi. Ez jól látható, amikor egy hosszú, keskeny asztal élén ül. Minél távolabb van az elnöktől, annál alacsonyabb a rang. Az elnöknek meg kell értenie, hogy ki üljön előtte "ellenzéki" helyeken, és ki mellette, "barátságos" üléseken. Szembesítés vagy ijedtség? vita a szomszéddal nehezebb Evtikhov O.V. Személyzeti menedzsment pszichológia: elmélet és gyakorlat. - SPb.: Rech, 2010.- 319 p.

Javasoljuk, hogy minden értekezlet résztvevője elé tegyen egy mappát a vonatkozó dokumentációval és a megoldás tervezetével. Az ülések sorrendje az azokon tárgyalt kérdések jellegétől, céljaitól, célkitűzéseitől és sok más tényezőtől függ. De a legtöbb esetben a találkozó forgatókönyve bizonyos témákat tartalmaz, kérdéseket tesz fel, megvitatja és elfogadható megoldást talál.

A találkozó előtt időben be kell ütemezni az egyes kérdések megvitatását. Ez időt takarít meg, és lehetővé teszi, hogy sokáig ne késlekedjen egy kérdés megvitatásával.

Jobb, ha pozitív hozzáállással kezdi az értekezletet, és egyértelműen meghatározza az időkeretet, ez segít az embereknek a napirenden lévő kérdésekre koncentrálni. Tartson szüneteket a találkozó alatt. A találkozó végén számba kell venni.

Kezdje minden találkozót üdvözléssel. Ha új személyek vannak jelen az ülésen, felváltva kell bemutatkozniuk, megadva nevüket és címüket. És csak ezután lehet elkezdeni a napirenden lévő kérdések megtárgyalását.

Az időmegtakarítás fontos tényező sikeres tartás találkozók. Kezdettől fogva ellenőrizni kell az ütemtervet az időveszteség elkerülése érdekében. Ehhez több szabályt kell betartania:

1. Időben kezdje meg a találkozót, még akkor is, ha nem minden meghívott érkezett;

2. Emlékeztesse a jelenlévőket a találkozó "költségére";

3. Helyezze az órát úgy, hogy jól láthassa a számlapot.

4. Tartson szünetet, ha a találkozó hosszú;

5. Adjon időt a hallgatóságnak bizonyos kérdések átgondolására;

6. Végezze el a megbeszélést időben vagy még korábban, ha az összes kérdést meg lehetett vitatni a tervezett idő vége előtt.

Elengedhetetlen, hogy minden jelenlévő megértse a találkozó fontosságát. Ez lehetővé teszi, hogy ne sajnálja az elvesztegetett időt. Minden résztvevőnek tisztában kell lennie azzal, hogy szükség szerint annyi időt töltenek a felvetett kérdések megvitatásával.

A megbeszélés kezdetétől fogva a segítőnek a helyes irányba kell terelnie a vitát. Ehhez a következőket kell tennie:

1. Ragaszkodjon a napirendhez;

2. Hozzájárulás a problémák megoldásához.

Ahhoz, hogy a döntéseket minden résztvevő támogassa, több bevált technikát kell alkalmaznia:

1. Hasonlítsa össze az előnyöket és hátrányokat. Összefoglalva, fel kell tüntetni azokat a kérdéseket, amelyekről megállapodást kötöttek, majd foglalkozni kell a vitatott kérdésekkel.

2. Tegyen fel tisztázó kérdéseket.

3. Foglalja össze az egyes kérdések vitáját.

4. Győződjön meg arról, hogy van konszenzus. Csak akkor lehet folytatni a következő kérdés tárgyalását, ha meggyőződtünk az elfogadott határozat egyhangú támogatásáról.

Ez a taktika segít fenntartani az aktív részvételt a kérdések megvitatásában, és ösztönözni őket a közös döntés felé.

A találkozó legfontosabb pontja a számbavétel.

Az értekezletek gyorsak és konstruktívak, ha a résztvevőket nemcsak tájékoztatják a magatartási szabályokról, hanem betartják azokat.

