Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения. На свое усмотрение компании добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества. Электронно или на бумаге, и нужно ли соглашение вообще? Встречается мнение, что без заключения договора или дополнительного соглашения обмен электронными документами через сервис не будет обладать юридической силой.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ? Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва. И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования.
Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборотаПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н. Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки.
Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центрыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Соглашение об обмене электронными документами

• Кто ответит за электронную подпись?, № 21
• Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
• Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
• Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
• Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
• ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
• Подписываем документ: что, где и как, № 11
• Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
• Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
• Сокращаем документооборот на складе, № 8
• Рукописи не горят бесплатно… Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
• Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7
2014 г.

Соглашение с контрагентом для законного обмена электронными счетами-фактурами

Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Внимание

В результате суд согласился, что спорные вычеты были заявлены правомерно.На мой взгляд, указание в соглашении об электронном документообороте на возможность получения от контрагента копии электронного документа положительно скажется на разрешении налоговых споров в подобных ситуациях Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9).

Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке. 6.

Важно

И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов. Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа? И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется.

Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов. По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП. Соглашение – это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании.

Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет. Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ – договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте.

Второй вариант, конечно, – индивидуальный договор, подписанный ЭП.

Договор эдо с контрагентом образец

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».
Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах. Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

• Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
• Оформляем доверенность правильно, № 3
• Применяем УПД с середины года, № 2
• Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.

1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

1. Документооборот, № 24
2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
7. Электронный документ - не просто созданный на компьютере, № 5
8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.
Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше. *** Подключение контрагентов к обмену далеко не всегда идет легко. Если компетенций вашей компании недостаточно, чтобы решить возникшие вопросы, вы всегда можете воспользоваться помощью оператора – получить консультацию по порядку действий или полностью передать работы, в том числе и заключение всех соглашений. Еще больше информации об организации электронного обмена в разделе Основы межкорпоративного документооборота и Идеальный ЭДО-проект. Теги: Ещё материалы автора Екатерина Михеева Будущее управления контентом и искусственного интеллекта Интеллектуальные инструменты ECM.
Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа. Все ли документы можно создавать в электронном виде? И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде.
Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручноп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf. Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная.

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур . При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о порядке работы с электронными документами и прописать в нем формат электронных документов, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д.

Другие статьи по теме «Документооборот с контрагентами»

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

СОГЛАШЕНИЕ № __________/__________ EDO

Об электронном документообороте

г. Москва «____» ____ 2011 г.

___________________”именуемое в дальнейшем «Клиент», в лице ______________, действующего на основании ______________ с одной стороны, и

Генеральное соглашение об использовании ЭЦП - Генеральное соглашение № 3/VERIF от 01.01.2001г, заключенное в рамках Соглашения участников системы ЭДО между Некоммерческим партнерством «Фондовая биржа РТС» как Удостоверяющим центром и Закрытым акционерным обществом «Депозитарная компания «РЕГИОН» как оператором системы ЭДО;

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Электронный документ - документ в электронно-цифровой форме, исходящий от владельца сертификата ключа подписи и получивший положительное подтверждение подлинности ЭЦП согласно процедуре, предусмотренной настоящим соглашением и приложениями к нему, являющимися неотъемлемой частью настоящего соглашения.

Электронный документооборот – прием-передача Сторонами Соглашения подписанных с помощью ЭЦП документов, предусмотренных настоящим Соглашением, в электронной форме.

Криптопакет – файл с расширением «pkt» с информацией о содержании электронного документа и электронно-цифровой подписью, гарантирующей неизменность передаваемых данных;

Закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, уполномоченное одной из Сторон на подписание документации в рамках Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению, которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

Подтверждение подлинности электронно-цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки на Криптосервере принадлежности ЭЦП в электронном документе владельцу соответствующего сертификата ключа подписи и отсутствия изменений в этом документе после его подписания;

Удостоверяющий центр – Некоммерческое партнерство «Фондовая биржа РТС» (лицензия ФАПСИ № ЛФ/17-344 от 01.01.01 года), осуществляющее контроль над функционированием Системы ЭДО;

Система ЭДО - система электронного документооборота РТС, представляющая собой совокупность программного обеспечения , обслуживаемого Удостоверяющим центром, а также вычислительных средств и баз данных , принадлежащих или подконтрольных Удостоверяющему центру, предназначенная для передачи подписанных ЭЦП электронных документов.

