Da biste imali produktivne sastanke, morate znati ispunjavanje pravila. Upravo je to situacija kada možete razmijeniti mišljenja o određenim pitanjima, ili iskopati ogromnu rupu u koju će cijeli posao otići dođavola. Ali ako znate osnovna pravila održavanja sastanaka, svaki sastanak možete provesti što uspješnije. U nastavku predstavljamo 6 Pravila za vođenje efektivnog sastanka, što će nekim zaposlenima pomoći da se ne dosađuju na sastanku, a drugima da se osjećaju saslušano.

1. Odredite predmet razgovora

To bi trebalo utvrditi mnogo prije početka sastanaka. Inače će to biti gubljenje vremena zbog opšte konfuzije i konfuzije. Ovo se ne odnosi samo na menadžera, već i na sve zaposlene. Pravila održavanja sastanaka zahtijevaju da svi jasno razumiju predmet budućeg razgovora. Neka svi imaju Potrebni dokumenti, potrebne informacije kako biste izbjegli nepotrebna i nepotrebna pitanja koja će samo oduzimati svima vrijeme.

Da bi sastanak bio produktivan, osoba koja ga organizuje mora razumjeti kako sastanak treba da se završi? Rješenje, analiza problema, donošenje nove informacije, prikupljanje informacija itd. Formulisanje krajnjeg cilja će vam olakšati održavanje sastanaka.

2. Zadržite svoj dnevni red u pisanoj formi.

Pravila održavanja sastanaka nalažu obavezno pisano snimanje svega što se dešava na sastanku, čak i ako ne traje duže od deset minuta. Čak i tokom ovog vremena, možete napraviti mnogo grešaka ako nemate jasan plan ispred sebe. Držeći se toga, trošite produktivnije ukupno vrijeme, držite sve važne tačke na vidiku.

3. Učešće organizatora na skupu treba da bude što manje

Ako nemate potrebu da prisustvujete sastanku, osim ako za to nema poslovne potrebe, uzdržite se. Održavanje sastanaka bi trebalo da donese neku korist ne samo za tim, već i za vas lično. Isto važi i za one koji su pozvani na sastanak. Nema potrebe da se tamo pozivaju oni kojima rješavanje pitanja na dnevnom redu neće biti važno. Uostalom, što je više učesnika, to je više mišljenja, konfuzije i gubljenja vremena.

4. Stvorite interesovanje

Sastanci bi trebali biti zanimljivi za svoje učesnike. Tek kada se lični interes svakog učesnika dobro zagreje, tek tada će biti pažljiviji prema onome što se dešava. Ne dozvolite da neko preuzme inicijativu da promijeni tempo, format i stil takvih sastanaka. Pobrinite se da govornici predstave suštinu problema i da ih ne ometaju strane teme. Znajte razlikovati želju da se situacija smiri šalom i želja da se situacija smiri "pokazati se".

5. Zahtijevajte kratkoću u govorima.

Da biste izbjegli kašnjenja na sastancima, završite govor kada ste iznijeli glavnu ideju i nemojte se ometati sitnicama. Takođe, nemojte prekidati druge, čak i ako se potpuno ne slažete s njima. Neka prvo iznesu sve što smatraju potrebnim, onda mu ne dozvolite da protiv vas ostavi adut u rukavu i možete argumentovati sve zamerke na argumente vašeg protivnika.

Takođe, ne biste trebali sastanke pretvarati u rješavanje ličnih pitanja – lično je strogo zabranjeno. Malo je vjerovatno da ćete doći do zajedničkog imenitelja, ali će drugi učesnici u procesu biti odvučeni od glavne ideje sastanka.

6. Prenesite svoj akcioni plan

Svaki sastanak treba da ima svoj ishod. Po pravilu se formuliše u formi akcionog plana za blisku budućnost, koji je razvijen tokom informacija objavljenih na sastanku.

Pokušajte koristiti ove ispunjavanje pravila, i primijetit ćete koliko će se njihova produktivnost povećati.

Pravila za pripremu sastanaka

Vrste sastanaka

Sastanci povjerljivo u zavisnosti od značaja i sadržaja problema koji se iznose na raspravu i zadataka koji se rešavaju, kao i od mesta, vremena i trajanja rada.

Operativni sastanci može imati za cilj da menadžeru pruži informacije koje su mu potrebne trenutna drzava poslovi u organizaciji; kratka razmjena mišljenja o suštini pitanja koja se javljaju u procesu proizvodnje, kao i razvoju općih taktika djelovanja različitih jedinica organizacijske strukture zbog trenutnih izazova u proizvodnji.

Informacije na takvim sastancima kreću se odozdo prema gore, tj. od podređenih do vođe. Primljene informacije omogućavaju menadžeru da direktno (brzo) procijeni situaciju tokom sastanka, identifikuje zaostatak, donosi odluke i postavlja zadatke za podređene, navodeći izvršioce i rokove. Po pravilu, na operativnim sastancima podređeni ne sastavljaju detaljne i detaljne izvještaje. Operativni sastanci se mogu održavati u razne forme: petominutni sastanci, sastanci itd. Glavna karakteristika Takvi sastanci su kratkog trajanja.

Instruktivni sastanci dizajniran za prenošenje informacija, naloga i zahtjeva od vrha do dna duž upravljačke vertikale.

Osnovna karakteristika ovakvih sastanaka je to što rukovodilac ne samo da obaveštava podređene na potrebne informacije i izdaje naloge, već vrlo konkretno precizira dodeljene zadatke, raspoređuje izvršioce i rokove. Istovremeno, na instruktivnim sastancima je dozvoljeno razmatranje informacija i metoda za rješavanje postavljenih zadataka. Podređeni mogu razjasniti neke tačke i dati konstruktivne prijedloge za razmatranje od strane menadžmenta.

Problemski sastanci imaju za cilj pronalaženje optimalnog rješenja kao rezultat rasprave i analize problema koji se razmatra.

Problematični sastanci su najviše složen izgled sastancima. Na problemskom sastanku se donosi kolektivna odluka o složenim pitanjima koja utiču na promjene funkcionalnih zadataka jedinica strukture ili njihovo prilagođavanje novim pravcima aktivnosti organizacije.

Problemski sastanci se često odvijaju u obliku diskusija. Način na koji se donose odluke zavisi od stila rukovođenja. Najčešća je sljedeća shema problemskog sastanka:

1. Formulacija problema, iskaz problema.

2. Izvještaji učesnika.

3. Pitanja za govornike.

4. Diskusija, debata, debata.

5. Formiranje rješenja.

6. Ispravka rješenja.

7. Prihvatanje konačna verzija rješenja.

Formulacija problema, postavljanje zadatka, njegova analiza i traženje rješenja obavljaju se po pravilu prije početka samog sastanka. Ova faza može imati oblik razgovora prije sastanka (nekoliko dana prije samog sastanka), slanja biltena ili plana za periodične sastanke sa problemima.

