संगठन को न केवल विभागों के बीच इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही का रिकॉर्ड रखना चाहिए, बल्कि आमद और बहिर्वाह को भी रिकॉर्ड करना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, एक विशेष फॉर्म TORG-29 विकसित किया गया है - यह कमोडिटी रिपोर्ट का नाम है, जिसे लगभग हर उद्यम को भरना होता है।

सामान्य भरने की आवश्यकताएँ

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने 1998 के संकल्प द्वारा टीओआरजी-29 फॉर्म की स्थापना की। 2013 के बाद से, यह एक अनिवार्य एकीकृत संस्करण नहीं रह गया है: उद्यमों को अपने स्वयं के संस्करण विकसित करने का अधिकार है, जिसमें समान विवरण होना चाहिए।

इस प्रकार का दस्तावेज़ उन संगठनों में महत्वपूर्ण है जो लेखांकन की संतुलन पद्धति का उपयोग करते हैं; इसे परिचालन लेखांकन भी कहा जाता है। दस्तावेज़ तैयार करने के इस विकल्प के साथ, गोदामों में भरे गए कार्डों का उपयोग करके माल का लेखांकन किया जाता है; इस डेटा को समय-समय पर एक एकाउंटेंट द्वारा जांचा जाता है और उसके हस्ताक्षर द्वारा पुष्टि की जाती है। प्रत्येक महीने के अंत में, गोदाम प्रबंधक शेष राशि के विवरण में लेखांकन कार्ड से सभी डेटा रिकॉर्ड करता है, जिसे उद्यम के लेखा विभाग में पुनर्निर्देशित किया जाता है।

माल की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए, टीओआरजी-29 फॉर्म में एक कमोडिटी रिपोर्ट भरी जाती है. यह दस्तावेज़ किसी अधिकृत कर्मचारी द्वारा पूरा किया जाना चाहिए जो भौतिक मूल्यों के लिए ज़िम्मेदार है। अधिकतर, यह भूमिका उद्यम के गोदाम प्रबंधक द्वारा निभाई जाती है। उद्यम का प्रमुख रिपोर्टिंग अवधि की अवधि निर्धारित करता है: यह कई दिनों से लेकर एक महीने तक हो सकती है। निर्दिष्ट आवृत्ति पर, जिम्मेदार कर्मचारी एक उत्पाद रिपोर्ट भरता है। यहां TORG 29 फॉर्म है, जिसे आप मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

उत्पाद रिपोर्ट कैसे भरें?

दस्तावेज़ के शीर्षलेख में संगठन और विशिष्ट प्रभाग का नाम लिखा होता है। पेपर में एक संख्या, एक रिपोर्टिंग अवधि और तैयारी की तारीख शामिल होनी चाहिए। जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम और पद एक अलग लाइन पर दर्शाया गया है।

फॉर्म टीओआरजी-29 सारणीबद्ध रूप में भरा जाता है; रिपोर्टिंग अवधि के दौरान माल के साथ किए गए प्रत्येक ऑपरेशन को तालिका में दर्ज किया जाना चाहिए। इसमें निम्नलिखित जानकारी है:

• "नाम" कॉलम में, रिपोर्टिंग अवधि के लिए शेष राशि लिखी गई है - यह उत्पाद और पैकेजिंग की लागत है।
• आपको "दस्तावेज़" कॉलम में एक डैश लगाना होगा।
• इसके बाद, इस उत्पाद के साथ संचालन का संकेत दिया जाता है: एक गोदाम में आंदोलन, किसी अन्य संगठन से डिलीवरी, आदि। दस्तावेज़ कॉलम में अनुबंधों और अन्य दस्तावेजों का विवरण होता है जिसके आधार पर ऑपरेशन किया गया था। आपको प्राप्त राशि का भी उल्लेख करना होगा।
• सभी व्यय लेनदेन एक ही सिद्धांत के अनुसार दर्ज किए जाते हैं। फॉर्म की अंतिम पंक्ति में रिपोर्टिंग अवधि के अंत में शेष राशि शामिल होनी चाहिए।
• लाइन "अकाउंटिंग नोट्स" निष्पादित लेखांकन लेनदेन पर डेटा रिकॉर्ड करती है।