3 Предмет соглашения

3.1 В соответствии с настоящим Соглашением Стороны договорились осуществлять обмен документами в электронной форме с электронно-цифровой подписью в рамках Договоров, поименованных в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

3.2 Перечень документов, которые могут быть переданы с использованием ЭЦП, в отношении каждого Договора Стороны определяют в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

4 Основные положения

Стороны согласились, что:

4.1 Электронный документооборот с использованием ЭЦП в рамках Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», настоящим Соглашением и Договором об использовании ЭЦП.

4.2 Информация в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случае подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, полученном в порядке, предусмотренном пунктом 4 настоящего Соглашения.

4.3 Все правоотношения в рамках Договоров, указанных в Приложении №2, вытекающие из предоставления/получения документов в бумажном виде, распространяются и на электронные документы, подписанные ЭЦП.

4.4 Стороны руководствуются положениями Соглашения участников системы ЭДО и Генерального соглашения об использовании ЭЦП в отношении терминологии, требований к программному и аппаратному обеспечению, порядку подтверждения подлинности ЭЦП и иных аспектах технического и технологического взаимодействия, не оговоренных в настоящем Соглашении.

4.5 Клиент обязан компенсировать расходы СпецДепозитария, на оплату Разовых платежей за регистрацию Клиентских комплектов (предназначенных для Клиента), осуществляемых СпецДепозитарием в пользу Некоммерческого партнерства “Фондовая биржа РТС” на основании Генерального соглашения об использовании ЭЦП.

5 Порядок и условия взаимодействия Сторон

5.1 Обслуживание Клиента производится в сроки, в порядке и на условиях, определенных в Договорах, указанных в Приложении №2, и настоящем Соглашении.

5.2 Предоставление СпецДепозитарием услуг, предусмотренных Договорами (Приложение), осуществляется на основании электронных документов, поданных Клиентом в СпецДепозитарий.

5.3 Отчеты о проведенных операциях, а также иные документы, указанные в Приложении №2 в отношении каждого из Договоров, предоставляются Клиенту в виде электронных документов, подписанных ЭЦП.

5.4 Обмен электронными документами между Сторонами осуществляется посредством пересылки их по электронной почте в виде криптопакетов, вложенных в электронные письма. Размер одного криптопакета не должен превышать 1 Мбайт.

5.5 Форматы, в которых должны передаваться документы, указаны в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

5.6 Перечень информации, которую должны содержать электронные документы, предусмотренные Регламентами, являющимися неотъемлемой частью Договоров (указанных в Приложении №2), согласуется Сторонами дополнительно в случае, если они отличаются от установленного соответствующими Договорами и/или Регламентами. Такие дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью настоящего Соглашения. Объем информации, содержащейся в электронных документах, должен быть не менее установленного в соответствующих Договорах/Регламентах.

5.7 Для создания криптопакетов, проверки ЭЦП и извлечения первоначальной информации Сторонами используется программное обеспечение ANR “Sign&Verify” и ANR “Sign&Region IC Verify”, разработанное в РЕГИОН». ANR “Sign&Verify” использует:

· компоненту RTSSign для подписания документов ЭЦП;

· API RTSVerif для проверки криптопакетов на Криптосервере ЗАО “ДК РЕГИОН” с возможностью подтверждения в Хранилище Сертификатов Удостоверяющего Центра;

· API RTSVerif для извлечения из криптопакетов первоначальной информации.

· ANR “Sign&Region IC Verify” использует компоненту RTSSign, содержащую в своих ресурсах сведения о текущем сертификате РЕГИОН» для подписания документов, проверки ЭЦП РЕГИОН» и извлечения первоначальной информации из криптопакетов, полученных от РЕГИОН».

5.8 Порядок подписания электронных документов ЭЦП, их проверки и извлечения первоначальной информации приводится в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Соглашения.

5.9 Каждая из Сторон обеспечивает сохранность всех электронных сообщений, полученных от другой Стороны в рамках настоящего Соглашения, и ведет полную и хронологическую запись их. Данные материалы сохраняется полностью и без изменений в течение сроков, установленных для соответствующих документов в бумажной форме.