Na problemskim sastancima, stepen demokratičnosti i kreativne aktivnosti treba da bude prilično visok. Menadžer ima ulogu predsjedavajućeg i koordinira tok sastanka.

Osim toga, različite organizacije mogu koristiti sljedeće vrste sastanaka:

§ informisanje zaposlenih (uključujući u obliku

nastavno-metodički čas);

§ planiranje rada za određeni period;

§ sumiranje rezultata za različite vremenske periode (kao i podršku

održavanje rezultata rada na konkretnom projektu) itd.

Ako poslovni razgovor jasno daje do znanja da je međuljudska interakcija u organizaciji posredovana statusom, funkcionalnom pozicijom osobe, onda nam poslovni sastanak omogućava da istaknemo drugu najvažniji faktor poslovnu interakciju, odnosno grupni faktor. Prilikom pripreme i vođenja poslovnog sastanka, treba imati na umu da će karakteristike grupnog ponašanja (od raspodjele uloga u grupi do grupnog pritiska) imati ozbiljan utjecaj na prirodu interakcije njenih sudionika.

Pravila za pripremu sastanaka

Poslovni ili službeni sastanak je tehnološki složen i radno intenzivan događaj. Rad na pripremi sastanka počinje jasnim definisanjem njegove svrhe.

Svrha sastanka- ovo je opis željeni rezultat, željeni tip rješenja, željeni ishod rada ( moguće opcije svrhe: preliminarna razmjena mišljenja, priprema preporuka za donošenje odluka, odlučivanje o određenom pitanju itd.).

Vođa mora jasno razumjeti zašto saziva sastanak, kao i biti u stanju da jasno prenese svrhu sastanka njegovim učesnicima. Prilikom utvrđivanja svrhe sastanka treba izbjegavati nejasne, nespecifične formulacije. To uzrokuje smanjenje interesa za predloženi problem i podsvjesno dovodi do osjećaja da je njegovo suštinsko rješenje nepotrebno. Formulacija cilja treba prije svega odražavati karakteristike namjeravanog ishoda rasprave o pitanjima. U zavisnosti od svrhe sastanka, formuliše se njegov dnevni red i bira sastav učesnika.

Ukoliko je cilj sastanka razmjena informacija i postavljanje prioritetnih zadataka u toku tekućeg rada, onda su pozvani samo šefovi odjeljenja. Na takvom sastanku prisutni se upoznaju sa stanjem, informišu se o toku implementacije odluka donesenih na prethodnom sastanku, te jasno formulišu zadaće za budućnost.

Ako je cilj sastanka rješavanje konkretnog problema, onda se na njega pozivaju oni koji se profesionalno mogu nositi sa zadatkom i koji su u stanju ponuditi svoje rješenje problema. U tom slučaju se učesnicima sastanka daju informacije o problemu, zadatak je formulisan jasno i nedvosmisleno.

Svrha sastanka određuje mjesto, datum i vrijeme sastanka.

Planirani sastanci(na primjer, sastanke vijeća radi sumiranja rezultata, planiranja) pogodnije je zakazati na određene dane u sedmici ili određene datume u mjesecu.

Neplanirani sastanci, posebno sa veliki broj učesnika (na primjer, informacije o hitnim slučajevima), preporučljivo je izvršiti na kraju radnog dana kako bi se eliminisao gubitak radnog vremena na nastavak prekinutog rada.

Kratki operativni sastanci(petominutni sastanci ili sastanci) preporučuje se održavanje na početku radnog dana.

Vrijeme održavanja sastanaka treba odrediti rutinom utvrđenom u organizaciji (odjelu). Neplanirani sastanci izbacuju vas iz ritma, smanjujući time kulturu poslovnu komunikaciju, lišiti menadžera mogućnosti da planira svoje radno vrijeme i riješiti ga, ometati planirane sastanke i aktivnosti.

Preporučljivo je zakazati sastanke u popodnevnim satima ili 1,5 – 2 sata prije završetka rada. Po pravilu, prva polovina dana je produktivnija, a bolje je ako su zaposleni u to vrijeme zauzeti obavljanjem svojih obaveza. Postoji još jedna stvar koju treba razmotriti ako je sastanak zakazan na kraju radnog dana. Menadžer dobija priliku da održi sastanak što pre, bez odlaganja rasprave, jer ima izgovor da ga prekine u slučaju nepovoljnog razvoja događaja.

Tema sastanka je predmet rasprave. Temu treba formulisati na način da zainteresuje svakog učesnika sastanka. Na sastanke je potrebno iznositi samo ona pitanja koja se ne mogu uvijek riješiti na radan način.

Jedno od pravila organizacije upravljanja i etike službenih odnosa trebalo bi da bude obavezna preliminarna raspodjela dnevnog reda učesnicima sastanka. Osim toga, preliminarnu distribuciju kratkih pisanih informacija o suštini pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku treba smatrati normom etičkih poslovnih odnosa. Neprihvatljivo je da takve pošte obavlja osoba koja nije kompetentna u problemima iznesenim na sastanku – to očigledno smanjuje osjećaj relevantnosti.

Dnevni red sastanka je pisani dokument koji se unaprijed šalje učesnicima sastanka koji uključuje sljedeće informacije:

§ tema sastanka;

§ svrha sastanka;

§ spisak pitanja o kojima se raspravlja;

§ vrijeme početka i završetka sastanka (idealno vrijeme početka i završetka rasprave o svakom pitanju);

§ tačna lokacija sastanka;

§ imena govornika, koizvjestilaca odgovornih za pripremu pitanja;

§ vrijeme i mjesto gdje se možete upoznati sa materijalima o svakom pitanju (prisustvo takvih uputstava neće dozvoliti neopreznim zaposlenima da svoju nespremnost za raspravu o problemu opravdaju nedostatkom informacija).

Nacrti odluka, apstrakti izvještaja i potvrde mogu se slati kao dodatak dnevnom redu. Vrlo je dobro ako se prije početka sastanka, komentari učesnika sastanka na nacrte odluka i teze govora unaprijed proslijede onima koji pripremaju pitanja.