इस प्रकार, जिम्मेदार व्यक्ति रिपोर्टिंग अवधि के दौरान प्राप्त और निपटान की गई सभी वस्तुओं और अन्य भौतिक संपत्तियों पर डेटा भरता है। यह आपको सामान के गायब होने या दस्तावेज़ीकरण में विसंगतियों को रोकने की अनुमति देता है।

दस्तावेज़ीकरण में त्रुटियाँ सुधारना

कमोडिटी रिपोर्ट दो प्रतियों में तैयार की जानी चाहिए: पहली लेखा विभाग को भेजी जाती है, दूसरी वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के पास रहनी चाहिए। उनमें से प्रत्येक पर अकाउंटेंट और तैयारीकर्ता के हस्ताक्षर होने चाहिए, और किए गए लेनदेन की पुष्टि करने वाले कागजात की एक सूची भी दस्तावेज़ से जुड़ी हुई है। रिपोर्ट में आवेदनों की संख्या अवश्य बतायी जानी चाहिए।

यदि दस्तावेज़ में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया के दौरान कोई त्रुटि हो जाए तो मुझे क्या करना चाहिए? यदि रिपोर्ट को पूरी तरह से दोबारा नहीं लिखा जा सकता है, तो उसमें एक संपादन किया जाता है, जिसके आगे शिलालेख होना चाहिए "सही किए गए पर विश्वास करें।" प्रत्येक संपादन पर एक अकाउंटेंट और एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

ऐसे संगठन और उद्यम जिनकी गतिविधियाँ व्यापार से निकटता से संबंधित हैं, संचालित होते हैं माल और धन की आवाजाही का विशेष लेखा-जोखा. नियंत्रण के रूपों में से एक उत्पाद रिपोर्ट तैयार करना है फॉर्म टीओआरजी-29.

एक ऐसा ही दस्तावेज़ है कुछ सुविधाएंइसकी फिलिंग और नियम, जिसके अनुपालन की निगरानी किसी कानूनी या प्राकृतिक व्यक्ति के जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा की जानी चाहिए।

कमोडिटी रिपोर्ट फॉर्म टीओआरजी-29 का आवेदन वैकल्पिक. दूसरी ओर, रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति ने व्यापार संगठनों द्वारा इसकी तैयारी के लिए ऐसे दस्तावेज़ की सिफारिश की, जिनकी गतिविधियाँ माल की खुदरा बिक्री से निकटता से संबंधित.

ऐसी रिपोर्ट का एक मानक रूप पूरे व्यापार कारोबार के चल रहे दस्तावेज़ीकरण की निगरानी के लिए उपयोग किया जाता है और इसे एक विशिष्ट अवधि के लिए विस्तृत रिपोर्ट के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। एक व्यक्तिगत संगठन को स्वतंत्र रूप से उस समय अवधि को स्थापित करने का अधिकार है जिसमें ऐसी रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए और ठीक से रिकॉर्ड और संग्रहीत की जानी चाहिए।

ये फॉर्म है सबसे सुविधाजनकइस दृष्टिकोण से कि यह आवश्यक रूप से इनकमिंग और आउटगोइंग चालान पर सभी उपलब्ध डेटा को प्रतिबिंबित करता है, उनकी तैयारी (जारी, रसीद) की तारीखों के साथ-साथ दर्ज की गई मात्रा को इंगित करता है।

इसके अलावा, ऐसी रिपोर्ट आपको रिपोर्टिंग अवधि के दौरान माल की आवाजाही के दौरान किए गए सभी वस्तु और वित्तीय लेनदेन के लिए सामान्यीकृत परिणाम उत्पन्न करने की अनुमति देती है। संगठन या उसके अलग प्रभाग के लिए कुल शेष उसी तरह बनता है, जिसे रिपोर्ट तैयार होने के समय मौद्रिक रूप में व्यक्त किया जाता है।

इसका उपयोग किस प्रयोजन के लिए किया जाता है?