6 Права и обязанности сторон

6.1 СпецДепозитарий обязуется:

6.1.1 Принимать документы Клиента, указанные в Приложении №2 к настоящему Соглашению, в виде файлов, подписанных ЭЦП;

6.1.2 Передавать по электронной почте Клиенту документы в виде файлов, подписанных ЭЦП, в сроки, предусмотренные соответствующими Договорами с Клиентом;

6.1.3 Проверять подлинность электронной цифровой подписи в электронных документах, поступивших в СпецДепозитарий от Клиента;

6.1.4 В порядке, предусмотренном п. 4.9 настоящего Соглашения, хранить электронные документы, подписанные ЭЦП, в виде, поступившем от Клиента, и обеспечивать их сохранность в течение сроков, установленных Договорами Сторон и/или соответствующими Регламентами;

6.1.5 Незамедлительно (но в любом случае не позднее одного рабочего дня) извещать Удостоверяющий центр, а также Клиента о случаях пропажи, признания неправомерности либо утраты секретных ключей ЭЦП, а также об иных случаях нарушения конфиденциальности ключей ЭЦП;

6.1.6 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лишь лиц, уполномоченных в рамках настоящего соглашения на подписание электронной документации;

6.1.7 Обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП, в частности не допускать использование принадлежащих СпецДепозитарию ключей ЭЦП без его согласия, обеспечить невозможность подписания ЭЦП электронных документов лицами, не уполномоченными на это распоряжением должностных лиц СпецДепозитария;

6.1.8 Не использовать ключ ЭЦП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

6.2 СпецДепозитарий не вправе:

6.2.1 Вносить какие-либо изменения в электронные документы, полученные от Клиента в рамках настоящего Соглашения.

6.3 Клиент обязуется:

6.3.1 Предоставлять документы, в электронном виде, с использованием ЭЦП в сроки, предусмотренные соответствующим Договором Сторон, а также соответствующими требованиям, установленным в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

6.3.2 Обеспечивать сохранность и конфиденциальность секретных ключей ЭЦП, в том числе обеспечивать возможность доступа к ним лишь уполномоченным лицам, а также не допускать использование принадлежащих Клиенту ключей ЭЦП без его согласия;

6.3.3 Извещать СпецДепозитарий и Удостоверяющий центр обо всех случаях нарушения конфиденциальности (в том числе пропажи, признания неправомерности либо утраты) секретных ключей ЭЦП в течение двух часов с момента обнаружения указанных в настоящем пункте обстоятельств. В случае нарушения указанных в настоящем пункте сроков Клиент не вправе ссылаться на указанные обстоятельства, в том числе на то, что документ был подписан неуполномоченным лицом, при возникновении спора между Сторонами;

6.3.4 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лиц, получивших подготовку по применению средств криптографической защиты и допущенных к использованию ими на основании приказа должностных лиц Клиента;

6.3.5 Назначать владельцем сертификата ключа подписи лишь лиц, уполномоченных в рамках настоящего Соглашения на подписание электронной документации;

6.3.6 Обеспечивать невозможность подписания электронных документов лицам, не уполномоченным на это распоряжением должностных лиц Клиента;

6.3.7 не использовать ключ ЭЦП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена

7 Ответственность сторон

7.1 При разрешении разногласий, возникающих при использовании ЭЦП, Стороны руководствуются положениями Договора об использовании ЭЦП, настоящего Соглашения, а также законодательством РФ.

7.2 Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Соглашению.

7.3 СпецДепозитарий несет ответственность за:

7.3.1 Причинение ущерба Клиенту в результате неисполнения порядка подтверждения подлинности ЭЦП в электронном документе;

7.3.2 Убытки Клиента, возникшие вследствие своевольного изменения СпецДепозитарием документа, подписанного ЭЦП;

7.3.3 Действия сотрудников СпецДепозитария, связанные с неправомерным/ неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента.

7.4 СпецДепозитарий не несет ответственность за:

7.4.1 Убытки Клиента, возникшие вследствие утраты, повреждения либо неправомочного/неквалифицированного использования Клиентом секретных ключей ЭЦП, о чем СпецДепозитарий не был уведомлен в сроки, предусмотренный п. 5.3.3 настоящего Соглашения или был уведомлен с нарушением этих сроков;

7.4.2 Действия сотрудников Клиента и передачу ими электронных документов в адрес СпецДепозитария, повлекших убытки Клиента в рамках осуществления Договоров, указанных в Приложении №2 к настоящему Соглашению.

7.5 Клиент несет ответственность за:

7.5.1 Достоверность и/или своевременность предоставления информации, связанной с выполнением настоящего Соглашения;

7.5.2 Предоставление электронных документов в форматах, отличных от описанных в настоящем Соглашении и приложениях к нему;

7.5.3 Действия сотрудников Клиента, связанные с неправомерным/неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента и/или СпецДепозитария;

7.5.4 Несвоевременность уведомления СпецДепозитария о случаях пропажи, признания неправомерности либо утраты секретных ключей ЭЦП.