Bez obzira na važnost i efikasnost sastanka, broj pitanja koja se na njemu postavljaju treba da ostane između tri do pet (ponekad i sedam). U ovom slučaju, najpogodnije je pripremiti dnevni red tako da sadrži jedno ili dva glavna pitanja i dva do pet manjih pitanja koja ne zahtijevaju dužu raspravu. Veliki broj tačaka dnevnog reda dosadi učesnicima sastanka i otežava shvaćanje glavnog fokusa sastanka u cjelini. Sastanak će također biti neproduktivan ako su sva pitanja o kojima se razgovara podjednako važna i zahtijevaju duboku, detaljnu diskusiju.

Velika važnost ima izbor učesnika sastanka, tj. Efikasnost sastanka umnogome zavisi od toga u kojoj meri kompetentnost i ovlasti pozvanih zaposlenih odgovaraju ciljevima i zadacima sastanka. Broj učesnika je takođe određen ciljevima i ciljevima sastanka, kao i, u nekim slučajevima, statusom ili stepenom svečanosti sastanka.

Optimalan broj ljudi pozvanih na sastanak je 7–9, maksimalno 12 osoba. Glavno pravilo ovdje je najveća aktivnost učesnika prilikom diskusije o pitanjima. Povećanje broja pozvanih dramatično smanjuje prosječnu stopu učešća (ili učinak) prisutnih, dok istovremeno produžava sastanak.

Organizatori skupa, po pravilu, zahtevaju učešće najviših zvaničnika odeljenja organizacione strukture. Međutim, neko od neupravljačkih radnika može biti kompetentniji u rješavanju konkretnih problema. Stoga je preporučljivo dati menadžeru pravo da odredi ko će predstavljati njegov odjel na sastanku. Poželjno je da među učesnicima sastanka budu ljudi koji su sposobni mentalna aktivnost obavljaju uloge “stručnjaka”, “generatora ideja”, “kritičara”.

Kako bi se izbjeglo prisustvo statista, preporučuje se korištenje metode „smjene“ učesnika (metoda „split diskusije“). Pažljivo pripremljen dnevni red vam omogućava da organizujete sastanak tako da, nakon razgovora o svom pitanju, neki od zaposlenih mogu da ga napuste, ustupajući svoje mesto onima o čijem pitanju počinje da se raspravlja. Ispada da su neki zaposleni prisutni na sastanku od početka do kraja, dok su drugi pozvani posebno za vrijeme rasprave o određenom pitanju. Tako će svaki učesnik biti prisutan samo na dijelu sastanka, što, naravno, smanjuje ukupno vrijeme, a samim tim indirektno povećava efikasnost samog događaja.

Da biste optimizirali sastav učesnika sastanka, koristite princip „telefonske distance“ do zaposlenog, čije učešće diktira tok samog sastanka i potreba za prijemom. Dodatne informacije od ovog uposlenika. Stručnjaci (čije informacije mogu biti potrebne), umjesto da ih pozovete na sastanak, možete ih zamoliti da budu stalno na svom radnom mjestu u određenom vremenskom intervalu kako biste ih pozvali ili dobili pomoć telefonom ako je potrebno.

Trajanje sastanka. Trajanje sastanka u velikoj mjeri zavisi od vrste sastanka:

§ optimalno trajanje problematično sastanak se smatra 1,5 - 2 sata (in izuzetni slučajevi– 2 – 5 sati);

§ vrijeme za razmatranje jednog pitanja ne bi trebalo da prelazi 45 minuta;

§ operativni i poučno sastanak ne bi trebalo da traje duže od 20 – 30 minuta;

§ sastanak letak (pet minuta) obično se izvodi u roku od 5-10 minuta.

Sastanak treba da počne i da se završi u strogo određeno vreme, kako se ne bi narušilo poverenje u menadžera i zaposlene koji su ga pripremili.

Pauze. Tokom sastanka koji traje dva ili više sati, preporučuje se da se prave pauze, inače nakon dva sata učesnici mogu doživjeti period „negativne aktivnosti“. Optimalno trajanje pauze:

§ nakon 45 – 50 min. rad – 10 min;

§ nakon 1,5 sata rada – 15 minuta.

Pauze su neophodne, prvo, prvenstveno radi odmora, a drugo, u pauzama, u drugačijoj, opuštenoj atmosferi, u privatnim razgovorima, nastavlja se rad na temu sastanka.

Pravila sastanka. Poštivanje proceduralnih aspekata (pravilnika) je odgovornost predsjedavajućeg. Važnost poštovanja propisa je sledeća:

§ propisi omogućavaju razradu planiranih pitanja;

§ disciplinuje učesnike sastanka, povećavajući njihov posao

odnos i poštovanje prema sastanku kao kolegijalnom tijelu za donošenje važnih odluka;

§ propisi ne dozvoljavaju neopravdano odlaganje sastanka.

Lider koji se striktno pridržava propisa je dobar primjer za slijediti.

Lokacija sastanka. Aktivan i efektivan napredak sastanka je olakšan ispunjavanjem određenih uslova za opremanje prostorija za njegovo održavanje.

Prostorija u kojoj će se održati sastanak i broj mjesta u njoj moraju odgovarati broju učesnika. Naravno, trebalo bi da bude dovoljno prostran i da ima dovoljno slobodnih mesta u slučaju da se broj učesnika poveća iz ovih ili onih razloga. Međutim, ne biste trebali odabrati preveliku publiku za mali sastanak - prisustvo velika količina prazna mjesta imaju psihološki negativan utjecaj na učesnike sastanka.

Osim toga, prilikom opremanja posebne prostorije namještajem, treba se voditi principom da relativni položaj učesnika tokom sastanka ne treba naglašavati razlike u njihovom uslužno-hijerarhijskom statusu. U ovom slučaju, koncept " okrugli stol"ima direktne i figurativnom smislu kao sredstvo za osiguranje lakoće međusobnih kontakata među ljudima i njihovog optimalnog prostornog uređenja.

U slučaju da se održava prilično veliki sastanak, mora se voditi računa o instaliranju mikrofona i opreme za vizualizaciju. Neophodno je kontrolisati temperaturu vazduha, osvetljenje i zvučnu izolaciju kako učesnici sastanka ne bi bili ometani stranim iritantima.

Jedan od mnogih važne tačke je pripremiti menadžera za sastanak. Menadžer mora raditi:

§ formulisanje glavnog cilja sastanka i podciljeva po nivoima

logička podređenost;

§ uvodni izvještaj ili poruka;

§ redoslijed govora učesnika;

§ nacrt odluke.

Da bi sastanak bio efikasan, menadžer treba da ima pri ruci „Memorandum za menadžera“ (Tabela 11.1) i „Obrazac za pripremu sastanka“ (Dodatak).