A találkozó magatartási kódexe egy vezető számára:

1. Pontosan a kijelölt időpontban kezdje és fejezze be az értekezletet;

2. Tájékoztatás az előírásokról;

3. Egyetértés a munka szabályaiban, a napirend tisztázása;

4. Az eljárásért és a protokollért felelős személy kijelölése;

5. A beszédek hatékonyságának és fókuszának szabályozása;

6. Figyelje meg a megbeszélés helyességét;

7. Használjon különféle technikákat, hogy fokozza a találkozó résztvevőinek figyelmét;

8. Összefoglalva, foglalja össze az elhangzottakat, fogalmazza meg a következtetéseket, határozza meg a jövő feladatait;

9. Összefoglalva: a helyzet optimalizálása, a személyzet hatékony munkára hangolása.

A találkozó magatartási kódexe a résztvevők számára:

1. Ne félj felelősséget vállalni azért, amit mondasz;

3. Legyen korrekt, világos, konkrét a kijelentéseiben;

4. Maradj természetes;

5. Fejezze ki saját álláspontját.

A találkozó után a cselekvésre kell összpontosítania meghozott döntések: az előrehaladás és az eredmények elemzése; gondosan vizsgálja felül az eredmények protokollját; feltételeket teremteni a tervezett tevékenységek végrehajtásához.

A találkozó utolsó részében a vezetőnek egyértelműen meg kell fogalmaznia a kollektív megbeszélés során hozott döntéseket, meg kell neveznie a felelős végrehajtókat, és meg kell határoznia a határidőket annak biztosítása érdekében, hogy minden résztvevő közös megegyezésre jusson.

A mentálisan kimerítő irodai ülések órái nem mítoszok, nem groteszkek és nem anekdoták hősei. A mai élet realitása olyan, hogy a munkaidő akár 50% -át üres fecsegésre fordítják, ami nem hoz eredményt. A felgyorsuló élet diktálja az irodai kultúra új szabályait, a gyors és hatékony értekezletek lebonyolítása a vállalati etika része.

Mi a szolgálati értekezlet?

Lehetséges-e ötperces találkozót, tervező értekezletet, találkozót a kategóriába utalni szolgálati értekezletek? Milyen célokra törekszik ez a kollegiális munka? Melyek az általánosan elfogadott módszerek a találkozó lebonyolítására, és hogyan érheti el a legmagasabb eredményeket a találkozó befejezése után?

Az üzleti értekezlet egy vállalati munka formátuma, amelynek célja a szervezet minden szolgáltatásának rendszeres tervezése és végrehajtásának ellenőrzése. Hatékony eszköz a személyzet irányítására és az alkalmazottak gyors visszajelzésére. Igaz, ez az eszköz csak egy hozzáértő vezető ügyes kezében működik sikeresen.

A munkavállalókkal folytatott ilyen kommunikációs forma üzembe helyezése előtt általában megfelelő parancsot adnak ki, amelyet az értekezlet minden résztvevője aláírás ellenében kap felülvizsgálat és végrehajtás céljából. A parancs szövege jelzi a szolgálati értekezletek céljait, célkitűzéseit, idejét és időpontját, valamint a résztvevők listáját, szabályzatát és a napirend felépítését.

A hivatali értekezletek tartásának általános célja, hogy bevonja az alkalmazottakat, a szolgáltatásokat és az osztályokat, mind a vezetőket, mind a közvetlen személyzetet a vezetésbe és a döntéshozatalba.

A szolgálati értekezletek magukban foglalják a tervezési értekezleteket, az operatív értekezleteket, az öt perces találkozókat, amelyeken megegyeznek a vállalat egészének fejlődésének vektorában, kidolgozzák a vállalkozás taktikáját és stratégiáját, és meghatározott feladatokat határoznak meg. A tervezési értekezleteken az aktuális kérdéseket oldják meg, egyfajta emlékeztetőt, az általános menet megbékélését. Gyors válasz - gyors értekezlet néhány problémás vagy konfliktushelyzet kollektívában. a fő célüzleti találkozó - új problémák beállítása és megoldása.

