Образцы журналов по учету в аптеке. Вопрос: Какие журналы необходимо вести аптеке готовых форм

05.07.2019

Вопрос:
Какие журналы необходимо вести аптеке готовых форм? Если возможно, перечислите все журналы с указанием периода действия каждого журнала и сроком его хранения в аптеке.

Ответ:

В соответствии с действующим законодательством аптека готовых форм должна вести следующие журналы:
1. Журнал учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ПКУ)
Форма журнала учета лекарственных средств, подлежащих ПКУ, действующим законодательством не установлена, поэтому журнал может вестись в произвольной форме, утвержденной внутренним приказом руководителя аптечной организации.
Порядок хранения и уничтожения журналов учета лекарственных средств, подлежащих ПКУ, и не являющихся наркотическими средствами и психотропными веществами, также действующим законодательством не определен и может быть установлен соответствующим внутренним приказом руководителя аптечной организации.
С 25.06.2013 г. вступит в силу новая статья 58.1 Федерального закона РФ от 12.04.2010 г. № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», регулирующая порядок предметно-количественного учета лекарственных средств.
Согласно этой новой статье Правила регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих ПКУ, в специальных журналах будут утверждаться уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. В настоящее время ни форма журнала, ни правила регистрации операций не установлены.
2. Журнал регистрации неправильно выписанных рецептов
Форма журнала утверждена приложением № 4 к Порядку отпуска лекарственных средств, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2005 г. № 785 (в ред. от 06.08.2007 г.) «О Порядке отпуска лекарственных средств».
3. Журнал учета и поступления медицинских иммунобиологических препаратов (ИМБП)
Форма утверждена Приложением № 1 к Санитарно-эпидемиологическим правилам «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям транспортировки, хранению и отпуску гражданам медицинских иммунобиологических препаратов, используемых для иммунопрофилактики, аптечными учреждениями и учреждениями здравоохранения» СП 3.3.2.1120-02, утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 10.04.2002 г. № 15 (в ред. от 18.02.2008 г.) (далее Правила).
Сроки хранения и период действия журналов законодательно не установлены.
4. Журнал регистрации показаний приборов в помещении, где хранятся лекарственные средства

Журнал ведется в соответствии с пунктом 3.19 Приказа Минздрава РФ от 04.03.2003 г. № 80 (в ред. от 18.04.2007 г.) «Об утверждении Отраслевого стандарта «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные Положения» (вместе с ОСТ 91500.05.0007-2003).
Форма журнала, сроки хранения и период действия журналов законодательно не установлены, поэтому журнал можно вести в произвольной форме.
5. Журнал учета сроков годности лекарственных средств (при отсутствии компьютерного учета сроков годности лекарственных средств)
Ведется в соответствии с пунктом 11 Правил хранения лекарственных средств, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 г. (в ред. от 28.12.2010 г.) № 706н.
Порядок ведения учета указанных лекарственных средств устанавливается руководителем организации.
6. Лабораторно-фасовочный журнал (форма АП-11)
Ведется в соответствии с пунктом 2.8 «Порядка отпуска лекарственных средств», утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2005 N 785 (в ред. от 06.08.2007 г.).
Форма журнала утверждена Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 г. № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений».
7. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ (НС и ПВ) (при наличии таких операций)
Форма журнала, а также правила ведения и хранения журнала утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.06.2010 г. (в ред. от 13.12.2012 г.) № 419 «О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом».
Нумерация записей в журналах по каждому наименованию прекурсора осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новых журналах начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.
Заполненные журналы вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи.
8. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (НС и ПВ) (при наличии таких операций)Форма журнала регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ приведена в приложении № 1 к «Правилам ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 г. № 644 (в ред. от 04.09.2012 г.)
Порядок ведения и хранения указанных журналов установлен вышеуказанным Постановлением Правительства РФ.
Журнал хранится в течение 10 лет после внесения в него последней записи.
Журнал заводится на один календарный год. Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

16.04.13

Какие учетные журналы необходимо вести в аптеке? Постараемся ответить на данный вопрос.

1. Журнал регистрации неправильно выписанных рецептов.

Ориентируемся на Приказ Минздравсоцразвития России №785 "О Порядке отпуска лекарственных средств" от 14.12.2005. Форму данного журнала смотрим в приложении 4 к данному приказу.

2. Журнал учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

Ориентируемся на Приказ Минздрава России №378н от 17.06.2013 "Правила регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и Правила ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения".

Журналы оформляются на календарный год. Журнал учета ЛС, подлежащих ПКУ хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, уполномоченного на ведение и хранение журнала ПКУ. Заполненные журналы учета хранятся в архиве юридического лица (индивидуального предпринимателя). Срок хранения журналов в архиве не указан.

3. Журнал учета и поступления медицинских иммунобиологических препаратов (МИБП).