Tabela 11.1

Dopis za menadžera

Prije sastanka	Tokom sastanka	Nakon sastanka
Da li je uopšte potrebno održati sastanak? Šta je alternativa sastanku? Da li lično treba da učestvujem u tome? Mogu li svoje učešće svesti na minimum? Smanjiti broj učesnika na minimum? Da li su prostorije zatvorene za strane? Ima li vizuelnih informacija? Koji su ciljevi pojedinih tačaka dnevnog reda? Jesu li naznačeno vrijeme za određene teme razgovora? Da li su poslate pozivnice u kojima se navode teme i ciljevi sastanka?	Počnite tačno na vreme Dogovorite pravila rada Imenujte nekoga odgovornog za propise i protokol Uklonite nepotrebne pauze i „ubistvene” fraze Ne propustite kritične momente u diskusiji. zakazano vreme Završna riječ na pozitivnoj noti	Da li je sastav učesnika bio optimalan? Da li su učesnici sastanka pravilno sedeli? Da li su učesnici sastanka bili dovoljno zainteresovani? Da li je bilo moguće smanjiti kontradikcije između učesnika sastanka (zbližiti njihove stavove)? Da li je došlo do nepredviđenih situacija blokiranja i kako su one neutralisane? Da li je vaše razumijevanje problema(ova) postalo jasno nakon rasprave o njemu? Da li je donesena optimalna odluka i da li je predviđen rizik njene implementacije? Proveriti napredak i rezultate sastanka Sastaviti protokol o rezultatima Kopirati i distribuirati kratak protokol Pratiti sprovođenje odluka Izložiti neispunjene stavke na sledećem sastanku

Tokom sastanka, menadžer mora prenijeti svoje podređene korisne informacije i postaviti jasne ciljeve za njih. Ako se sve uradi kako treba, efikasnost rada će se povećati, u suprotnom treba preispitati proceduru održavanja sastanaka.

Da li često održavate sastanke? Da li vaši zaposleni često dobijaju nešto korisno od njih? Da li razumiju ciljeve i ciljeve koje ste im dali?

Da li se njihova radna efikasnost povećava nakon planiranih sastanaka? Da li primate adekvatno povratne informacije? Ako ste na barem jedno pitanje odgovorili sa „ne“, onda morate naučiti kako da vodite efektivne sastanke i planirate sesije kako biste na njih izgubili minimalno vrijeme i dobili maksimalnu korist.

Efikasan sastanak

Uz pomoć sastanaka održava se komunikacija između različitih odjela i unutar samih odjela, sprovode se donesene odluke i povećava motivacija za obavljanje posla među pojedinim zaposlenima. Ali samo efikasan sastanak može riješiti ove probleme, pa provjerite da li vaši sastanci ispunjavaju sljedeće kriterije:

1. Usklađenost formata. Postoji nekoliko vrsta sastanaka: sastanak, sastanak planiranja i operativni sastanak. Svaki od ovih sastanaka ima svoju svrhu i u skladu s tim traje drugačije vrijeme. Operativka je dizajnirana da riješi problem koji se upravo pojavio.

Obično traje 5-10 minuta i okuplja ljude koji su direktno povezani sa problemom. Sastanak za planiranje se obično održava svakog dana ujutro i traje 25-30 minuta. Za to vrijeme menadžer treba postaviti zadatke za dan, dobiti povratnu informaciju o rezultatima prethodnog dana i po potrebi prilagoditi planove.

Sastanak ima za cilj pronalaženje rješenja globalni problem, kreirajte novu ponudu za svoje tržište, razvijajte se novi program motivacija itd.

Često se sastanci dijele u dvije faze – prva se održava u večernjim satima, tokom koje se postavljaju ciljevi sastanka i ocrtavaju problemi o kojima će se razgovarati. Ujutro počinje druga faza, koja može trajati i do dva sata. Punopravni sastanak je kreativnost u svom najčistijem obliku.

2. Specifikacija zadataka. Svaki sastanak treba da ima jasno definisane ciljeve koji se unapred najavljuju učesnicima. Odstupanje od dnevnog reda je krajnje nepoželjno.

3. Strogi propisi. Sastanak mora imati vrijeme početka i završetka, bez obzira da li su svi pozvani prisustvovali. Postavite jasna vremenska ograničenja, kao što je završetak tačke dnevnog reda 1 za 25 minuta.

Odvojite određeno vrijeme za svakog govornika - 5 minuta je dovoljno, ovo će naučiti ljude da govore do tačke. Ako čujete nepotrebne razgovore ili odstupanja od teme, zaustavite ove pokušaje i uštedite vrijeme.

4. Optimalna kompozicija. Zainteresovani moraju biti prisutni na sastanku. Samo sjedite i slušajte, ne pozivajte nikoga. Neka svako gleda svoja posla.

5. Riječ svima. Svaki učesnik sastanka treba da ima priliku da izrazi svoje mišljenje o određenom pitanju. Nemojte se miješati, a posebno nemojte prekidati govor zaposlenika, čak i ako je to protivno vašem gledištu. Trebate li adekvatnu povratnu informaciju?

6. Evidencije. Dnevni red nije jedini obavezni dokument sastanka. Zapisnik u kojem se bilježe sve glavne tačke, zaposlenici koji su govorili po prioritetu, njihovo mišljenje o određenom pitanju, i što je najvažnije rezultati sastanka, vrlo je koristan papir.

Obavezno pošaljite bilten učesnicima sastanka kako bi ga uvijek imali pri ruci za razjašnjenje bilo koje točke. Ovo će učiniti praktičnijim praćenje realizacije zadatih zadataka i analizu dobijenih rezultata. To je shema „zadatak – rezultati – kontrola – zadatak“ koja vam omogućava da sastanke učinite najefikasnijim i najsažetijim.

7. Planiranje sastanka. Svaki zaposleni treba da zna kada treba Ponovoće biti pozvani u salu za sastanke. Iznenadnost je loš pomoćnik u organizovanju sastanaka, učesnici nemaju vremena da se pripreme ili uopšte ne dolaze zbog odsustva iz kancelarije.

Ako se iznenada pojavi neki problem i odlučite da sazovete radnu grupu da ga riješite, pripremite se za odgovore “ne znam”, “moram provjeriti” i “kasnije ću ti dati izvještaj”.

Kako pripremiti i provesti efikasan sastanak?