संगठनों में उत्पाद रिपोर्ट का उपयोग ऐसा करने के लिए किया जाता है कार्य:

1. माल की प्राप्ति का पंजीकरण एवं लेखा-जोखा रखना - उनका पंजीकरण करना।
2. वस्तुओं, सेवाओं, वेतन और अन्य के भुगतान से संबंधित रिपोर्टिंग अवधि के खर्चों को रिकॉर्ड करना।
3. आपूर्तिकर्ताओं को माल की वापसी से जुड़े धन को बट्टे खाते में डालने का हिसाब देना (बिना कारण बताए कि ऐसा क्यों हुआ)। इस मामले में, यह दोषों के कारण रिटर्न हो सकता है, किसी विशिष्ट प्रतिपक्ष के साथ व्यावसायिक संबंधों में विच्छेद की स्थिति में, किसी हाल के उत्पाद के लिए समाप्त हो चुके उत्पाद का आदान-प्रदान करने के पूर्व समझौते द्वारा, आदि।
4. सभी प्राप्तियों, व्यय चालानों और अन्य दस्तावेज़ों का एक रजिस्टर बनाने में सक्षम होना जो संगठन की सूची को बदलता है।
5. रिपोर्टिंग अवधि के लिए समग्र परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए - कितना माल और धन का निपटान किया गया, कितना रिकॉर्ड पर रखा गया।
6. व्यक्तिगत पदों के साथ-साथ गतिविधि के विशेष रूप से सीमित क्षेत्रों पर नियंत्रण रखने में सक्षम होना, जिसके लिए कुछ कर्मचारी जिम्मेदार हैं।

यह कैसे किया जाता है: आवश्यकताओं को पूरा करना

सबसे पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उत्पाद रिपोर्ट प्रपत्र में निष्पादित किया गया है दो मूल प्रतियाँ, दोनों पर जिम्मेदार व्यक्तियों की मुहर और हस्ताक्षर लगे हुए हैं।

दस्तावेज़ के पंजीकरण के बाद, एक प्रति, मौजूदा नियमों के अनुसार, सुलह, अशुद्धियों की पहचान और लेखांकन की शुद्धता के निर्धारण के लिए लेखा विभाग को हस्तांतरित की जाती है।

दूसरी प्रति उस जिम्मेदार व्यक्ति के पास रहती है जिसने इसका गठन किया था। यह किसी विभाग, प्रभाग, शाखा लेखाकार आदि का प्रमुख हो सकता है। - ऑर्डर विशेष रूप से कंपनियों के आंतरिक नियमों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

उत्पाद रिपोर्ट भरने के नियमों के संबंध में, निम्नलिखित हैं: आवश्यकताएं:

1. रिपोर्ट तैयार करने और तैयार करने की जिम्मेदारी उस व्यक्ति की होती है जो सीधे सामान जारी करता है और प्राप्त करता है। ऐसी स्थिति में, बड़ी मात्रा में आपूर्ति और बिक्री के कारण, एक कर्मचारी स्वतंत्र रूप से ऐसे कार्यों को करने में सक्षम नहीं है, वह अभी भी जिम्मेदार व्यक्ति है और उसे नियंत्रण रखना चाहिए।
2. ऐसे दस्तावेज़ की जाँच एक लेखा कर्मचारी द्वारा की जानी चाहिए और, यदि त्रुटियों की पहचान की जाती है, तो इसे सुधार के लिए भेजा जाता है।
3. फॉर्म को मैन्युअल रूप से या किसी विशेष कार्यक्रम में भरा जा सकता है और फिर उसका प्रिंट आउट लिया जा सकता है।
4. उत्पाद रिपोर्ट तैयार करने के लिए, लेखांकन कार्यक्रमों का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है जो इसे तीसरे पक्ष के हस्तक्षेप के बिना व्यावहारिक रूप से संकलित करने की अनुमति देता है - प्रक्रिया स्वचालित रूप से की जाती है, केवल जब विसंगतियों की पहचान की जाती है तो गलत डेटा, गलत तरीके से पोस्ट किए गए चालान आदि की खोज की जाती है।
5. कमोडिटी रिपोर्ट की सामग्री (इसमें प्रतिबिंबित सभी दस्तावेज़) वास्तव में माल और धन की आवाजाही की पुष्टि करती है।
6. पूरे दस्तावेज़ में दो भाग होते हैं, जिनमें से एक माल की प्राप्ति को रिकॉर्ड करता है, दूसरा - इसकी खपत को।