7.6 Клиент не несет ответственность за:

7.6.1 Убытки, возникшие вследствие изменения электронных документов СпецДепозитарием, поступивших в СпецДепозитарий;

7.6.2 Действия сотрудников СпецДепозитария, связанные с неправомерным/неквалифицированным использованием секретных ключей ЭЦП, повлекших убытки Клиента и СпецДепозитария

7.7 Ни одна из сторон не несет ответственность за полное или частичное неисполнение обязательств по настоящему соглашению, если неисполнение обязательств вызвано наступлением обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), таких как стихийные бедствия, забастовки, акты государственных органов, выход из строя средств связи (включая, но не ограничиваясь телефонной, электронной, телетайпной и др. видов связи), и другие обстоятельства, находящиеся вне разумного контроля Сторон и препятствующих передаче и приему какой-либо из Сторон каких-либо согласованных Сторонами электронных сообщений.

7.8 Сторона, в отношении которой наступили указанные в п. 6.7 обстоятельства, обязана в течение одного дня с момента наступления таких обстоятельств известить об этом другую Сторону. При этом вторая Сторона вправе потребовать представления ей доказательств, которыми могут служить справки и свидетельства, выдаваемые соответствующими органами власти и управления, за исключением случаев, когда такие обстоятельства являются общеизвестными. В случае нарушения срока уведомления, указанного в настоящем пункте, Стороны лишаются права ссылать на вышеуказанные обстоятельства как освобождающие от ответственности за неисполнение своих обязательств.

7.9 В случае прекращения действия обстоятельств непреодолимой силы, Стороны обязаны сообщать об этом друг другу в течение одного дня с момента прекращения.

8 Порядок разрешения споров

8.1 При разрешении спорных вопросов Стороны не ставят под сомнение юридическую силу представляемых в качестве доказательств электронных документов, отправленных, полученных, хранимых в соответствии с условиями настоящего Соглашения.

8.2 Электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют для Сторон юридическую силу, сопоставимую (а именно равную) с письменным документом, скрепленным собственноручными подписями и печатями.

8.3 Все споры, возникшие из исполнения Сторонами настоящего Соглашения, будут решаться путем переговоров, по результатам которых Сторонами должен быть подписан соответствующий Протокол.

8.4 В случае недостижения согласия по спорным вопросам путем переговоров Стороны передают спор на рассмотрение Арбитражного суда г. Москвы.

9 Срок действия Соглашения и порядок его расторжения

9.1 Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.

9.2 Срок действия настоящего Соглашения не может превышать срок действия Договора об использовании ЭЦП. В отношении каждого из Договоров, перечисленных в Приложении №2, настоящее Соглашение действует до момента прекращения обязательств по таким Договорам.

9.3 Настоящее соглашение может быть досрочно расторгнуто по желанию любой из Сторон. Сторона, желающая расторгнуть Соглашение, письменно уведомляет об этом другую сторону. С момента получения уведомления СпецДепозитарий не принимает электронные документы Клиента, влекущие обязанность СпецДепозитария осуществить какие-либо юридические действия.

9.4 Настоящее соглашение прекращается с момента исполнения Сторонами всех своих обязательств, вытекающих из настоящего Соглашения.

9.5 В случае если настоящим Соглашением предусмотрены иные правила взаимоотношений Сторон, чем те, которые содержаться в документах, указанных в абз. 2 – 6 статьи 1 настоящего Соглашения, применяются правила настоящего Соглашения.

10 Прочие положения

10.1 Стороны, получившие доступ к персональным данным, которые были переданы Сторонами в рамках исполнения Договора, обязуются не раскрывать их третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

10.2 Настоящее Соглашение составлено в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Каждый экземпляр подписывается уполномоченными лицами и скрепляется печатями.

10.3 Все приложения и дополнения к настоящему Соглашению является его неотъемлемой частью и должны быть подписаны уполномоченными представителями обеих Сторон.

11 Реквизиты сторон

СпецДепозитарий: Закрытое акционерное общество «Депозитарная компания «РЕГИОН»	Клиент:
Адрес: , корп. 2. В "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ" Тел. доб. 3 37 , 223, 133 Факс доб. 337	Факс
_____________________ //	________________________ / ___________./

Приложение

к Соглашению об электронном документообороте

№ _________________ EDO

от «___» ___________ 2011г.