Da biste imali efikasan sastanak, prvo se morate pripremiti za njega. Prije početka sastanka, voditelj treba da razjasni sljedeća pitanja:

• koje ciljeve skup ima i koje zadatke rješava.
• kakav je format sastanka, koje su uloge učesnika sastanka. Uloge zaposlenih su unapred određene: moraju postojati predsedavajući i sekretar. Također definirajte tačno vreme početak i kraj sastanka.
• kakva je struktura sastanka? Tipična struktura izgleda ovako:
• pozdravi;
• objava ciljeva, zadataka, formata sastanka;
• diskusija i analiza postojećih problema;
• primanje povratnih informacija od izvođača;
• analiza rezultata i postavljanje zadataka za blisku budućnost;
• sumirajući.
• koja su pravila sastanka? Odredite tačno vrijeme za rad na svakoj tački dnevnog reda, odvojite vrijeme za pauzu ako sastanak uključuje dugo vrijeme izvođenje.
• koji dokumenti će biti potrebni. Pripremite sve potrebne informacije koje će biti od interesa za učesnike, pošaljite materijale kako bi se unaprijed proučili.
• Da li je sastanak neophodan? Prije nego što pošaljete pozivnice na sastanak, provjerite da li je to zaista potrebno.

Sami odgovorite na ova pitanja:

• Da li zadatke koje ste postavili morate riješiti danas?
• Šta učesnici treba da ponesu sa sastanka?
• Kako bi se njihov rad trebao promijeniti nakon sastanka?
• Da li su prikupljene sve potrebne informacije? Hoćete li dobiti odgovor „ne znam“ na bilo koje pitanje?
• Postoji li drugi način da se problem riješi bez održavanja sastanka?

Zapamtite o jednostavna pravila izvođenje efektivni sastanci, zadržite pažnju publike na glavnom cilju, dajte diskusiji pozitivan ili neutralan ton i ohrabrite ih da izraze vlastito mišljenje.

Tada ćete dobiti povećanje efikasnosti vaših zaposlenih i istovremeno smanjiti količinu izgubljenog vremena.

Iskustvo pokazuje da uspjeh ili neuspjeh bilo kojeg sastanka u velikoj mjeri zavisi od odgovarajuće pripreme za njega. Stoga je uobičajeno razlikovati pripremnu fazu, fazu direktne komunikacije i fazu sumiranja rezultata komunikacije. Morozov A.V. Poslovna psihologija. Tečaj predavanja; Udžbenik za više i srednje obrazovne ustanove. Sankt Peterburg: Izdavačka kuća Sojuz, 2000. - 576 str.

Sastanak je složena operacija tehnološkog upravljanja koja zahtijeva pažljivu pripremu. Rad na pripremi sastanka počinje određivanjem njegove svrhe. Zatim se izlaže dnevni red, utvrđuje sastav učesnika, dan, vrijeme i mjesto.

Sastanke je bolje održavati određenim danima u sedmici, što omogućava zaposlenima da efikasno planiraju svoje vrijeme unaprijed i ne remete raspored rada i ritam svojih aktivnosti. Bolje je ako je sastanak zakazan u neuobičajeno vrijeme, na primjer, 9:45 ili 10:45, najvjerovatnije ljudi neće kasniti. Najbolje je održavati operativne sastanke ujutro, usmjeravajući ljude na prioritetne zadatke: Udžbenik/S.D. Reznik i drugi - 2. izd., prerađeno. i dodatne - M.: INFRA-M, 2004. - 622 str.

Pravilan odabir učesnika sastanka je od velike važnosti. Trebali biste biti pozvani na sastanak minimalni iznos ljudi - samo oni bez kojih će biti neefikasno. Kako više ljudi pozvani na sastanak, to zahtijeva bolju organizaciju i kontrolu.

Prilikom određivanja ko će biti pozvan na sastanak, treba uzeti u obzir sljedeće faktore:

1. Pitanja o kojima se raspravlja i odluke koje treba donijeti;

2. Informacije koje je potrebno dobiti tokom sastanka;

3. Informacije koje se moraju dostaviti pozvanima;

4. Potencijalna uloga svakog pozvanog u raspravi o postavljenim pitanjima.

Ishod sastanka umnogome zavisi od kompetentnosti učesnika. Prilikom odlučivanja o sastavu učesnika sastanka, treba se rukovoditi ciljevima sastanka, profesionalnim interesovanjima i ličnim karakteristikama zaposlenih. Prema nekim stručnjacima, broj učesnika sastanka na kojem se postiže najveća efikasnost u razmatranju dnevnog reda ne bi trebalo da prelazi 7-10 ljudi Opalev A.V. Sposobnost ophođenja sa ljudima... Bonton poslovne osobe. -M.: Kultura i sport, JEDINSTVO, 1996. - 318 str. .

Učesnike sastanka treba unaprijed obavijestiti o sastanku i njegovom dnevnom redu kako bi imali vremena da se pripreme za njega. Dnevni red treba da sadrži: temu sastanka, njegovu svrhu, spisak pitanja o kojima se raspravlja, vrijeme početka i završetka sastanka, mjesto, imena govornika, osobe odgovorne za održavanje, vrijeme predviđeno za svaki problem. Praksa pokazuje da je preporučljivo na dnevni red staviti jedno ili dva glavna pitanja i nekoliko manjih pitanja koja se mogu brzo riješiti. Prilikom sastavljanja dnevnog reda moraju se uzeti u obzir dva principa:

1. Početak sastanka je obično više zauzet od kraja. Stoga, ako pitanje zahtijeva intenzivno razmišljanje i kreativni pristup, onda je korisnije staviti ga među prve. U isto vrijeme, ako bilo koja stavka uzrokuje najveće? interes i zabrinutost učesnika, onda bi možda bilo bolje da se malo suzdržimo i prvo riješimo druga pitanja;

2. Da li neka pitanja ujedinjuju učesnike u jedno? ispred dok se drugi dijele. Na osnovu organizacione pozicije? efikasnosti, korisnije je uključiti pitanja koja dovode do neslaganja i konfrontacije na početak dnevnog reda, a završiti sastanak sa objedinjavajućim pitanjima Evtokhin O.V. Psihologija upravljanja kadrovima: teorija i praksa. - Sankt Peterburg: Reč, 2010. - 319 str.

Glavni govornik na sastanku je obično menadžer. Uspjeh sastanka u velikoj mjeri zavisi od pripreme ključne poruke. Rad na izvještaju se sastoji od nekoliko faza. Prije svega, razvijaju se ciljevi i zadaci izvještaja. Burganova L.A. Teorija upravljanja. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2009. - 153 str.