Ha egy vállalat összezavarodik ezekkel a fogalmakkal, az idő-költséghatékonyság folyamatosan csökken.

A fő hibák üzleti találkozók lebonyolításakor

A nem hatékony találkozó elárulja a vezető és / vagy szervező éretlenségét az ilyen kommunikációs formátumban. Minden üzletben olyan tapasztalatokra és készségekre van szükség, amelyek képesek átadni a vállalat általános vonalát az alkalmazottaknak, hogy a legnagyobb hozamot érjék el tőlük.

Az alkalmatlan találkozó fő jele az eredmények iránti kölcsönös elégedetlenség: a vezető kölcsönös cselekedeteket vár el beosztottjaitól, akik viszont a legkedvezőbb feltételeket akarják megszerezni maguknak. Ugyanakkor az ülésen senki, senkivel sem ért egyet semmiben.

Ugyanakkor irodai betegség alakul ki - álszent kép az üzleti megbeszéléseken való részvétel iránti érdeklődésről, amelyek valójában üres fecsegés, az irodai pletykák megbeszélése. A bérelt alkalmazottak számára az ilyen rendezvények szórakoztató jellegűek, van egy másik lehetőség, hogy ne dolgozzanak, ne végezzenek napi rutinfeladatokat.

Gyakran előfordul, hogy egy ilyen szabályozott fecsegés után a menedzser eredményeket követel az alkalmazottaktól, összeférhetetlenség lép fel, majd az alkalmazottak, néha egész osztályok elbocsátása következik.

Az egyik legtöbb gyakori hibáküzleti megbeszélések lebonyolításakor - a menedzser döntésének strukturálatlan bemutatása, amikor az ötletelés helyett a felsővezetők magas követelményeket támasztanak, és egy csapat, amely nem képes ezeket teljesíteni, viszont megindokolja, hogy miért nem teljesíthető a javaslat.

Ez azért történik, mert gyakran maga a vezető sem tudja, mit akar, és nem keresi a kívánt eredmények elérésének módjait.

A hatékony találkozások titkai

Ahhoz, hogy a találkozó a legnagyobb hatékonysággal kerüljön megrendezésre és jelentős eredményeket hozzon, e kollegiális munkaforma kezdeményezőjének ismernie kell néhány titkot.

A találkozó céljának meghatározása. Minden vállalkozás a helyes célkitűzéssel kezdődik. Mielőtt összegyűjti az alkalmazottakat egy üzleti megbeszélésre, a szervezőnek számos kérdésre kell válaszolnia:

Találkozó megtartásának lehetősége;

Helyes előírások és pontos tárgy;

Jelölők, amelyek alapján meg lehet ítélni az esemény hatékonyságát.

A vezető olyan stratéga, aki képes világos és konkrét feladat... A beosztottak olyan szakemberek, akik tudják, milyen eszközöket kell használni a kijelölt feladatok végrehajtásához.

Az ülésért felelős személyek kinevezése. Minden üzleti megbeszélést a műfaj szabványos törvényei szerint tartanak - először alapos előkészítést végeznek, kijelölik az alkalmazottak meghívásáért felelős személyeket, elvárásokat és javaslatokat gyűjtenek össze, vezetik az egyes napirendi pontokat, végrehajtókat és titkárokat, rögzítik a szakaszokat. ülés, jegyzőkönyvek és jelentések kitöltése.

A résztvevők optimális kiválasztása. A találkozó sikere nagyban függ azoktól, akik részt vesznek a szolgálati értekezleten. Elfogadhatatlan, hogy az ilyen eseményekbe olyan hozzá nem értő alkalmazottakat vonjunk be, akik a másik irányba terelhetik az eseményt. A szolgálati értekezleten felvetett kérdések megvitatására kész szakemberek kiválasztását egy hozzáértő szervező-stratégára kell bízni.