सुधार, लेखांकन और भंडारण

यदि आवश्यक हो तो सुधार करना ऐसा है प्रक्रिया:

कमोडिटी रिपोर्टों का लेखांकन और भंडारण लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के संचालन को नियंत्रित करने वाले विधायी ढांचे के साथ-साथ उस संगठन के आंतरिक नियमों और प्रक्रियाओं के अनुसार किया जाता है जिसमें उन्हें संकलित और संग्रहीत किया गया था।

सभी कमोडिटी रिपोर्ट उनके संकलन के क्रम के अनुसार (संगठन की प्रत्येक व्यक्तिगत इकाई से) एक फ़ाइल में एकत्र किया गया और आवश्यक समय के लिए इस रूप में संग्रहीत किया गया. इस मामले में, संगठन के दस्तावेज़ीकरण के बीच उनकी अनिवार्य उपस्थिति की अवधि है 5 साल. उनकी अखंडता और सुरक्षा की जिम्मेदारी आमतौर पर कंपनी के मुख्य लेखाकार की होती है।

भौतिक संपत्तियों और नमूने की आवाजाही पर रिपोर्ट का एकीकृत रूप

उत्पाद रिपोर्ट प्रपत्र में निम्नलिखित शामिल हैं: डेटा:

1. उस संगठन का नाम जहां रिपोर्ट तैयार की जा रही है। यदि इसका गठन पृथक प्रभाग के लिए किया जाता है तो उसका नाम भी दर्शाया जाता है।
2. उस व्यक्ति के बारे में जानकारी जो इस प्रभाग के लिए वित्तीय रूप से जिम्मेदार है (नेटवर्क स्टोर मैनेजर, वेयरहाउस मैनेजर, आदि)।
3. रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में विभाग के शेष पर डेटा (यह पिछली रिपोर्ट के अंतिम शेष के साथ मेल खाना चाहिए)।
4. बैलेंस शीट पर प्लेसमेंट की पुष्टि करने वाले चालान और अन्य दस्तावेजों पर डेटा - तिथि, संख्या, उनके माध्यम से गई राशि, कंटेनरों के लिए कुल राशि, यदि कोई हो। सभी जानकारी पूरी तरह से कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज की गई है।
5. रिपोर्टिंग अवधि के लिए सभी प्राप्तियों की कुल राशि।
6. चालान पर डेटा, और इसमें रिटर्न चालान भी शामिल होंगे, जिसके अनुसार माल स्टॉक से हटा दिया गया था।
7. अवधि के लिए खर्चों का कुल योग.
8. किसी निश्चित तिथि के लिए शेष राशि.
9. दस्तावेजों की संख्या जिसके आधार पर रिपोर्ट संकलित की गई थी।
10. हस्ताक्षर एमओएल.

दायित्व के प्रकार

खुदरा व्यापार उद्यमों के प्रबंधकों और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को यह जानना आवश्यक है कि उत्पाद रिपोर्ट की तैयारी और भंडारण क्या है सख्ती से अनिवार्य प्रक्रिया- यह प्रक्रिया रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा विनियमित है।

यदि ऐसे तथ्य सामने आते हैं, तो जिम्मेदार व्यक्ति को प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है:

1. गलत लेखांकन के कारण उत्पन्न हुई त्रुटियों के मामले में।
2. दस्तावेज़ों को संभालने और संग्रहीत करने के लिए स्थापित प्रक्रिया का अनुपालन करने में विफलता।
3. रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों का उनके अनिवार्य भंडारण अवधि की समाप्ति से पहले निपटान करते समय।

अलग से, यह ध्यान देने योग्य है कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की अनुपस्थिति को प्रशासनिक अपराध संहिता द्वारा नहीं माना जाता है।

कमोडिटी रिपोर्ट - फॉर्म टीओआरजी-29वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा माल की आवाजाही पर दस्तावेज़ रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है। आप इस लेख में सीखेंगे कि इस रिपोर्ट को कैसे भरना है और इसका उपयोग कब करना है।

उत्पाद रिपोर्ट का उपयोग किस उद्देश्य के लिए किया जाता है?