Ukupno trajanje sastanka ne bi trebalo da prelazi dva sata. Preporučljivije je provesti ga na kraju radnog dana ili u drugoj polovini, kako ne bi ometali ljude iz radnog ritma, a zatim raditi na samom izvještaju. Zatim slijedi rad na obliku govora, na njegovom jeziku, stilu, odabiru citata, primjera, brojeva itd. Konačno, trebalo bi da poradite na svojoj tehnici govora.

Treba uzeti u obzir da je važan faktor koji utiče na efikasnost sastanka izbor prostorija za njegovo održavanje. Prostoriju treba odabrati na osnovu broja učesnika sastanka. Mora imati prihvatljivu zvučnu izolaciju i temperaturu zraka, dobru ventilaciju i udoban namještaj.

Takođe, na sastanku treba pravilno postaviti sve pozvane, paziti da niko ne ometa učesnike tokom sastanka. Prilikom smještaja uzvanika postoje dva vrlo važna faktora koja treba uzeti u obzir:

1. Prisutni se moraju vidjeti;

2. Izlagač treba da bude na mestu koje mu omogućava da uspostavi kontakt očima sa svakom prisutnom osobom.

Najbolja opcija za postavljanje je okrugli sto. Treba se pobrinuti da na stolu ima vode i čaša, koje je preporučljivo staviti na poslužavnik ili salvetu kako bi svaki učesnik sastanka mogao doći do njih, a da ne uznemirava susjeda. Ima li puno opisa? kako bi ljudi trebali sjediti na sastanku i kako to utiče na ponašanje i odnose unutar grupe. Nije sve jasno po ovom pitanju, ali se može prepoznati sljedeće: a) ako učesnici sjede preko puta stola jedan naspram drugog, to podstiče protivljenje, sukobe i neslaganje; b) bliskost sa predsjedavajućim po pravilu ukazuje na njegovo poštovanje i naklonost. To je jasno vidljivo kada sjedi na čelu dugog uskog stola. Što je veća udaljenost od predsjedavajućeg, to je niži rang. Predsedavajući treba da razume koga da sedi naspram sebe u „opoziciona” mesta, a ko pored sebe, na „prijateljska”. Ući u sukob ili vrućinu? spor sa komšijom je teži Evtikhov O.V. Psihologija upravljanja kadrovima: teorija i praksa. - Sankt Peterburg: Reč, 2010. - 319 str.

Preporučuje se da se pred svakog učesnika sastanka postavi fascikla sa relevantnom dokumentacijom i nacrtom odluke. Redosled sastanaka zavisi od prirode pitanja koja se razmatraju, svrhe, ciljeva i mnogih drugih faktora. Ali u većini slučajeva, scenario sastanka uključuje određene teme, postavljanje pitanja, diskusiju o njima i pronalaženje prihvatljivog rješenja.

Prije sastanka potrebno je na vrijeme planirati raspravu o svakom pitanju. Ovo štedi vrijeme i omogućava vam da izbjegnete predugo raspravu o jednom pitanju.

Započinjanje sastanka s pozitivnim stavom i jasno definiranje vremenskog okvira pomoći će ljudima da se fokusiraju na pitanja na dnevnom redu. Pravite pauze tokom sastanka. Na kraju sastanka potrebno je sumirati rezultate.

Svaki sastanak treba da počne pozdravom. Ako su na sastanku prisutne nove osobe, treba da se predstavljaju jednu po jednu, navodeći svoje ime i poziciju. I tek nakon toga možemo početi raspravljati o pitanjima na dnevnom redu.

Ušteda vremena je glavni faktor uspješnu implementaciju sastancima. Potrebno je kontrolisati propise od samog početka kako ne bi gubili vrijeme. Da biste to učinili, morate slijediti nekoliko pravila:

1. Započnite sastanak na vrijeme, čak i ako svi pozvani još nisu stigli;

2. Podsjetite prisutne na “cijenu” sastanka;

3. Postavite sat tako da možete jasno vidjeti brojčanik.

4. Pravite pauze ako sastanak dugo traje;

5. Dajte prisutnima vremena da razmisle o određenim pitanjima;

6. Završite sastanak na vrijeme ili čak ranije ako je bilo moguće razgovarati o svim pitanjima prije isteka zakazanog vremena.

Neophodno je da svi prisutni shvate važnost sastanka. Ovo će vas spriječiti da požalite izgubljeno vrijeme. Svi učesnici trebaju biti svjesni da se samo onoliko vremena koliko je potrebno troši na diskusiju o postavljenim pitanjima.

Od samog početka sastanka, moderator mora usmjeriti diskusiju u pravom smjeru. Da biste to učinili trebate:

1. Držite se dnevnog reda;

2. Doprinijeti rješavanju problema.

Da bi donesene odluke podržali svi učesnici, potrebno je koristiti nekoliko dokazanih tehnika:

1. Uporedite sve prednosti i nedostatke. Sumirajući, potrebno je naznačiti pitanja oko kojih je postignut dogovor, a zatim se zadržati na spornim pitanjima.

2. Postavljajte pojašnjavajuća pitanja.

3. Sumirajte raspravu o svakom pitanju.

4. Osigurajte da je postignut konsenzus. Možete preći na raspravu o sljedećem pitanju tek nakon što se uvjerite da je odluka jednoglasno podržana.

Ova taktika pomaže prisutnima da budu aktivno uključeni u diskusiju i podstiče ih da donesu zajedničku odluku.

Ključna tačka sastanka je sumiranje rezultata.

Sastanci se odvijaju promptno i konstruktivno kada se učesnici ne samo informišu o pravilima ponašanja, već ih se i pridržavaju.

Pravila ponašanja na sastanku za menadžera:

1. Započnite i završite sastanak tačno u dogovoreno vrijeme;

2. Izvještavati o propisima;

3. Dogovoriti pravila rada, pojasniti dnevni red;

4. Imenovati nekog odgovornog za propise i protokol;

5. Regulisati efikasnost i smer govora;

6. Održavati korektnost diskusije;

7. Koristite različite tehnike da aktivirate pažnju učesnika sastanka;

8. Sumirati, sumirati sve rečeno, formulisati zaključke, identifikovati zadatke za budućnost;

9. U zaključku, optimizirati situaciju, postaviti kadrove za efikasan rad.

Pravila ponašanja na sastanku za učesnike:

1. Ne plašite se da preuzmete odgovornost za ono što kažete;

3. Budite tačni, jasni, konkretni u svojim izjavama;

4. Ostanite prirodni;

5. Izrazite svoj stav.

Nakon sastanka, potrebno je da svoje napore usmjerite na implementaciju donesene odluke: analizira napredak i rezultate; pažljivo pregledati protokol o rezultatima; stvoriti uslove za realizaciju planiranih aktivnosti.