Szabályzat megállapítása. Az üzleti megbeszélések a megoldandó kérdések és a vállalat méretétől függően általában beleférnek a szokásos időtartamba - harminc perctől két óráig. A tervező értekezletnek öt -tíz perc múlva, az operatívnak pedig negyven percen belül - egy órán belül vége kell lennie.

Találkozóterv készítése. Az üzleti találkozó megnyitása előtt minden résztvevő kap részletes terv napirendek, jelentési anyagok, amelyek alapján elkészítheti kérdéseit és / vagy jelentéseit.

A napirend hozzávetőleges felépítése. Ez a dokumentum tartalmazhatja a vállalat operatív, taktikai és / vagy stratégiai irányításával kapcsolatos főbb pontokat. A napirend felépítése általában tartalmazza a vállalkozás tervei által diktált feladatok konkrét listáját és azok megoldásának módjait. Ezenkívül további feladatok is napirendre kerülhetnek, amelyeket kívánatos a közeljövőben elvégezni.

Találkozó. Annak érdekében, hogy egy üzleti megbeszélést a lehető leghatékonyabban lehessen megtartani, és ne váljon elhúzódó káoszká, azt időben el kell kezdenie, gyorsan, ingadozás nélkül haladnia kérdésről kérdésre. Minden tárgyalt kérdés után össze kell foglalni egy részösszeget, feltüntetve a pontos időt és dátumot, a végrehajtásért felelős alkalmazottakat. Ugyanakkor minimálisra kell csökkenteni a megbeszéléseket, és a megoldások kidolgozásakor csak a finomításokat kell lehetővé tenni.

Hatékonysági mérések. Minden megtartott értekezletet felül kell vizsgálni, hogy megfelelnek -e a kitűzött céloknak. Az értekezlet hatékonyságát a kívánt eredmény arányossága méri a befejezéshez szükséges költségekhez képest.

Ellenőrzés és elemzés. Az üzleti találkozó eredményességének elérése után ellenőrizni kell az eredményt és alapos elemzést kell végezni. Az összes adat mérésének, elemzésének és ellenőrzésének képessége egy bölcs vezető minősége, aki a vállalatot a piacvezetőhöz vezetheti.

Megjegyzések egy okos vezetőnek

Az üzleti értekezletet a legjobb a nap elején tartani, amikor az alkalmazottak képesek intelligens megoldások létrehozására.

A vállalati etikai kódexnek meg kell határoznia az algoritmust, az ülések ütemezését és gyakoriságát, szabályait, céljait és célkitűzéseit. A legjobb ilyen értekezletet hétfőn tartani, amikor mini feladatokat kell kitűznie a hétre, és számba kell vennie az elmúlt jelentési időszakot.

Minden alkalmazottnak tudnia kell, és fel kell készülnie a rendszeres üzleti találkozók idejére, helyére és időpontjára. Ez a pont tükröződik a legjobban munkaköri feladatok minden munkavállaló, megjelölve felelősségének és részvételének mértékét. Ez a hivatalos kapcsolatok etikája, amelynek megsértése a kollektíva súlyos megbetegedésével jár.

Az értekezletek keretében gyakran előfordul az alkalmazottak ellenállása, amelyet időben fel kell diagnosztizálni és ügyesen el kell távolítani, anélkül, hogy szabotázshoz és belső konfliktusérdekeit. Ha egy tekintélyelvű vezetési stílusú vállalatoknál a félelmek vagy bizonytalanságok miatt nem találkoznak ilyen ellenállásokkal az üléseken, azt mesterségesen kell kiváltani. Ellenkező esetben a kijelölt feladatok végrehajtása és megoldása során komoly problémák merülhetnek fel a munkavállalók cég iránti hűtlensége miatt.