किसी व्यापारिक उद्यम द्वारा प्राप्त कमोडिटी दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए कमोडिटी रिपोर्ट जैसा एक रजिस्टर आवश्यक है। इसका एक एकीकृत रूप है: कमोडिटी रिपोर्ट टीओआरजी-29 को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 25 दिसंबर, 1998 नंबर 132 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। रिपोर्ट एक निश्चित रिपोर्टिंग अवधि के लिए बनाई गई है, उदाहरण के लिए एक सप्ताह, ए महीना या कुछ दिन. यह अवधि ट्रेडिंग कंपनी के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है और लेखांकन नीति या एक अलग आदेश में तय की जाती है।

आमतौर पर, ऐसी रिपोर्ट उन उद्यमों के लिए आवश्यक होती है जो इन्वेंट्री अकाउंटिंग पद्धति का उपयोग करते हैं, जिसे बैलेंस विधि कहा जाता है। इस पद्धति से, मात्रात्मक और कुल लेखांकन को अलग किया जाता है: पहला गोदामों में रखा जाता है, और दूसरा लेखा विभाग में रखा जाता है। महीने के अंत में, गोदाम और लेखा विभाग में जमा शेष राशि की तुलना मूल्य से की जाती है। पूरी तरह से मैन्युअल रूप से किए जाने वाले लेखांकन के लिए सामान्य।

आप हमारे लेख से सीखेंगे कि आज माल के लेखांकन के किन तरीकों का उपयोग किया जाता है "वैट के साथ और उसके बिना माल का व्यापार (बारीकियाँ)" .

उत्पाद रिपोर्ट का रखरखाव कैसे किया जाता है?

टीओआरजी-29 हमेशा 2 समान प्रतियों में तैयार किया जाता है, और उनमें से 1, बंद होने के बाद, तुरंत उन दस्तावेजों के साथ लेखाकार को हस्तांतरित कर दिया जाता है जो इसके पूरा होने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। रिपोर्ट उसी अकाउंटेंट को हस्तांतरित की जा सकती है जिसने इस पर हस्ताक्षर किए हैं।

अकाउंटेंट के अलावा, रिपोर्ट पर वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा भी हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, जिनकी जिम्मेदारियों में इस रजिस्टर को बनाए रखना शामिल है, इसलिए रिपोर्ट की दूसरी प्रति उस व्यक्ति के पास रहती है जिसने इसे रखा था और माल की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार है।

रिपोर्ट माल के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण से ली गई जानकारी प्रदर्शित करती है। इस प्रकार, इसमें इनकमिंग और आउटगोइंग चालान (या अन्य प्राथमिक दस्तावेज़ जो इन्वेंट्री आइटम के आगमन या निपटान की पुष्टि करते हैं) की तारीखें और पंजीकरण संख्याएं शामिल हैं।

टिप्पणी!यदि रिपोर्ट भरने वाला व्यक्ति कोई गलती करता है, तो उसे ठीक करने के लिए एक निश्चित एल्गोरिदम है। आरंभ करने के लिए, गलत शिलालेख को काट देना चाहिए, और फिर उसके ऊपर सही विकल्प को सावधानीपूर्वक लिखना चाहिए। फिर, सुधार के आगे, आपको सुधार किए जाने की तारीख, "सही किया गया" वीज़ा और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति, साथ ही एकाउंटेंट के हस्ताक्षर डालने चाहिए।

कमोडिटी रिपोर्ट (फॉर्म टीओआरजी-29)

इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के अलावा, संगठन इन्वेंट्री वस्तुओं के आगमन और निपटान के साथ आने वाले दस्तावेजों का भी रिकॉर्ड रखते हैं। निर्दिष्ट जानकारी कमोडिटी रिपोर्ट (फॉर्म टीओआरजी-29) में दर्ज की जाती है।