U završnom dijelu sastanka, voditelj mora jasno formulisati odluke donesene tokom kolektivne rasprave, imenovati odgovorne izvršioce i odrediti rokove za implementaciju kako bi se osiguralo da svi učesnici postignu zajednički dogovor.

Sati mentalno iscrpljujućih sastanaka u kancelariji nisu mit, ni groteskna stvar, niti šala. Realnosti današnjeg života su takve da se i do 50% radnog vremena troši na prazno brbljanje koje ne donosi nikakve rezultate. Ubrzavanje života diktira nova pravila kancelarijske kulture održavanje brzih i efikasnih sastanaka dio je korporativne etike.

Šta je sastanak osoblja?

Može li se petominutni sastanak, sastanak planiranja ili sastanak klasificirati kao uredski sastanci? Koji su ciljevi ovog formata kolegijalnog rada? Koje su opšteprihvaćene metode za njegovo vođenje i kako postići najviše rezultate nakon završetka sastanka?

Poslovni sastanak je format rada u kompaniji, sa ciljem redovnog planiranja i praćenja izvršenja planiranih aktivnosti svih službi organizacije. Ovo je efikasan alat za upravljanje osobljem i brzo dobijanje povratnih informacija od zaposlenih. Istina, ovaj alat uspješno djeluje samo u sposobnim rukama kompetentnog vođe.

Prije uvođenja sličnog oblika komunikacije sa zaposlenima u radni režim, obično se izdaje odgovarajuća naredba koju svaki učesnik sastanka uz potpis dobija na pregled i implementaciju. U tijelu naredbe navedeni su ciljevi, ciljevi, vrijeme i datum održavanja zvaničnih sastanaka, kao i spisak učesnika, propisi i struktura dnevnog reda.

Opšta svrha održavanja kancelarijskih sastanaka je uključivanje zaposlenih, službi i odjela, kako menadžera tako i resornog osoblja, u proces upravljanja i donošenja odluka.

Kancelarijski sastanci obuhvataju sastanke za planiranje, brifinge i petominutne sastanke, na kojima se dogovara vektor razvoja kompanije u celini, razvija taktika i strategija preduzeća i postavljaju konkretni zadaci. Na sastancima za planiranje rješavaju se tekući problemi, rješavaju podsjetnici i usklađuje se opći tok. Operativni sastanak - brzi sastanak radi rješavanja nekog problema ili konfliktna situacija tim. glavni cilj poslovni sastanak - postavljanje i rješavanje novih problema.

Ako kompanija počne da se zbunjuje oko ovih koncepata, efikasnost radnog vremena će stalno opadati.

Glavne greške pri održavanju kancelarijskih sastanaka

Neefikasan sastanak otkriva nezrelost menadžera i/ili organizatora ovakvog formata komunikacije zaposlenih. U svakom poslu vam je potrebno iskustvo i vještine koje mogu prenijeti generalnu liniju kompanije zaposlenima i od njih dobiti najveći povrat.

Glavni signal nesposobnog sastanka je obostrano nezadovoljstvo rezultatima: menadžer očekuje odgovore od svojih podređenih, koji zauzvrat žele da dobiju najpovoljnije uslove za sebe. Međutim, na sastanku se niko ni sa kim ništa ne dogovara.

Istovremeno se razvija kancelarijska bolest - licemjerna slika zainteresiranog učešća na poslovnim sastancima, koji su, u stvari, prazno brbljanje, rasprava o kancelarijskim tračevima. Za zaposlene su ovakvi događaji zabavne prirode, daju još jednu priliku da ne rade, da ne obavljaju svakodnevne obaveze.

Nerijetko, nakon ovako uređenog čavrljanja, menadžer počinje da traži rezultate od zaposlenih, dolazi do sukoba interesa, nakon čega slijedi otpuštanje radnika, ponekad i cijelih odjela.

Jedan od mnogih uobičajene greške pri održavanju kancelarijskih sastanaka - nestrukturirano predstavljanje odluke menadžera, kada, umjesto mozganja, top menadžer postavlja prenapuhane zahtjeve, a tim, nesposoban da ih ispuni, zauzvrat iznosi razloge zašto se prijedlog ne može ispuniti.

To se dešava jer često sam menadžer ne zna šta želi i ne traži načine da postigne željene rezultate.

Tajne efektivnih sastanaka

Da bi sastanak bio što efikasnije i doneo značajne rezultate, inicijator ovog kolegijalnog oblika rada treba da zna neke tajne.

Određivanje svrhe sastanka. Svaki posao počinje ispravnim postavljanjem ciljeva. Prije nego što okupi zaposlenike na poslovni sastanak, organizator treba da odgovori na niz pitanja:

Izvodljivost održavanja sastanka;

Ispravni propisi i precizna tema;

Markeri po kojima se može suditi o efikasnosti događaja.

Lider je strateg koji je u stanju da jasno postavi i konkretan zadatak. Podređeni su stručnjaci koji znaju koje alate treba koristiti za realizaciju dodijeljenih zadataka.

Imenovanje odgovornih za održavanje sastanka. Svaki poslovni sastanak odvija se po standardnim zakonima žanra – prvo se vrši pažljiva priprema, imenovanje osoba odgovornih za pozivanje zaposlenih, za prikupljanje očekivanja i prijedloga, vođenje svake tačke dnevnog reda, izvođača i sekretara, evidentiranje faza sastanak, popunjavanje zapisnika i izvještaja.

Optimalan izbor učesnika. Uspjeh sastanka u velikoj mjeri zavisi od onih koji će učestvovati na sastanku. Neprihvatljivo je u takve događaje uključivati ​​nekompetentne službenike koji događaj mogu skrenuti u drugom pravcu. Odabir stručnjaka spremnih da razgovaraju o pitanjima koja se postavljaju na kancelarijskom sastanku mora se povjeriti kompetentnom organizatoru-strategu.

Uspostavljanje propisa. Poslovni sastanak, u zavisnosti od problema koji se rešavaju i veličine kompanije, obično spada u standardno trajanje - od trideset minuta do dva sata. Sastanak za planiranje trebao bi se završiti za pet do deset minuta, a operativni sastanak za četrdeset minuta do sat vremena.

Priprema plana sastanka. Prije otvaranja poslovnog sastanka svaki učesnik prima detaljan plan dnevni red, materijali za izvještavanje, prema kojima može pripremati svoja pitanja i/ili izvještaje.