Ennek a gyakorlatnak a megakadályozása érdekében minimálisra kell csökkenteni a problémákat a célválasztás és a beosztottak feladatainak meghatározásának szakaszában. Ehhez el kell osztani a "fülbevalókat minden nővérnek", vagyis fontos személyekkel kell elfoglalni a személyzetet: a projekt fejlesztésének és megvalósításának nehéz szakaszát rábízni valakire, a végrehajtás ellenőrzését delegálni mások, hogy másokat „bravúrra” motiváljanak azzal, hogy növelik a csapat tekintélyét, ideiglenesen közvetlen vezetőként tevékenykednek, vagy demotiválják a különösen buzgó alkalmazottakat.

A munkavállalók felelősségét a kijelölt feladatok ellátásáért úgy kell elosztani, hogy kényelmesen irányíthatók legyenek. Minden találkozón össze kell foglalni és meg kell jelölni a kiemelkedően kiemelkedő alkalmazottakat, és meg kell büntetni a bűnös és szabotáló munkát az egész csapattal. Semmilyen vitát és döntést nem szabad megengedni a munkavállalók háta mögött, mivel azonnal megjelenik a vállalaton belüli konfliktusok kitörésének veszélye.

Minden vezető számára hasznos, ha ismeri a szolgálati értekezletek, a tervezői értekezletek és az operatív személyzet közötti különbségeket az ötletelés, az eszmecsere, a megbeszélések alapján. Mind az egyik, mind a másik vezérlőformátum magában foglalja a visszajelzések fogadását, de különböző módon. Az üzleti megbeszélések az emberek irányításának, valamint a taktikai és stratégiai feladatok kitűzésének technológiája, és a vita formája az informális kommunikáció, annak a jele, hogy a vezető tapasztalatlan, és nem tudja, hogyan kell irányítani az értekezlet menetét. a helyes irányba.

Ezenkívül az üzleti találkozó a következőkre oszlik:

Tanulságos, amikor a vezető pontos utasításokat ad, és visszajelzést kap a beosztottaktól;

Operatív, amelynek keretében az aktuális feladatokat megoldják;

Problémás, ha a csapat valamilyen problémáját rendezik és fejlesztik szakaszos terv kiutat a jelenlegi válsághelyzetből.

Sok modern vállalat vétkezik az üzleti formátumok zűrzavarával, és a csapatot a zűrzavar, a konfliktusok és a teljesen nem működő kérdések megbeszélésének mélységébe rántja. A formátumszerkesztés egy olyan kultúra része, amely megfelel a szigorú vállalati szabványoknak.

Az üzleti találkozók hatékonyságának értékelése

Hogyan lehet megérteni, hogy egy üzleti értekezletet hozzáértően és rendkívül hatékonyan bonyolítottak le? A következő kérdésekre kell válaszolnia:

Elérte a rendezvényre kitűzött célokat?

A teljes napirendet figyelembe vették? Megvitatták az összes kérdést?

Betartotta a kitűzött határidőt?

Minden döntést közöltek a végrehajtókkal?

Az előadók helyesen értették feladataikat és határidejüket?

E kérdések megválaszolásakor felmerül egy mennyiségi komponens - hány ember vesz részt a probléma megoldásában, hány munkaóra szükséges a feladatok elvégzéséhez, mennyi pénzre van szükség ehhez stb. Mennyiségi jelző - jó eszköz hogy elemezze a teljesítményt az idő múlásával, és összehasonlítsa az elmúlt időszakokkal.

Általában hatékonyan tartottak megbeszéléseket, amikor minden célt elértek a megfelelő idő kézzelfogható eredményeket hoznak.

A rendkívül hatékony találkozó lebonyolítása igazi művészet, ahol a vezető karmesterként, a titkár - első hegedűként és az egész csapat - egész zenekarként működik. Ez az élőlény milyen eredményt ér el, az üzleti találkozó gondos előkészítésétől és hozzáértő magatartásától függ - klasszikus zene, képes lelkes érzelmeket kiváltani és jövőbeli győzelmeket inspirálni, vagy a hangok kakofóniája, amely mindent megöl.

Okos vezetői lépések nektek, uraim!

Zhanna Pyatirikova kifejezetten az üzleti portál számára BZZN.ru