«____» __________ 2011г.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОГОВОРОВ,

в рамках которых применяется Соглашение об электронном документообороте,

а также Список документов, которые могут передаваться с использованием ЭЦП

I. Стороны согласились, что Соглашение об электронном документообороте №___ от ________, применяется в отношении следующих договоров:

1. Договор об оказании услуг специализированного депозитария ипотечного покрытия Управляющему ипотечным покрытием № _______/IP от ., заключенный между Закрытым акционерным обществом «Депозитарная компания «РЕГИОН» (далее - Спецдепозитарий) и ________________________________ (далее - Клиент).

Клиент вправе передавать в адрес СпецДепозитария следующие документы, предусмотренные Регламентом специализированного депозитария ипотечного покрытия РЕГИОН» (далее - Регламент, с использованием ЭЦП:

· Все виды распоряжений.

· Все виды требований.

· Запросы.

СпецДепозитарий вправе передавать в адрес Клиента следующие документы, предусмотренные Регламентом:

· Все виды уведомлений.

· Выписки из Реестра ипотечного покрытия.

· Справки о размере ипотечного покрытия.

· Реестр ипотечного покрытия.

2. Договор об оказании услуг специализированного депозитария № _______/ СД-УКПИФ от _______________________________ ., заключенный между Спецдепозитарием и Клиентом.

3. Договор об оказании услуг по ведению реестра владельцев инвестиционных паев. № _______/ СР-УКПИФ от ______________, заключенный между Спецдепозитарием и Клиентом.

4. Соглашение об оплате услуг Специализированного депозитария от _________ 2011г.

5. Депозитарный договор №____ от «___» ____________ 2011г.

II. Формат передачи документов. Шаблоны документов.

1. По договору, указанному в п.1 ст. I. настоящего Приложения№2 Клиент обязуется предоставлять документы в электронном виде с использованием ЭЦП строго в соответствии с шаблонами, являющимися приложениями к настоящему Соглашению.

Клиент должен передавать СпецДепозитарию документы в формате: XML, Extensible Markup Language (кодировка Windows 1251).

СпецДепозитарий должен передавать Клиенту документы в виде файлов, подписанных ЭЦП, в формате doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Шаблоны электронных документов предоставляются СпецДепозитарием Клиенту в составе пакета документации и программного обеспечения, передаваемого в рамках настоящего Соглашения.

2. По договорам, перечисленным в п. п.2-4 ст. I. настоящего Приложения №2, Стороны вправе передавать друг другу любые документы, предусмотренные Правилами ведения реестра владельцев инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов специализированным депозитарием РЕГИОН», Регламентом специализированного депозитария РЕГИОН» и предусмотренные в самих вышеуказанных договорах.

При этом Стороны должны передавать документы в формате: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. По договору, указанному в п.5 ст. I настоящего Приложения №2, Клиент обязуется предоставлять документы в электронном виде с использованием ЭЦП строго в соответствии с шаблонами.

СпецДепозитарий должен передавать Клиенту документы предусмотренные Регламентом депозитарного обслуживания РЕГИОН» и договором, указанном в п.5 ст. I настоящего Приложения №2 в виде файлов, подписанных ЭЦП, в формате doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Клиент должен передавать СпецДепозитарию электронные документы, имеющие один из следующих форматов:

· текстовый (кодировка ASCII (American Standard Code for Information Interchange), кодовая страница WIN1251);

· НTML, HyperText Markup Language (кодировка Windows 1251).

Шаблоны электронных поручений предоставляются СпецДепозитарием Клиенту в составе пакета документации и программного обеспечения, передаваемого в рамках настоящего Соглашения.

ПОДПИСИ СТОРОН

_____________________ //

________________________ / ____________./ М. П.

Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко - это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе - договориться с контрагентом о новом порядке обмена.

В этом процессе важно сделать два шага навстречу:

1. Донести информацию об электронном обмене до контрагентов.
2. Придать юридическую значимость электронному обмену.

Информирование. Ау, контрагенты!

Прежде всего необходимо проинформировать партнеров о возможности передавать документы в электронном виде через сервис ЭДО.

Массовая работа

Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону.

Пример новости о переходе на электронный документооборот

Индивидуальное приглашение

В приглашении контрагентов может помочь сам оператор ЭДО, тем более если речь о стратегически важном партнере. При необходимости проводятся деловые встречи с презентациями, обговариваются индивидуальные доработки, интеграционные и технические решения.

Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?

Следующий шаг - обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.

Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.

Пример пункта об электронном обмене