Ориентируемся на Санитарно-эпидемиологические правила СП 3.3.2.1120-02 "Санитарно-эпидемиологические требования к условиям транспортировки, хранению и отпуску гражданам медицинских иммунобиологических препаратов, используемых для иммунопрофилактики, аптечными учреждениями и учреждениями здравоохранения" от 10.04.2002 №15 (Форму журнала можно посмотреть в Приложении №1).

4. Журнал учета сроков годности лекарственных средств.

Данный журнал ведется только при отсутствии компьютерного учета сроков годности лекарственных средств (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 №706н).

5. Журнал регистрации показаний приборов в помещении, где хранятся лекарственные препараты.

Форма данного журнала не установлена, так что ведем его в произвольной форме. Журнал или карта регистрации температурного режима хранится в в аптеке в течение одного года, не считая текущего.

6. Журнал учета проверок.

Журнал учета проведенных проверок ведется в соответствии с частью 8 статьи 16 Федерального закона РФ от 26.12.2008 №294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". Форму журнала учета проверок можно посмотреть в Приказе Приказе Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 №141 (Приложение №4).

7. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ (НС и ПВ).

Форма журнала смотрим в Постановлении Правительства РФ №419 "О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом" от 09.06.2010. Нумерация записей в журналах по каждому наименованию прекурсора осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров.

Нумерация записей в новых журналах начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.

Заполненные журналы вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи.

8. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (НС и ПВ).

Форма журнала регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ приведена в Постановлении Правительства РФ №644 "Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ" от 04.11.2006 (Приложение 1).

Порядок ведения и хранения указанных журналов установлен вышеуказанным Постановлением Правительства РФ. Журнал хранится в течение 10 лет после внесения в него последней записи. Журнал заводится на один календарный год. Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

P.S. Пишите в комментариях - какие еще журналы учета вы ведете в аптеке?

Предметно-количественному учету в аптечных организациях подлежат лекарственные препараты, согласно перечню, установленному приказом Минсоцразвития РФ от 14.12.2005 «О порядке отпуска лекарственных» (с изменениями от 12.02.2007 № 109).

Наркотические средства и психотропные вещества подлежат предметно-количественному учету в специальном журнале регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Порядок предметно-количественного учета регламентируется Постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644 «О порядке предоставления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров».

Согласно правил ведения и хранения специальных журналов, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров, журнал регистрации должен быть пронумерован, сброшюрован и заверен подписью руководителя аптеки и скреплен печатью аптеки.

Записи в журнале регистрации производятся лицом, ответственным за его ведение и хранение, (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции, на основании документов, подтверждающих совершение этой операции (в отдельной графе журнала регистрации указываются наименование, номер и дата этих документов). Указанные документы или их копии, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом регистрации.

В журнале регистрации указываются наименования наркотических средств и психотропных веществ, а в скобках - фирменные названия (синонимы), под которыми они получены юридическим лицом, дозировкой, единицей измерения, формой выпуска.

Нумерация записей в журнале регистрации осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новом журнале регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненном журнале.

Не использованные в текущем календарном году страницы журнала регистрации используются в следующем календарном году, при этом нумерация записей начинается с цифры 1.

Каждая запись в журнале регистрации заверяется подписью лица, ответственного за его ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов.

Исправления в журнале регистрации заверяются подписью лица, ответственного за его ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журнале регистрации не допускаются.

Лицо, на которое возложен контроль за ведением и хранением журнала регистрации, не реже одного раза в месяц проверяет записи в журнале, о чем на следующей строке после последней на момент проверки записи в журнале регистрации делает соответствующую отметку (с указанием даты) и заверяет ее своей подписью.

Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала.

Заполненный журнал регистрации сдается в архив юридического лица, где хранится в течение 10 лет после внесения в него последней записи. По истечении указанного срока журнал регистрации подлежит уничтожению по акту, утверждаемому руководителем юридического лица.

В случае реорганизации или ликвидации аптечного учреждения журнал регистрации сдается на хранение в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Аптечные организации, имеющие лицензию на осуществление видов деятельности, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на основании журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических и психотропных средств, представляют ежеквартально и за год отчеты о своей деятельности.

Отчеты представляют в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации по форме согласно приложению N 3 приказа №577:

1. не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, -квартальный отчет о количестве каждого изготовленного указанного лекарственного средства;

2. ежегодно, до 15 января, - годовой отчет о количестве каждого изготовленного указанного лекарственного средства и сведения об их запасах по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Предметно-количественный учет других лекарственных средств (указанных в приложении к приказу Минздравсоцразвития РФ №785 в ред. Пр №109 от 12.02.2007), а также этилового спирта, ведется в «Журнале учета ядовитых, других медикаментов и этилового спирта». Форма этого журнала дана в приказе МЗ СССР № 14 и методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров».

Этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован, количество страниц заверяется подписью руководителя и печатью аптеки. Журнал заводится на год. На первой странице указывается перечень ЛС, которые учитываются в данном журнале. На каждое наименование дозировку, фасовку для учета отводится отдельная развернутая страница. Записи ц журнале производится лицом, ответственным за его ведение и сохранность этих ценностей. Поступление отражается в хронологическом порядке.по каждому наименованию, указывается документ его номер и дата.

Расход отражается ежедневно, общим итогом отдельно по каждому наименованию, указывается отпуск по амбулаторным рецептам, лечебным учреждениям, отделам аптеки.

По итогам за месяц подчитывается расход по каждому виду реализации и общий расход за месяц данного ЛС, выводится остаток, который сопоставляется с фактическим остатком на конец месяца. Учет и ведение журнала производится лицом, уполномоченным руководителем, приказом по аптеке.

Контроль за реализацией лекарственных препаратов, имеющих ограниченный срок годности, производится в специальном журнале или карточках, которые находятся на местах хранения этих препаратов.

Помимо учета поступивших товаров в аптеках, ведется учет операций, которые увеличивают стоимость товарных запасов. Источники дополнительных запасов и порядок их оприходования даны в следующей таблице.

Какие учетные журналы готовых лекарственных форм необходимо вести в аптеке?

Рассмотрим следующие формы:

Порядок ведения приказом Минздравсоцразвития России от 23.08.2010 № 706н «Правила хранения лекарственных средств».
Журнал учета поступления и расхода вакцин
Журнал регистрации температурного режима холодильника для хранения медицинских иммунобиологических препаратов

Порядок ведения журналов регламентируется Санитарно-эпидемиологическими требованиями к условиям транспортировки, хранению и отпуску гражданам медицинских иммунобиологических препаратов, используемых для иммунопрофилактики, аптечными учреждениями и учреждениями здравоохранения СП 3.3.2.1120-02 (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 10.04.2002 № 15).

Продолжаем публикацию нормативных и справочных материалов, необходимых для ведения специальных журналов. Даже если в вашей аптеке они ведутся в электронном виде и являются частью программного обеспечения, нужно точно знать, как нормативные акты регулируют порядок их ведения и хранения. Ведь нарушение в этой сфере - частая причина наложения штрафа на аптечное предприятие и привлечения к ответственности его руководителя по результатам .

Предлагаем руководителям формы журналов, утвержденные нормативными актами. Для тех журналов, порядок ведения которых не регламентируется законодательством РФ, приведены примерные формы и образцы заполнения. Это в значительной степени облегчит решение задач по надлежащей организации работы аптеки.

Все перечисленные журналы входят в перечень обязательных для ведения в аптеке готовых лекарственных форм.

Журнал (карта) регистрации показаний приборов в помещении, где хранятся лекарственные средства

Приказ Минздравсоцразвития России от 23.08.2010 № 706н

Читайте также в журнале «Новая аптека»

Правила хранения лекарственных средств (извлечение) <…>

Помещения для хранения лекарственных средств должны быть оснащены приборами для регистрации параметров воздуха (термометрами, гигрометрами (электронными гигрометрами) или психрометрами). Измерительные части этих приборов должны размещаться на расстоянии не менее 3 м от дверей, окон и отопительных приборов. Приборы и (или) части приборов, с которых производится визуальное считывание показаний, должны располагаться в доступном для персонала месте на высоте 1, 5-1, 7 м от пола.

Комментарий

Форма журнала (карты) регистрации показаний приборов в помещении, где хранятся лекарственные средства, законодательно не установлена. Поэтому порядок ведения этого журнала должен быть установлен специальным приказом руководителя аптечного предприятия. показателей приборов должен храниться в течение одного года, не считая текущего. Предлагаем форму журнала, которую вы сможете использовать в качестве образца.

Показания этих приборов должны ежедневно регистрироваться в специальном журнале (карте) регистрации на бумажном носителе или в электронном виде с архивацией (для электронных гигрометров), который ведется ответственным лицом. Журнал (карта) регистрации хранится в течение одного года, не считая текущего. Контролирующие приборы должны быть сертифицированы, калиброваны и подвергаться поверке в установленном порядке.

Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха

Журнал учета поступления и расхода вакцин и Журнал регистрации температурного режима холодильника для хранения медицинских иммунобиологических препаратов

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 10.04.2002 № 15

Санитарно-эпидемиологические требования к условиям транспортировки, хранению и отпуску гражданам медицинских иммунобиологических препаратов, используемых для иммунопрофилактики, аптечными учреждениями и учреждениями здравоохранения СП 3.3.2.1120-02 (извлечения)

Приложение № 1 к СП 3.3.3.1120-02

Журнал учета поступления и расхода вакцины

Приход							Расход
Дата полу-чения	Назва-ние вак-цины	Коли-чество	Серия, контроль- ный номер	Срок год-ности	Страна и фирма-произ- води- тель	Условия транспор- тировки, показания термоинди-катора	Дата выдачи	Кому выдано	Коли- чество выдан- ной вакцины	Серия, контроль-ный номер	Остаток
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12