Primjer strukture dnevnog reda. Ovaj dokument može uključivati ​​glavne tačke vezane za operativno, taktičko i/ili strateško upravljanje u kompaniji. Struktura dnevnog reda obično uključuje konkretnu listu zadataka koje diktiraju planovi preduzeća i načine za njihovo rješavanje. Osim toga, na dnevnom redu mogu biti i dodatni zadaci koje je preporučljivo obaviti u bliskoj budućnosti.

Održavanje sastanka. Da bi poslovni sastanak bio što efikasnije i da se ne bi pretvorio u dugotrajni haos, potrebno je započeti tačno na vrijeme, brzo, bez oklevanja prelaziti s pitanja na pitanje. Nakon svakog razmatranog pitanja potrebno je sumirati privremeni rezime sa naznakom tačnog vremena i datuma, kao i zaposlenih odgovornih za izvršenje. Istovremeno, potrebno je svesti diskusije na minimum, dozvoljavajući samo pojašnjenja prilikom razvijanja rješenja.

Mjerenja efikasnosti. Svaki održani sastanak treba analizirati u pogledu usklađenosti sa ciljevima i zadacima. Učinkovitost sastanka mjeri se proporcionalnošću željenog rezultata u odnosu na troškove potrebne za postizanje istog.

Kontrola i analiza. Nakon što je postignuta efektivnost poslovnog sastanka, potrebno je pratiti rezultat i izvršiti detaljnu analizu. Sposobnost mjerenja, analize i kontrole svih podataka je odlika mudrog lidera, sposobnog da kompaniju učini tržišnim liderom.

Bilješke za pametnog vođu

Poslovni sastanak je najbolje održati na početku dana, kada zaposleni mogu generirati inteligentne opcije za donošenje odluka.

Kodeks korporativne etike treba da precizira algoritam, raspored sastanaka i njihovu učestalost, propise, ciljeve i zadatke. Najbolje je održavati takav sastanak ponedjeljkom, kada trebate postaviti mini-zadatke za sedmicu i sumirati rezultate proteklog izvještajnog perioda.

Svaki zaposleni treba da zna vrijeme, mjesto i datum redovnih poslovnih sastanaka i da bude spreman za njih. Ova tačka se najbolje ogleda u poslovne obaveze svakog zaposlenog, sa naznakom stepena njegove odgovornosti i učešća. To je etika službenih odnosa, čije kršenje povlači za sobom teške bolesti tima.

Prilikom sastanaka često dolazi do otpora zaposlenih, koji se mora pravovremeno dijagnosticirati i vješto otkloniti, a da ne dovede do sabotaže i unutrašnji sukob interese. Ako se u kompanijama s autoritarnim stilom upravljanja takav otpor na sastancima ne javlja zbog straha ili neizvjesnosti, potrebno ga je umjetno isprovocirati. U suprotnom, u procesu izvršavanja i rješavanja postavljenih zadataka mogu nastati ozbiljni problemi zbog nelojalnosti zaposlenih prema kompaniji.

Da bi se takve prakse spriječile, potrebno je svesti na minimum probleme u fazi odabira cilja i dodjele zadataka podređenima. Da biste to učinili, potrebno je podijeliti "naušnice svim sestrama", odnosno zaokupiti osoblje važnim zadacima: povjeriti neke teške faze razvoja i implementacije projekta, povjeriti kontrolu nad izvođenjem drugima, motivisati druge da izvode „podvige“ povećanjem njihovog autoriteta u timu privremenim imenovanjem kao linijski menadžer ili demotivisanjem posebno revnih zaposlenih.

Odgovornost zaposlenih za izvršavanje dodijeljenih zadataka mora biti raspoređena tako da se njima može udobno kontrolisati. Na svakom sastanku potrebno je sumirati i odati priznanje posebno istaknutim zaposlenima i kazniti krivce i sabotirati rad pred cijelim timom. Ne treba dozvoliti nikakve rasprave ili odluke iza leđa zaposlenih, jer odmah postoji opasnost od izbijanja sukoba unutar kompanije.

Za svakog menadžera je korisno znati razlike između sastanaka u uredu, planiranja sastanaka i brifinga od brainstorminga, razmjene mišljenja i diskusija. Oba oblika upravljanja uključuju primanje povratnih informacija, ali na različite načine. Poslovni sastanci su tehnologija upravljanja ljudima i postavljanja taktičkih i strateških zadataka, a format diskusije je neformalna komunikacija, oznaka da je menadžer neiskusan i da ne zna upravljati tokom sastanka i usmjeriti ga na pravi način. smjer.

Pored toga, poslovni sastanak se deli na:

Poučno, kada vođa daje precizna uputstva i dobija povratnu informaciju od podređenih;

Operativni, u okviru kojeg se rješavaju tekući zadaci;

Problematično kada se shvati i razvije neki problem tima plan korak po korak izlaz iz trenutne krizne situacije.

Mnoge moderne kompanije krive su što zbunjuju poslovne formate, odvlače tim u ponor konfuzije, sukoba i diskusija o potpuno neradnim pitanjima. Strukturiranje formata je dio kulture, koja podliježe strogim korporativnim standardima.

Procjena efikasnosti poslovnih sastanaka

Kako shvatiti da je poslovni sastanak sproveden kompetentno i izuzetno efikasno? Potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja:

Da li su ciljevi zacrtani za događaj postignuti?

Da li je pokriven cijeli dnevni red? Da li su sva pitanja razmotrena?

Da li ste ispunili propisane propise?

Da li se sve odluke saopštavaju implementatorima?

Da li su izvođači pravilno shvatili svoje zadatke i rokove?

Prilikom odgovora na ova pitanja pojavit će se kvantitativna komponenta - koliko ljudi je uključeno u rješavanje problema, koliko radnih sati im je potrebno za obavljanje zadataka, koliko je novca za to potrebno i tako dalje. Kvantitativni marker - dobar alat da analizira učinak tokom vremena i uporedi sa prethodnim periodima.

Po pravilu, efektivni sastanci se sprovode kada se ostvare svi ciljevi pravo vrijeme, donose opipljive rezultate.

Vođenje izuzetno efektnog sastanka je prava umjetnost, gdje je vođa dirigent, sekretar je prva violina, a cijeli tim je cijeli orkestar. Pažljiva priprema i kompetentno vođenje poslovnog sastanka određuje koji će rezultat dati ovaj živi organizam - klasična muzika, sposoban da izazove oduševljene emocije i inspiriše buduće pobede, ili kakofoniju zvukova koja ubija sve oko sebe.

Želim vam pametne upravljačke poteze, gospodo!

Zhanna Pyatirikova posebno za poslovni portal BZZN.ru