सामान्य प्रावधान

एकीकृत प्रपत्र टीओआरजी-29

इस दस्तावेज़ को उन उद्यमों में तैयार करना विशेष रूप से आवश्यक है जो लेखांकन की परिचालन लेखांकन (जिसे बैलेंस भी कहा जाता है) पद्धति का उपयोग करते हैं। इस पद्धति से लेखांकन सीधे गोदामों में भरे गए सामग्री लेखांकन कार्डों में किया जाता है। अकाउंटेंट निर्धारित अंतराल पर कार्डों में निर्दिष्ट जानकारी की जाँच करता है और अपने हस्ताक्षर से उनकी पुष्टि करता है। रिपोर्टिंग अवधि (माह) के अंत में, यह जानकारी गोदाम प्रबंधक द्वारा बैलेंस शीट में स्थानांतरित कर दी जाती है, जिसे लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

कमोडिटी रिपोर्ट में कमोडिटी दस्तावेज़ों के बारे में जानकारी होती है। रिपोर्टिंग अवधि संगठन के प्रमुख द्वारा संबंधित आदेश (आदेश) या लेखा नीति में निर्धारित की जाती है। यह एक महीना, एक सप्ताह, कई दिन हो सकता है।

रिपोर्ट वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा भरी जाती है जिसे संगठन की संपत्ति सौंपी जाती है। यह व्यक्ति गोदाम प्रबंधक हो सकता है.

उत्पाद रिपोर्ट भरने की प्रक्रिया

संगठन का नाम और (यदि कोई हो) संरचनात्मक इकाई दस्तावेज़ के शीर्ष पर इंगित की गई है। निम्नलिखित फ़ील्ड विशेष फ़ील्ड में दर्ज किए गए हैं:

• की तारीख;
• दस्तावेज़ संख्या;
• रिपोर्टिंग अवधि।

नीचे वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में डेटा दर्शाने के लिए एक पंक्ति है - उसकी स्थिति, पूरा नाम।

कमोडिटी रिपोर्ट स्वयं एक तालिका है जिसमें माल के साथ लेनदेन दर्ज किया जाता है।

"नाम" कॉलम में, पहली पंक्ति रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में शेष राशि को इंगित करती है - माल और पैकेजिंग की लागत। "दस्तावेज़" कॉलम में, डैश दर्ज किए गए हैं।

निम्नलिखित संक्षेप में माल के आगमन के संचालन का वर्णन करता है, उदाहरण के लिए, किसी अन्य संगठन द्वारा माल की डिलीवरी या किसी अन्य गोदाम से माल की आवाजाही। "दस्तावेज़" कॉलम में, दस्तावेज़ का विवरण (तिथि, संख्या) दर्शाया गया है जिसके अनुसार गोदाम में माल प्राप्त हुआ था, उदाहरण के लिए, टीओआरजी -12 डिलीवरी नोट। कॉलम "राशि, रगड़ें।" सिपाही।" चालान के अनुसार माल की लागत और पैकेजिंग के बारे में जानकारी भरें। सभी रसीद लेनदेन दर्ज किए जाने के बाद, निर्दिष्ट कॉलम रिपोर्टिंग माह के लिए माल और कंटेनरों के लिए कुल रसीद राशि को दर्शाता है। उत्पाद की खपत के लिए लाइनें इसी तरह भरी जाती हैं। अंतिम पंक्ति रिपोर्टिंग अवधि के अंत में शेष राशि को इंगित करती है। "लेखा नोट्स" कॉलम में, लेखाकार संबंधित लेनदेन के लेखांकन के संबंध में जानकारी दर्ज करता है।

दस्तावेज़ दो प्रतियों में तैयार किया गया है। पहली प्रति लेखाकार को सत्यापन के लिए दी जाती है, और दूसरी प्रति उस व्यक्ति के पास रहती है जिसने इसे भरा था। दोनों प्रतियों पर वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति और लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। रिपोर्ट के साथ, इसकी तैयारी में उपयोग किए गए दस्तावेज़ लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। आवेदनों की संख्या तालिका के नीचे दर्शाई गई है।

यदि रिपोर्ट भरते समय कोई त्रुटि हो जाती है, तो गलत प्रविष्टि को काट दिया जाता है और सही प्रविष्टि दर्ज की जाती है। सुधार के आगे, संशोधन की तारीख, शिलालेख "सही" और भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति और लेखाकार के हस्ताक्षर दर्शाए गए हैं।